绍兴中专 鲍艳
　　
　　
　　
　　 档案馆作为国家信息产业部门，所保存的档案信息在国家总体文献信息资源体系中占有极其重要的位置，是图书馆、埔物馆等无法代替的。进入21世纪这个充满机遇与挑战的时代，我国档案馆该向一个什么方向发展，如何寻找自己恰当的定位，怎样发挥自身的社会功能，这是每个档案工作者所关注的问题。档案与国家的社会、政治、经济、文化管理职能紧密相联，聚集着更为大量的可为公众服务的信息资源。而档案馆要想赢得公众的认可，树立起自身的地位形象，笔者认为新世纪的档案馆必须运用公共关系知识，树立公共关系意识，开展公共关系活动。
　　
　　 一、对档案馆形象进行分析，明确开展公共关系活动的必要性。
　　
　　 　　从公共关系学的角度来看，树立良好的组织形象，取得公众利益和自身利益的完美统一是组织公共关系的最终目标。一个社会组织形象的衡量有两个标准，一是知名度，即一个组织被公众知晓、了解的程度，它是评价组织名气大小的客观尺度；二是美誉度，即一个组织获得公众欢迎、接纳和信任的程度，它是评价组织声誉好坏的社会指标。从中国档案馆的发展历史来看，到目前为止，其形象可以分为两个阶段。从新中国成立后到改革开放前，这一时期的档案馆一直是与政府机关联系在一起的，如库址在机关大院内，库藏主要是机关公文，利用者绝大部分是因为公务，在寻常百姓的眼中，它是一个神秘的场所，非一般人可以进去的。而这一时期档案工作的方针就是重藏轻用，重保密轻开放，档案工作人员也缺乏服务意识，官僚作风严重，让公众认为是档案馆的门难进，卷难查，话难听，所以档案馆的形象是低知名度、低美誉度。改革开放以后，档案工作发生了巨大的变化，国家颁布了一系列法规，确保做好档案的开放工作，特别是80年代初期的“拨乱反正”，编史修志中，档案馆变得门庭若市，人们开始将目光盯向这个信息的聚宝盘，档案工作人员自身的思想也发生了很大的变化，变“守”为“攻”，积级练好内功，改善软硬件条件，提高查全率和查准率，使用户满意。但和图书馆、博物馆这些文化事业机构相比，档案馆似乎很难在整个社会文化的框架中找到自己的位置，虽然各文化部门在社会功能的承担方面。有一定的差异性，但都是不可替代的，档案馆的社会地位与我们理想中应达到的高度，还有相当的距离。因此，这一时期档案馆的形象应是：中知名度，中美誉度。2000年在西班牙召开的第十四界国际档案大会以“档案与休闲”为主题，这预示着在新世纪中人们更多在将目光放在了档案的社会意义上，那么，作为档案收集、存储和提供利用的中心，档案馆这个社会组织就应追求更高的形象：高知名度、高美誉度。这一目标的实现就要求档案馆必须具有公共关系意识，开展公共关系活动。
　　
　　 二、树立档案馆公共关系意识
　　
　　 公共关系意识是一种组织的团体意识，是从组织的立场出发，为组织的生存与发展而主动同公众进行沟通、协调和改善各种关系的意识。档案馆应从以下几个方面去努力：
　　
　　 　　（一）明确对公共关系主体的认识。档案馆作为公共关系活动的主体，必须树立整体意识和形象意识。
　　
　　 　　（二）明确对公共关系客体的认识。公众是档案馆开展公共关系活动的对象，必须树立公众意识和社会意识。
　　
　　 　　（三）明确对公共关系主客体关系的认识。公共关系活动中，组织利益和公众利益的完美统一是主体的宗旨，因此，档案馆必须树立开放意识和互利意识。
　　
　　 　　（四）明确对公共关系过程和认识。公共关系中主体是通过传播手段影响客体的，而非行政手段和经济手段。因此，档案馆要树立传播意识、创新意识和服务意识。
　　
