为确保我局（馆）办公自动化系统（以下简称OA系统）安全正常运行，根据《绍兴市机关电子文件归档管理暂行规定》结合我局实际情况，特制定本规定。
　　
　　 一、办公自动化系统的运行及管理
　　 第一条　在OA系统试运行期间原有办公模式维持不变,采用“双轨制”，即：计算机办公和手工方式办公同时进行。计算机公具体如下：
　　 （一）负责收文的工作人员，按《绍兴市档案局办公自动化收文流转方案》要求将把每天的文件扫描进入OA系统，并进行及时处理、发送。
　　 （二）单位内公文的起草、审核、签发，使用OA系统进行处理。
　　 （三）所有的会议通知使用OA系统发送。
　　 （四）及时通过OA系统发布有关公告等信息。
　　
　　 第二条　机关工作人员在每天上、下午上班后都应及时登录OA系统查看文件，如果出差时间较长，须指定授权的公文代办人(可在系统内自选设定)；
　　 第三条　公告栏的内容由技术处或处室指定公告管理员负责上传及维护。
　　 第四条　本系统使用过程中，各处室出现的需求变更和使用的一般问题，由技术处统一协调解决,涉及系统问题由技术处协同开发商解决。
　　
　　 二、办公自动化系统的电子公文交换
　　 第五条 OA系统电子公文交换系统在指定的机要计算机上安装，由技术处负责管理；工作人员应保护好自己的登录信息，正确使用，确保安全 。
　　 第六条　按档案收集归档的有关要求和电子公文的交换需要，公文的正文及附件必须遵循以下规定：
　　 （一） 正文只能是MS　WORD形式的电子文件。
　　 （二） 正文只能有一份。
　　 （三） 附件可以是任何格式文档，可以多份。
　　 （四） 发出的电子公文必须具有符合规范的文件头和文件主体。
　　 第七条　公文完成审核、签发手续后，办公室在印制纸质公文的同时，应将其有关电子数据通过电子公文交换系统处理生成电子公文，经单位负责人审批后，通过电子公文交换系统与纸质公文一并归档。
　　 第八条　电子公文发送后，工作人员应根据公文的缓急程度对所发公文的接收情况进行检查，催办、督办，发现问题及时与有关人员联系。
　　 第九条　对接收电子公文的完整性和体例格式等进行核对。对不能正常接收的电子公文，应及时与有关人员联系，查明原因，解决问题。
　　 第十条 机要服务器在工作时间内必须保持在线。
　　
　　 三、办公自动化系统运行设备的维护和管理
　　 第十一条 OA系统运行设备的维护和管理由技术处负责。
　　 第十二条　技术处对计算机设备、服务器要定期对其操作系统和文件进行检查，经常查杀病毒，保障设备正常运行。
　　 第十三条　建立服务器的运行日志，并保存30天以上。
　　 第十四条　管理好专网网络设备的通讯端口、网络地址及域名等配置信息。每天要检查所有通信端口的运行情况，发现问题要及时解决。
　　 所有配置信息要由专人保管，注意保密，以保证专网的安全。
　　 第十五条　非专业维护人员严禁拆卸计算机上任何部件。
　　
　　 四、办公自动化系统运行安全的维护和管理
　　 第十六条　在OA系统中电子公文交换各环节要严格保密，不得泄漏操作程序或登录信息等相关设备和软件的信息。
　　 第十七条　系统管理员须定期更换电子公文交换系统用户密码口令。
　　 第十八条　本局各用户必须定期更换OA系统用户密码口令。
　　 第十九条　用于电子公文交换的计算机及其相关设备应指定专人管理和维护。
　　 第二十条　电子公文应存储在专用服务器上，由专人严格管理，不得随意修改、删除和打印。
　　 第二十一条　电子公文的归档按照国家档案部门的有关规定执行。
　　 第二十二条　密级的文件不入OA系统，按照现有公文流转方式处理。
　　 第二十三条　任何个人不得从事下列危害本系统安全的活动：
　　 （一）未经允许，进入本系统或使用本系统资源；
　　 （二）未经允许，对本系统功能进行删除、修改或者增加；
　　 （三）未经允许，对本系统中存储、处理或者传输的数据或应用程序进行删除、修改或者增加；
　　 （四）故意制作、传播计算机病毒等破坏性程序；
　　 （五）任意方式对数据的恶意操作，比如篡改、删除、转移等。
　　 （六）未经允许在办公计算机上安装接驳任何板卡或设备。
　　 （七）未经授权查阅其他人的电子邮件，冒用他人名义发送电子邮件。
　　 各终端一旦发现计算机病毒，应当立即报告技术人员，由技术人员处理。