嵊州市档案局 任樟祥
　　
　　
　　
　　
　　 档案信息资源是档案工作赖以存在的物质基础，也是开发利用、服务经济建设的先决条件。为维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用，就必须加强档案信息资源的宏观调控。目前，由于社会档案意识比较淡薄，基层单位档案保管条件总体上还比较落后，加上机构变动频繁和企业产权制度变革，造成部分档案信息资源的损坏和流失。同时，档案开放程度不足，档案信息资源的配置不够合理，档案查阅利用的局限性较大，与“资源共享”还存在鸿沟。在当今的“信息世界”中，加强档案信息资源的宏观调控，显得越来越重要和迫切。本文就档案信息资源的宏观调控问题，谈点认识和看法。
　　
　　 　　一、档案信息资源宏观调控的主要内容
　　
　　 　　档案信息资源的宏观调控，主要包括信息资源的保护，信息资源的合理配置和优化，以及信息资源的开发利用。
　　
　　 　　档案信息资源的保护，是宏观调控的首要任务，是信息资源合理配置、优化和开发利用的基础和条件。档案信息资源的保护，又包括两个基本点：一是防止档案信息资源的散失、毁灭，二是以最大限度地延长档案信息资源的寿命为出发点，努力改善保管条件和改进利用方法。
　　
　　 　　档案信息资源的合理配置和优化，是宏观调控的中间环节，又是开发利用的前提条件。要正确处理好档案馆之间和档案馆与机关档案室之间的相互关系，在移交、接收和馆际配置方面做到合理化。总的原则是：档案馆应接收具有社会利用价值的档案，具有科学研究和历史研究的价值的档案；而机关应保存具有机关利用价值的档案。档案馆不应过量地接收不具备社会利用价值的档案。综合档案馆与专业档案馆以及其他类型档案馆之间，也要明晰信息资源的“产权”，不能各自为政。此外，还要处理好档案信息资源与图书、情报、计算机信息之间的关系。譬如，企业重点工程建设档案信息资源，究竟归城建档案馆保存，还归企业档案室（馆）保存？如何协调相互关系？又譬如，长期保存的档案，是否应划为档案馆的接收范围？等等问题，应宏观上加以调控和解决。
　　
　　 　　档案信息资源的开发利用，是宏观调控的重要内容，也是资源保护、配置、优化的目的所在。档案信息资源的开发利用，可以包括四个方面：一是加大向社会开放力度，使信息资源更广泛地接触社会，提高开采面。二是档案信息资源如何与图书、情报、计算机信息等其他类型信息资源共存，一体化开发利用，以取得更好效果。三是要尽快运用现代化科学技术，实现“资源共享”，使有限的档案信息资源充分发挥其利用价值。同时，使档案信息资源的形态和开发层次呈现多样化。四是使部分档案信息资源实现商品化，进入市场交流。
　　
　　 　　二、档案信息资源宏观调控的主要手段和方法
　　
　　 　　档案信息资源的宏观调控，内容广泛。笔者认为，宏观调控应从以下几个方面入手：
　　
　　 （一）加强档案执法监督，切实履行档案行政管理职能。《档案法》颁布已十周年了，《档案法》赋予档案行政管理部门和有关主管部门法定的检查监督和依法追究法律责任的权力。现在关键问题是要敢于执法和善于执法。从近几年档案执法检查情况看，突击性的做法虽然也收到了一定效果，但缺乏针对性，威慑力不强，效果不持久。档案行政管理部门应当与专业主管部门密切配合，建立一支强有力的档案执法员队伍，并制定群众性的档案违法举报和有关奖惩制度，真正做到有法必依、违法必究，维护《档案法》的严肃性，只要切实履行档案行政管理职能，加强执法检查监督，就能提高社会档案法制观念，有效制止档案信息资源的破坏和流失，保障档案信息资源的完整与安全。
　　
