诸暨市档案馆 赵梅芳 楼元忠
　　
　　
　　
　　
　　 　　开发利用档案，使档案直接为经济建设服务，为社会稳定服务是综合档案馆的基本职责之一，是综合档案馆得以生存的重要依据，也是发展档案事业的需要，更是档案工作者的神圣使命。
　　
　　 　　一、档案利用的现状与发展
　　
　　 开发档案利用始于1959年。在这之前，一些地方综合档案馆的工作重点在于收集和丰富馆藏以及保存、保管档案。1959年后，虽开发并实行档案利用，但由于诸多因素的制约，档案利用仍处于一种半公开的状况。十年动乱中，刚刚形成不久的档案利用的正常工作和秩序被搅乱、损失甚至破坏，档案利用工作陷入低谷，绝大多数地方档案馆为保存档案，实行坚璧清野，封存保护，档案利用几乎无人问津。1991年前，档案利用基本上处于初级阶段，量少面窄。随着经济建设的迅速发展和不少单位及个人利用档案意识的增强，档案利用才逐渐从“养在深闺人不识”的状况下解脱出来，在经济建设中崭露头角，显出魅力和活力，为经济建设和社会发展，发挥了重要的作用。1991年以来，档案利用从数量、频率和广度方面都有了明显的发展。
　　
　　 　　1、档案利用的数量和频率增多加快
　　 据我馆的统计，1991年利用全宗83个，查阅档案9680卷次，接待查档1860人次，摘抄复制资料3838页。1992年利用全宗105个，接待查档2061人次。1993年利用全宗112个，接待查档1503人次。1994年、1995年平均每日接待2.14 人次和2.9人次，五年间平均每年向社会提供82.4万字左右的文字依据。可见档案利用未呈直线上升的趋势，而是呈现上下浮动的情况，这与党和国家一定时期的方针、政策及中心工作有关，也与当地政府出台重大改革措施及政策有关。但从总体上说，随着经济建设的加快，档案利用呈现明显的发展趋势，数量和频率在迅速增多加快。
　　
　　 　　2、档案利用的覆盖面扩大
　　 从我市档案馆档案利用情况的统计和分析来看，1991年前，档案利用较多的局限于工作查考，经济建设以及学术研究等方面。其他多为解决民间房产、土地、山林权属纠纷；为修建古建筑、房屋扩建提供原始凭证等。而近五年来，档案利用已从落实离退休干部、教师、职工、知识青年、升学、职称评定、学历、工龄发展到劳务输出、经商、旅游、出国定居、办理遗嘱公证等各个方面，覆盖面日益广泛。这就说明，在碰到疑难问题时，利用档案来澄清事实已成为越来越多人们的共识。
　　
　　 　　3、档案利用的社会效益和经济效益日益得到人们的认识
　　 随着社会发展和经济建设的加快，档案利用日益量多，面广起来，越来越多的人们已了解档案利用的社会效益和经济效益。
　　 1994年初，我市实施旧城改造，建设暨阳新城系统工程，出台了一系列有关政策。如在实施“高湖分洪闸移位工程”，开发“江东工程”时，要进行第一步工作就是如何正确稳妥地处理好高湖水库区域三十六洞附近500余亩土地政策及城郊村的一大批旧房屋的拆迁。为了提供原始的档案资料，供市委市府制订有关政策，市档案馆的有关同志查阅了好几个全宗，翻阅了几十卷档案，终于在城关镇1953年的档案中查到了高湖水库区域用地500亩左右情况的一份材料。原来1953年在建造高湖水库时，县政府对涉及到土地的农户办了土地征用手续，并一次性付清了征用费，这份档案证明这500亩土地属国家所有，因而及时有效地避免了政府再次给付土地征用费情况的发生。仅此一项，就避免国家直接经济损失2000万左右，既保证了高湖分洪闸工程的迅速展开，同时也避免了江东开发工程在进行中可能产生的纠纷，使工程能在安定的社会环境下顺利进行，加快了系统工程实施的时效。