　　 　　（五）明确对公共关系动力的认识。档案馆在社会公众中的良好形象和信誉，不是自发产生和形成的，而是要通过全体工作人员长期共同的努力，公共关系是一种长期的行为，不能有急功近利、一劳永逸的思想，要树立危机意识和长远意识。
　　
　　 三、开展档案馆公共关系活动
　　
　　 档案馆的公众可以分为两部分，一是内部公众，即档案工作人员自身；二是外部公众，即所有的档案用户、新闻媒介、政府机关、所在社区。档案馆在搞好内部机制建设，协调好员工关系，以示团结发展的基础上，重点应放在针对外部公众，开展公共关系活动。档案馆应开展调查研究，根据对社会的了解，来决定自己的行动方向和工作计划，以求得档案馆职能的发挥和发展，并且可以通过新闻媒介及各种信息来扩大档案馆的知名度，赢得社会公众的理解、支持与合作。
　　
　　 （一）搞好形象设计，吸引外部公众。
　　 不少地方的图书馆、埔物馆和校园建筑都成为当地的城市标志，而档案馆却鲜为人知。在中国的旅游业中已推出了以参观名校园、名场馆为主题的文化旅游，可是有人来档案馆一游吗？这与档案馆建筑无特色、馆藏不出名、服务范围窄不无关系。其实，档案馆在建筑设计、馆内布局、展品选择时可以营造浓厚的文化氛围，不少地方档案馆也存有十分珍贵和罕见的史料，只要注重包装，搞好宣传，完全可以将外部公众吸引进来。如华盛顿的美国国家档案馆就是游客盈门。每年约有上百万人走进该馆的圆形展厅，一睹镇馆之宝：写在羊皮纸上的独立宣言、美国宪法、人权法案和其他珍贵的历史文献。除了圣诞节外每天都开放，从上午10时到晚上9时（冬季提前到5时半），备有包括中文在内的各种语言文字介绍资料，并可提供导游服务，设有礼品部，出售历史文献的复制件以及历史照片、明信片、图书等。
　　
　　 （二）进行真实传播，扩大知名度。
　　 　　1．注重信息沟通，建立互动机制。
　　 　　（1）利用传统的新闻媒介，做好宣传工作。
　　 第一，宣传档案法律法规，提高公众档案法制观念。
　　 可以通过标语、广告、报刊、电台、电视等各种途径进行档案法制宣传教育，运用一些生动活泼发生在公众身边的事例使公众意识到档案法规与自身的密切关系，从而引起他们的关注。
　　 第二，向社会介绍档案馆的日常工作，提高公众的认知程度。
　　 社会公众对档案馆的工作不了解，认为这些工作与自己的关系不大，由此也会产生一些错误的看法。因此，档案馆应借助新闻媒介，提高“见报率”，“上镜率”，多宣传档案馆的开放利用制度，馆藏情况，利用效果反馈情况，使公众在获取信息的过程中会想到这个重要的来源。
　　 第三，制作形式多样的档案编研品，丰富公众的精神生活。
　　 如上海市档案馆和上海东方电视台合作的《星期五档案》这个电视栏目，就以馆内大量丰富的原始档案为素材加工制作而成，即有知识性又有观赏性，受到公众的好评。
　　 　　（2）重视档案开发利用过程中的反馈信息，实施全程监控。
　　 　　俗话说，“知己知彼，百战不殆”。档案馆要想真正体现自身价值，符合社会需要，就要重视档案开发利用过程中的反馈信息。反馈信息的种类主要有用户对开发利用质量的意见和建议、开发利用效果、用户和社会对档案的利用需求趋势等。档案馆可以通过反馈控制的途径来广泛、灵活地收集反馈信息，常用的基本途径有设置用户意见箱，召开用户座谈会，开通用户咨询热线，建立利用情况登记制度等，也可通过大众传媒以及采用用户专户专访、用户利用状况跟踪、网上调查问卷等途径。
　　
　　 2．利用互联网络，实现资源共享。
