关于印发《绍兴市区档案数据录入办法（试行）》的通知
　　
　　 市级机关各部门、有关单位：
　　 为提高档案数据录入质量，现印发《绍兴市区档案数据录入办法（试行）》，请与绍市档〔2004〕33号文件配套执行。
　　
　　 附件：绍兴市区档案数据录入办法（试行）
　　
　　
　　 二○○四年七月二日
　　 附件：
　　 绍兴市区档案数据录入办法（试行）
　　
　　 为确保档案数据录入的准确性、有效性和完整性，减少重复劳动，提高工作效率，为档案馆、综合档案室电子数据对接，最大限度实现信息共享创造条件，根据绍兴市档案局〔2004〕33号文件，制订本数据录入办法 。
　　 一、案卷级数据
　　
　　 要求室藏所有档案的案卷全部输入，即某单位的案卷条目数与其室藏档案总数一致。
　　 1、全宗号：输“J×××”，×××为立档单位全宗号，全宗号以三位阿拉伯数字表示，不足三位则在前面补0（全宗号排列详见附表）。如绍兴市档案局，全宗号为60，输为“J060”。
　　 2、目录号：
　　 档案馆输“×××”，×××为进馆单位年度代号，一般按年度顺序排列，一年一个代号，代号以三位阿拉伯数字表示，不足三位在前面补0。如绍兴市档案局1990年，代号为20，输为“020”。
　　 综合档案室输“A．．×××”或“××××”，A表示分类号，以一位阿拉伯数字表示，××××表示年度，以四位阿拉伯数字表示。如绍兴市档案局2004年党群类，输为“0．．2004”。其中，档案已经进馆过的单位可以依据附表所定的目录号延续原则，对属于进馆范围的永久、长期档案直接输入与档案馆连续的目录号。
　　 3、案卷号：输“×××”，以三位阿拉伯数字表示，不足三位在前面补足0。
　　 4、案卷题名：题名中出现的单位应为全称或通用简称，如“浙江省×厅、绍兴市×局等关于×××的通知”。禁止出现“本单位”、“本市”、“省×局”、“市×公司”等。
　　 5、责任者、编制单位：应用全称或通用简称，多个责任者之间用半角“;”隔开。如绍兴市人民政府输为“绍兴市人民政府”或“绍兴市政府”。
　　 6、起始时间、终止时间：输6位阿拉伯数字，如2004年1月输为“200401”。
　　 7、保管期限：输“永久”、“长期”或“短期”，不得省略为“永”、“长”等。
　　 8、总页数、张数：输实际页数，用阿拉伯数字表示。
　　 9、卷内文件份数：输实际页数，用阿拉伯数字表示。
　　 10、密级：输“绝密”、“机密”、“秘密”等。
　　 11、备注：输需解释和说明的事项。
　　
　　 二、文件级数据（包括以卷为单位装订的档案、一文一件档案）
　　 要求室藏所有具有永久、长期保存价值的档案全部输入。
　　
　　 1、全宗号：输法同案卷级。
　　 2、目录号：输法同案卷级。
　　 3、案卷号（照片号）：输法同案卷级。
　　 4、页号：以三位阿拉伯数字表示，不足三位的前面补0。
　　 5、卷内顺序号：以二位阿拉伯数字表示，不足二位在前面补0。
　　 6、年度：以四位阿拉伯数字表示，如2004年输“2004”。
　　 7、件号、流水号：以四位阿拉伯数字表示,不足四位在前面补0。
　　 8、文件题名：
　　 ⑴干部任免、职称评定、先进表彰、学生学籍档案：责任者单位须输入文件涉及的所有姓名，以五人为一条目，如“关于王×等职务任免的通知（王×、李×、张×、沈×、陈×）”、“毕业生登记表（王一、张二、李三、孙四、钟六）”；涉及的集体以三家为一组， “关于表彰2000年度××活动先进集体和先进个人的决定（×局、×公司、×学校）”。
　　 非责任者单位只需输入与本单位有关信息。
　　 ⑵政协提案、人大建议、信访档案：输入文件中所有姓名，多于五人的以五人为一组。如“关于城市建设的意见及市建设局的答复（张×、王×、应×）”。
　　 ⑶机构变动、基建项目：责任者单位输入文件中所有建设单位和基建项目名称，以三个为一组，非责任者单位输入与本单位有关信息。如“关于×等基建项目的批复（绍兴市×公司×项目、绍兴市×公司×项目、绍兴市×厂×项目）”。
　　 ⑷公证、案件、人员调动、统计年报档案：以事件（年度）为单位，一个事件（年度）输一条数据。
　　 9、责任者：输法同案卷级。
　　 10、成文日期、拍摄时间：以八位阿拉伯数字表示。
　　 11、文号：按原文输入，括号用半角“[]”，有多个文号的，只需输
　　 主办单位文号。如“绍市档[2004]3号”。
　　 12、保管期限：输法同案卷级。
　　 13、页数：输实际页数，用阿拉伯数字表示。
　　 14、附件：输附件的文号，在文件题名不能反映附件内容的，加输附件题名关键词，如“档发[2002]5关于印发×××的通知”，附件较多时，可只输附件文号,中间以半角“;”隔开。附件栏应避免只简单输“附件”。
　　 15、照片题名：以张为单位撰写，概括说明时间、地点、人物、事由、背景等主要内容。如“×年×月×日王一在×厂职代会上作报告”。
　　 16、拍摄者：输摄影单位或摄影者。
　　 17、底片号：以五位阿拉伯数字表示，不足五位前面补0。
　　 18、参见号：根据实际数据输入。
　　
　　 三、专题数据库
　　 一些专业档案多的单位在档案输入计算机时，可以考虑建立专题数据库。如教育系统的毕业生档案，审计系统的审计档案，人事局的职称评定档案等，数据库格式参照文书档案。以下列举本馆已经有的部分较特殊的专题数据库格式：
　　
　　 婚姻档案：全宗号、目录号、案卷号、张页号、男方姓名、男方身份证、男方出生日期、男方住址、女方姓名、女方身份证、女方出生日期、女方住址、登记机关、登记日期、结婚证字号、保管期限、婚姻状况、备注。
　　
　　 公证档案：公证号、公证员、性质、案由（结婚、亲属、出生等）、申请人、办结日期、保管期限、密级、备注。
　　
　　
　　 基建项目档案：文件标题、文号、责任者、成文日期、项目名称、项目建设单位、附注（新建、扩建、翻建）、备注。
　　
　　 毕业生档案：文件标题、文号、责任者、入学日期、毕业日期、班级、保管期限、成文日期、页数、附件、备注。
　　 职称档案：文件标题、文号、责任者、任职资格、取得资格日期、保管期限、成文日期、页数、附件、附注（首定、评审、考试）、备注。
　　
　　 上述录入要求中涉及与市档案馆数据相关联的业务咨询可以联系保管利用处。电话，51373105132863。
　　
　　 附：绍兴市档案馆全宗名称、全宗号、目录号一览表(略)