　　 近5年来，我馆的档案利用还为企业、单位、部门解决了许多实际问题，档案利用的社会效益和经济效益已为越来越多的人所认识，接受，了解。档案利用及提供档案利用的服务受到社会和群众的好评。
　　 综上所述，随着社会发展和经济建设的加快，以及人民群众的法制观念的逐渐增强，档案的利用已由初级阶段踏上了一个新的台阶，逐渐转入正常轨道，发挥着越来越大的作用。由此可见，我们应在档案利用的广度、深度及及提供良好服务诸方面加大力度，我们要把适应档案利用新的要求，开拓档案利用的新领域，发展档案利用新局面的着眼点，落实在服务于经济建设、社会发展的基础上，确立为21世纪远大目标服务的全新观念，为新世纪的到来作出应有的贡献。
　　
　　 　　二、档案利用在新时期的再开拓
　　
　　 目前，档案利用的新时期已经到来，原有的档案利用工作的整套机制、方法、设备、条件等有待完善、改进和发展。档案利用在新时期下的再开拓已迫在眉睫，必须及早把此项工作提到议事日程上来。
　　
　　 　　1、大力开展档案收集、利用的宣传工作。重塑综合档案馆的新形象，坚持收集、利用并重，突出利用原则，增强服务意识，扩大档案工作的影响，提高和强化全社会档案利用的意识，让档案利用发挥更大的作用。
　　 　　（1）向各级领导进行宣传。以取得他们的关心与支持，适时地向领导宣传档案工作，争取他们的重视。使他们对档案工作及档案利用有全面的认识，使他们心目中有档案工作的位置，使他们明白在什么样的情况下与档案发生怎样的联系，只要领导重视，档案工作也能得到支持关心，以便于开展各项工作。
　　 　　（2）宣传馆藏档案。在这方面，我市档案馆编写了《诸暨市历年大事记》、《可贵的诸暨——诸暨简况》、《诸暨市档案馆指南》等参考资料11种，共计49.4 万字，其中《诸暨280-1994年自然灾害史略》获省编研成果三等奖及时向社会传递档案信息，吸引人们更好地利用档案，较好地满足了利用者的需要，取得了较好的社会效益。
　　 　　（3）宣传档案的作用。档案在编史修志、工作查考、学术研究、经济建设等许多方面发挥着它的原始凭证与法律依据作用。同时宣传档案利用已取得的成果，使全社会相信档案利用为他们的工作带来的方便和发展所起到的作用。
　　 　　（4）宣传档案馆能为社会作出哪些服务。就象百货公司亮出自己的商品一样，使社会各界人士明白，档案馆对他们的工作有什么联系，有什么作用，在商品社会的今天，这一点已显得十分重要。
　　
　　 　　2、大力丰富馆藏，改善馆藏结构，为最大限度地满足社会需求提供丰厚的物质基础。
　　 　　我市综合档案馆一直注重档案收集工作。到1995年底，我馆馆藏量已达82330卷。最大限量的收集是最大利用的前提和保证。归纳起来，我市在丰富馆藏的工作中采取了“三结合”及代保管档案的方法。
　　 　　（1）广泛收集与重点收集相结合。我馆从1978年开始，就开展有计划、有步骤的收集工作。每年根据实际下发接收通知，并确定3至5名人员负责档案的接收工作。另外，对撤、并机构的档案及时进行重点收集。
　　 　　（2）有偿征集与无偿捐赠相结合。我馆注重对散存在社会上的珍贵历史档案——宗谱的征集工作，以丰富馆藏内容。五年来，共征集宗谱22套332本。主要有方、石、朱、杨、寿、何、陈、祝、胡、俞、骆、周、宣、侯、蒋、张、惠、黄、殷、姚氏宗谱。
　　 　　（3）实地收集与信函索取相结合。为收集名人档案，五年来我们向诸暨籍在外地工作的名人和曾在诸暨工作过的市级主要领导发信，收到回信138封，征集到照片1020张，简历、书刊476件。