　　 随着知识经济时代的到来，档案工作向产业化发展成为必然趋势，各级档案馆通过互联网络开展网络利用档案档案服务是档案工作实现产业化的途径之一，也是档案工作进入信息时代发展的必然结果。网络利用档案服务就是档案馆将馆藏档案及相关资料数字图像化，建成独立的计算机工作站，与国际互联网络相联，用户通过互联网络进入站点查询，经办理相关手续后获得所需的档案信息，这种档案服务方式以其显著的优点给档案工作带来深刻的变革。与传统的利用方式相比其主要优点有：一是全天候为用户服务，利用者通过互联网络24小时可进入网站阅读档案信息；二是可远程阅读档案，免除了利用者长途奔波的劳累，节约时间；三是利用效率高，不需档案馆工作人员不断到库房调卷便能阅读到大量的档案信息；四是有利于档案工作产业化的实现。
　　
　　 　目前我国有几十个综合性档案馆在互联网上拥有自己的主页，这对于中国的档案馆来说是一进步。但同时，我们更应意识到与国外及国内其他行业如图书馆相比，还是有一定的差距，存在着如主页设计呆板、内容简单、网上服务方式落后等问题，需要档案工作者进一步努力。档案馆应紧贴社会，突出特点，建立与图书馆、纪念馆、博物馆等文化场所的链接，构造“信息航空母舰”。这样才不至于使自己在这个信息时代落伍，失去资源共享机会。
　　
　　 （三）参与公众生活，提高美誉度。
　　 1．关注公众生活，扩大服务范围。
　　 过去，档案馆的馆藏主要是党政机关和企事业单位的具有长远保存价值的案卷，而现在，档案馆也应将目光转向普通公众，在北京市和上海市的档案馆就出现了一些新的做法：
　　 据介绍，目前北京市档案馆推出个人保存文档的工作，让隐私“名副其实”似乎有希望了。有一位先生来存放私人信件时，直截了当地告诉工作人员，存放在档案馆的资料就是自己当年和初恋情人的情书。现在，如果把这些信笺放在家里，他担心妻子会发现，带来不必要的麻烦。所以他选择把这些信件存放在档案馆。而该馆几本厚厚的登记册都已经记得满满的。
　　 上海市档案馆的馆区环境优雅，是市级花园单位，其中档案库房建筑面积20000多平方米，装有防盗监控、消防自动报警灭火、自动控制温度与湿度的各种现代化管理设备，为满足一些企事业单位及社会人士存放档案的需要，它利用自身的优势开设了寄存服务，凡机关、企事业单位收藏的不属应移交进馆范围的珍贵档案。社会人士收藏的珍贵档案资料，包括日记、信札、手迹、照片、录音录像等声像档案及其他实物档案，均可申请寄存。
　　
　　 2．与学校联姻，建立爱国主义教育基地。
　　 一个地方的档案馆馆藏就是一个地方历史的见证和缩影，笔者认为，档案馆应成为当地爱国主义教育的前沿阵地。在对中小学生开展的爱祖国、爱家乡的教育和革命传统教育中，档案馆可采取“走出去，请进来”的方法。“走出去”，就是档案工作人员可以与各学校的少先队、共青团组织建立密切联系，定期深入学校，以举办讲座、进行知识竞赛等形式，宣传档案知识，还可以帮助学校建立“校史展览馆”，充分体现档案的教育和服务功能；“请进来”就是在馆内布置一些展览，让学生参观。展览的设计、布局要充分考虑学生的兴趣和特点，除了文字、图片和一些实物之外，最好能运用高科技手段，采用多媒体，以声、光、电配合的形式来展现一些内容，有良好的视觉和听觉效果。学生在获取相关知识的同时对档案馆的功能有了更感性的认识。而档案馆在为教育做出贡献的同时，对自身也有很大的帮助。因为这不仅能促使档案馆加强自身建设，提高环境质量，而且也为自己培养一批潜在公众和知晓公众，来过档案馆的学生可能在近期之内没有产生利用需求，但若干年后，他们就可能成为行动公众，这对提高档案馆的整体形象具有十分重要的现实意义和社会意义。
　　
　　 进入21世纪的档案馆要抓信契机，积级创新，通过公共关系活动的开展，全方位拓展自己的社会功能，塑造良好的档案馆形象，在“两个文明”建设中做出自己更大的贡献。