第一条 为了加强对各级机关电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规和要求，结合本市实际，制定本规定。

第二条 本规定适用于本市各级机关，其他单位可结合实际参照执行。

第三条 本规定所称的电子文件，是以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。
电子档案，是经过鉴定具有保存和利用价值的归档电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。
逻辑归档，指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案室移交的过程。
物理归档，指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上，向档案室移交的过程。

第四条 市、县（市）档案局负责对本区域内各机关电子文件归档管理的监督和指导。

第五条 各级机关要加强领导，健全制度，明确分工，责任到人，科学处理，认真操作，做好电子文件归档管理工作，并保障必要投入，改善相应设施条件，其所需经费必须列入同级财政预算，以保证电子档案的真实完整、顺畅运作、安全保管和有效利用。

第六条 机关电子文件的形成、运转、整理、归档等工作一般由承办的业务部门负责；电子文件归档管理、鉴定保管和开发利用等工作，一般由档案室负责，电子文件形成部门提供协助和支持。

第七条 电子档案应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。机关档案室都要配备与业务部门兼容的计算机系统。档案人员应忠于职守，熟悉业务，并具备必要的计算机专业知识，掌握相关技能。

第八条 凡是反映本机关公务活动、具有查考利用价值的电子文件均属归档范围。主要有字处理文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据库文件及其相关软件、数据及载体等(见附件一)。

第九条 运用电子计算机进行公文处理、行政管理，特别是实行无纸化办公的单位，要定期将应归档的电子文件制作脱机备份。需要保存15年以上（含15年）的电子文件，应同时制作纸质版本与电子文件一并归档。只有纸上记载的重要归档材料，如党委(组)会议记录，也要由形成部门转换成电子文件,实行双套制存档,以便于微机全文检索。电子文件相应的机读目录、相关软件、其他说明等也要一同归档，并保存在同一载体上。

第十条 电子文件的归档方式主要是逻辑归档和物理归档。各单位在开展这项工作的初始阶段，应当进行物理归档。

第十一条 具有稳定、可靠的网络环境和严密的安全管理措施以及对内容重要的电子文件制作纸质版本的单位可实施逻辑归档，电子文件逻辑归档的基本要求是：
（一）档案人员会同计算机系统管理人员要设定查询归档电子文件的权限。
（二）电子文件归档操作由具体经办人员完成，办理完毕的电子文件要注明一定的标识（见附件二），并在首页上方的空白处加盖档号章（见附件三），做到实时归档。
（三）网络管理人员要把电子档案的物理地址存放在指定的服务器上，该服务器必须采用磁盘镜像备份措施。
（四）归档的电子文件要有该电子文件产生及运行过程的元数据，文件的上下文关系和结构一起保存。
（五）局域网内部要有可靠的安全防范措施，网络系统设备更新时，必须制定严密的数据转换措施，确保数据准确无误运行于新系统。
（六）档案人员在设备更新时应参与数据转换工作，并记录在案。

第十二条 使用单机和局域网条件有限的单位，其电子文件的归档宜采用物理归档方式，基本要求是：
（一）办理完毕的电子文件应定期进行物理归档，具体时间一般不超过3个月。档案室应与业务部门一起制定电子文件物理归档的具体措施，以及归档的具体计划和目录。
（二）业务部门根据归档计划，在应归档电子文件产生时打上相应标识，在归档时把带有标识的电子文件集中，检查并清除计算机病毒，对含有2000年问题等隐患的数据文件，档案室应拒收。
（三）把通过查、杀毒后的电子文件进行分类、组盘。具体可按信息类型、环境类型、存储载体类型分类；亦可按机构、问题、保管期限分类。但无论何种分类，都应按照国家有关档案分类办法执行。
（四）把通过分类的电子文件重新排列，拷贝至耐久性较好的载体（最好是一次性写光盘），一式三套（封存保管、查阅使用、异地保存各一套）。填写必要的著录项目和载体的编号，同时还应注明是否经过查毒和杀毒处理等，作为标签贴在载体或包装盒上（见附件四）。
（五）电子档案要编制简要的检索工具，其基本著录项目为：序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等，电子档案著录应符合国家《档案著录规则》基本要求。
（六）应把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中。

第十三条 机关各业务部门无论实施何种归档方式，在归档时都应做到及时准确、数据完整、内容真实、编目规范、帐实一致、手续清楚。并编制机读目录（见附件五）和归档清单，除随机存储外，还需打印一式三份，业务部门和档案室双方签字后各执一份，另备用一份。原电子文件载体在完成电子文件归档后，在其形成部门须保留一年以上。
各单位每年要定期对电子文件归档情况进行全面清理，做到及时查漏补缺，以保证电子文件归档的安全、完整。

第十四条 电子档案的保管期限按国家现行纸质档案保管期限的规定执行。

第十五条 根据《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》第十三条第二款、第三款之规定，各单位的电子档案应及时向综合档案馆移交。撤并单位的电子档案应按规定向接管单位或综合档案馆移交。

第十六条 电子档案移交的具体方式,凡采用逻辑归档办法并已与综合档案馆实现微机联网的单位，要求将电子档案实时传输进馆；采用物理归档或采用逻辑归档但未与档案馆联网的单位，由档案行政主管部门根据实际情况确定时间定期移交。

第十七条 市、县（市）档案馆负责电子文件归档检查和移交验收。实际操作时要重点检查其可读性和完整性，记录的字节数、检索条目等著录项目与登记是否一致，如果电子档案拷贝在载体上的，还要再看其介质是否完好无损，必要时进行全面核查，确保测试无病毒和档案内容的准确完整。凡检验不合格的，由形成部门负责重新制作。

第十八条 对馆（室）藏电子档案，磁性载体每两年机读抽检一次，抽检率不低于40%，光盘载体每四年机读抽检一次，抽检率不低于10%，发现问题及时补救。

第十九条 随着计算机技术和设备的不断更新，馆（室）藏电子档案要在完整、准确有保障的前提下，同步更新复制。一般情况下，磁带、磁盘载体上的电子档案要每四年复制一次，需抢救的光盘应及时复制。复制或补救新版后，旧版或有问题的载体仍需保存四年。上述情况均应及时填写电子档案管理登记表（见附件六）。

第二十条 电子档案要采用专门的保护设备和保护技术手段，其载体应直立存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中，温度控制在17-20℃；相对湿度控制在35-45%。

第二十六条 本规定自公布之日起执行。

附件一、属归档范围的电子文件的名称解释

附件二 归档标识（行文呈批表）

附件三 档号章

附件四、电子档案载体标签填写样式

注：此标签虚线以上部份由归档单位填写；以下部份由档案馆与归档单位分别填写。

附件五 机读文件目录

附件六   电子档案管理登记表

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