　　 　　（二）重视统计工作，掌握档案信息资源的分布状况和流向。要加强档案信息资源的宏观调控，就必须重视档案统计工作。过去，对这一工作有所忽视，缺乏足够的认识。其实，统计工作在档案工作中是一个十分重要的环节，它不仅为制定决策提供依据，而且也是宏观调控必不可少的基本环节。通过强化统计工作，及时了解和掌握档案信息资源的分布状况和流向。当前，企业产权制度已经和正在发生重大变化，产权制度的变革对档案信息资源的配置和流动带来较大影响，也产生了不少问题。我们应当从积极推进企业产权制度改革出发，密切注意档案信息资源的流向和处置，加大宏观调控力度，有效地保护档案信息资源。要制定和执行产权制度改革档案处置的政策法规，保障产权制度改革中档案的合理流动和科学管理。同时要十分重视企业在产权制度改革过程中形成的文件材料的积累和归档。加强统计工作，也为档案馆接收档案打下良好基础，是协调档案馆和档案室资料配置的重要手段。
　　
　　 　　（三）要做好重要档案资源的征集和抢救工作。档案馆室要丰富馆（室）藏，单靠正常接收工作是不够的，而必须经常性地注意向社会征集，从社会的海洋中开掘宝藏。要彻底改变馆（室）藏多、珍贵材料少的不合理状况，积极主动地开展“外交”活动，使散存在社会上的重要信息资源得以保护和抢救。要克服征集工作已经“差不多”的思想。事实上，重要信息资源散落在社会上是一种长期的社会现象，虽然早年形成的历史档案在社会上越来越少，但当今形成的重要甚至是珍贵的档案资源，仍然不断地流散在社会上和个人手中。因此，征集工作仍然大有可为。几年来，我们的征集工作比较困难，收效不大，需要采取一些积极的措施，包括依靠社会力量，依据政府部门的政策，以及强化档案局馆职能、设置相应岗位等。
　　
　　 　　（四）建立以档案馆为中心的档案信息资源的存储网络和检索体系。档案馆是一个地方存储档案信息资源及其提供社会各方面利用的中心。由于受各方面条件的限制，单靠档案馆作为存储重要信息资源基地是不够的，而必须在条件比较优越的地方和单位建立辅助基地。如本市城建委（现与经济开发区办公室合并为建设局）的城建档案局保存着大批城建重点工程档案；财税局档案室保存着大量的土地、房产证件档案。这些档案都十分重要，这些基地与档案馆基地也同样重要。另外，对某些特殊性单位，如人武部、邮电局等上级规定暂不接收进馆的部门，也要建设好存储基地，保护好这部分档案信息资源。为利用社会存储基地，也可有意识地选择一些保管条件优越的单位，作为档案馆的辅助基地，让这部分档案暂不接收进馆，利用基层单位的人力、物力、财力来管理好这部分档案资源。为了最大限度地延长档案的寿命，要十分重视机关档案室的前期保护工作，大力改善机关档案室的保管条件。
　　 　　在建立以档案馆为中心的档案信息资源存储网络后，还必须相应地建立目录中心和检索体系，便于档案信息资源的开发利用，真正实现档案信息的“资源共享”。要加快应用计算机、光盘、缩微等现代化管理工具，在档案馆和有条件的单位实现计算机存储、检索的联网。
　　
　　 　　（五）进一步解放思想，使档案信息资源最大限度的向社会开放。档案馆的开放档案工作，在前几年已取得初步成效。但由于受思想束缚，开放程度不足。有些档案馆名义上说开放，实际上效果很差，开放不开放相差不大。要真正实现向全社会开放，就必须进一步解放思想，转变观念，把开放工作做深做细。档案馆要改变坐等接待利用的局面，要主动地研究开发馆藏资源，有目的地将信息资源提供给有关部门。要与社会各方面沟通、协调，开展公关活动。可与有关单位联合开发档案信息资源，也可与有关单位，特别是企事业单位签订信息服务合同。同时，要积极创造条件，使机关和企事业单位的档案信息资源，也逐步向社会开放。在有条件的地方，可以组织信息市场，进行信息交流。地方政府和档案行政管理部门要制订档案信息资源交流和开发利用的法规。