　　 　　（4）实行代保管档案。对凡被列入进馆计划但未列进馆期限的档案实行代保管。1994年始，出台档案管理服务新办法。对社会各界和个人所有的各种不同载体的档案实行代保管业务，这一举措有效地减少和避免了单位、个人档案保管不善造成的损失。
　　
　　 　　3、改进档案利用的环境和条件。
　　 我馆的检索工具有案卷目录，全引目录，专题目录，案卷级，文件级开放目录，文件分类卡片等检索工具，较好地满足了档案利用者的需要。
　　 在当前社会主义市场经济条件下，档案要为建立和培育市场经济服务，改进综合档案馆用户服务工作，要从各级综合档案馆实际出发，充分认识自己的特点，要多渠道、多形式、多方位地为全社会各界提供服务。
　　 　　（1）熟悉了解馆藏内容是开发档案资源的前提。熟悉档案内容，不仅要了解馆藏有哪此门类的档案资源，而且要了解各个案卷内主要文件及重要内容，否则就很难介绍其具体内容和价值。
　　 　　（2）改变长期以来单一的借阅模式，扩充服务内容，更新服务手段，开展多种形式的档案信息开发利用工作，扩大服务功能，实行以档案为主体的情报、资料、技术图书、专利文献等相关信息一体化管理，使静态信息与动态信息，内部信息与外部信息融为一体，有机结合，达到由单一信息开发变为合成信息开发。向广大利用者提供有价值的档案信息材料，做好咨询服务工作，从而使综合档案馆工作则封闭、半封闭服务向开放式服务过渡。
　　 　　（3）加强馆藏内容的宣传是开发档案资源的关键。开发档案资源，不仅要自己熟悉了解档案内容，更重要的是要让社会了解，“顾客”才会来光顾档案馆。为此，就要花大力气进行宣传，使档案走向社会，面向各级领导、专家、科技工作者、社会科学研究者、机关、企事业单位干部、工人、农民、学生和其他利用者、不断增强他们到档案馆查阅档案的自觉性。
　　 　　（4）建立综合档案馆信息网络，进行馆际之间的网络服务是当前开发档案利用工作的方式，是提高档案利用率的一项迫切要求。加强档案部门之间的合作，实现档案信息资源共享是广大档案工作者的迫切愿望，科学技术的迅猛发展，为档案部门之间的合作提供了条件。应采用微机管理及实行电子计算机检索等现代化服务手段，以提高服务效益。
　　 　　（5）建立共公关系是开发档案资源的最佳方式。提高服务效益是综合档案馆工作最根本的属性。档案工作是个开放系统，必须与社会建立密切协作关系。综合档案馆要打破闭关自守状况，应当建立和发展公共关系。就当前来说，档案部门要与党政领导部门、经济部门、机关、企事业单位及社会各界等加强业务联系，建立开发协作关系，订立开发项目，讨论研究有关的课题，使档案开发得以有组织、有领导、有计划地进行。
　　
　　 　　4、提高馆内工作人员素质，强化服务意识
　　 　　（1）改变重收集轻利用的思想，正确认识收集与服务的关系，把工作重点转移到提供档案利用的服务上来。
　　 　　（2）改变档案服务的被动状况。变过去你上门我服务的被动服务为积极寻找信息，主动提供服务的主动服务，同时努力提高服务水平。
　　 　　（3）端正服务态度，热情、主动、负责。熟悉自己的服务对象，掌握自己的服务市场，深入了解广大利用者的需求，及时有效地为利用者提供有价值的档案信息。
　　
　　 　　总之，档案利用工作在新时期的再开拓是一个系统工程，需要从观念转变到加强自我宣传；从丰富馆藏到提高服务水平；从改善档案利用的环境条件到软硬件的大量投入，这不是一蹴而就的。这除了靠档案部门自身的努力之外，还必须得到各级领导和全社会的支持。在实践中，档案利用工作再开拓的困难或许很大，但我们相信，档案利用工作的再开拓一定会跃上一个新的台阶。