关于视频档案采集、保管与利用的思考与实践
　　
　　 绍兴市档案局 汤涌
　　
　　 绍兴市档案局自2003年以来在绍兴博科软件有限公司的配合支持下，共同研发了基于WEB的多媒体档案管理系统，经近两年来对视频档案信息的采集、保管与利用实践证明,该系统是对当前党委政府重大活动和社会突发事件视频档案资源接收管理特别是实时视频档案信息的采集、保管与利用有着独到的工作价值。为做好当前党委政府重大活动视频档案采集、保管与利用探索了一条经济实用的工作路径，推进了绍兴数字档案馆建设步伐进一步加快。
　　 一、党委、政府重大活动档案采集与利用的必要性。
　　 改革开放以来,随着电视的全面普及,各级党委、政府的各类重大活动的视频信息，通过电视直接为广大群众所了解，收看电视成为广大群众日常生活的重要组成部分。党委、政府重大活动视频档案就以这种新的载体形式出现了，是继传统纸质档案、照片档案、声像档案后的新型载体档案。也成为档案部门接收或采集的新型档案资源。档案系统在接收保管利用来自多渠道和多形式档案的要求也越来越高。因此各级档案部门对党委、政府重大活动视频档案的采集、管理、利用是新时期档案工作者必须面对并认真研究的课题。上个世纪九十年代，我们绍兴市档案局根据省档案局的要求，向有关部门提出接收本级记录党委、政府重大活动的视频档案资料，为此我们对本级电视台的库存视频档案作了调查。到2000年底止，共存有（1994至2000年底）《绍兴新闻》录像带730卷（其中部份残缺）。我们向电视台上级部门提出要接收绍兴电视台的《绍兴新闻》视频档案的要求，但提出后接收难度很大，一是接收原件难度很大。电视台认为视频档案再利用频率很高，档案局如将原件接收进馆，因涉及到配套设备不可能到档案馆进行利用，电视台自己的利用工作要受影响，另外还由于录像带馆藏以后的保管、利用需要，档案馆应该配有相关的录放设备，档案馆目前也无法配置起这样的录放设备；二是随着各类录像设备、录像带的升级，以及数字录像设备系统的出现，会给档案馆提出更高的设备要求，财政也难以保证，这是目前各级档案部门所难以达到的；三是电视台本身也对视频档案设专库保管，虽然存在保管不系统、重复抹没使用录像带等问题，电视台认为可以在档案局业务指导下加以改进完善。经过系统的调查研究后我们认为要真正做好本级党委、政府、本地突发事件等重大活动视频档案的采集和利用工作，还是要从实际出发利用自行研制的采集发布系统来完成这项任务。
　　 二、新型档案载体的出现，对现代档案工作提出了新的要求。
　　 进入21世纪，人类已置身于“数字时代”。据统计，全世界每年产生的信息量中的绝大部分均呈图像、声音和数据等多媒体形态。各级党委和政府的重大活动内容的记录形式也越来越丰富，从简单的文字信息和数据，转到语音、图像，并以视频、音频组成的流媒体信息方向，这样对档案系统在接收保管利用党委、政府重大活动视频信息的要求也越来越高。作为历史记忆、社会财富的保管者档案部门，档案信息化不仅是信息化社会建设的主要内容，也是其发展的前题与基础。视频档案的出现对档案信息化建设提出了更高的要求，各级档案部门应对这些新形载体的档案引起足够重视：一是要对现有记载各种重大活动介质的档案进行收集，及时进行数字化，保证档案的真实性和多样性；二是做好各种重大活动数字化档案的充分利用，更好地为党委、政府的中心工作服务为人民群众服务，保证这些档案利用的及时性和有效性。
　　 三、基于WEB的多媒体档案管理系统的基本情况
　　 基于WEB的多媒体档案管理系统是绍兴市档案局和绍兴博科软件有限公司结合目前档案系统的现状及市场需求，研发的一套应用于档案系统内针对音视频档案采集、保管、利用的管理软件。整个系统的研究目标：以传统档案管理的需求为指导，采用语言处理技术、全文检索技术与内容管理技术的完美结合，对图像、音频、视频等多媒体提供强大的管理和检索功能，整个系统主要包含视频档案的采集、视频档案数据库管理与用户管理、信息资源检索与利用等几个功能模块组成，实现信息资源的采集、管理与利用一体化。视频档案的采集可通过各类多媒体采集设备如电视、摄像机、录像机、ＶＣＤ机等节目源，自动采集并经数字化及压缩软件后变成视频/音频码流，并经安全认证后，自动传输并实时地发布于专用网站（如政府网或英特网）供广大用户（各级领导和部门）浏览。视频档案的数据库管理和用户管理可全面整合与管理各种标准的信息资源，并可实现图像、文字、声音、视频等多媒体信息的并联管理；系统还对数据库管理员权限进行灵活的管理，并记录用户的整个操作日志。信息资料的检索和利用还为用户提供完善的信息服务方式：多级检索、信息发布、用户的在线查询和下载等。整个系统涉及了音视频档案从收集制作到管理及检索利用等整个过程，真正适应和实现了档案工作的“收集、管理、利用”的基本业务模式；同时整个系统的研发采用了组件化的开发模式，模块与模块之间即相互独立又相互控制，在实际应用中可根据用户的实际需求进行任意组合，量身定制；系统还具有良好的跨平台性，可运行于目前各种主流的操作系统，并全方位、多角度对档案实现了安全管理；而且该系统是直接面向档案系统的实际需求研发的，因而还具有较好的实用性。
　　 四、基于WEB的多媒体档案管理系统的实际效果。
　　 一是为党委、政府工作部门服务、为社会群众服务。到今年九月底，基于WEB的多媒体档案管理系统已采集刻录记载本级（2003年3月起）重大新闻的绍兴电视台《绍兴新闻》、《今日传真》等节目光盘共112余张，计140多小时，同时采用硬盘备份。该系统在采集完当天的新闻节目后自动实时上传，发布于政府内网供各级领导和部门浏览，这样可以使因工作等原因未能在规定时间里收看新闻节目的领导和部门同志能在不同时间里收看到当天的节目，还能在线收看一、二个月内不同时段的新闻节目，同时上传至绍兴档案档案信息网向社会发布。为了宣传绍兴，我们还把采集到的有关绍兴的新闻专题等及时送上网，如：市委、市政府召开全市档案工作会议、空中看绍兴、中国魅力城市展播（绍兴）、绍兴藉运动员孟关良奥运会夺冠等有关节目，为宣传绍兴、宣传档案工作开辟了新途径。
　　 二是建立视频档案信息数据库。我们在采集视频信息上传的同时，我们对已采集的绍兴新闻节目建立视频档案信息条目库，库内现有视频条目4500条，2004年我们又研制了视频信息分割系统，通过对视频整体的时间分割，将视频内容与库内条目实现对接，基本建立起视频档案信息数据库，并与本级档案中心资源库联接，实现了数字档案馆条目、原文、照片、视频四大数据库，并库库对应。到年底绍兴数字档案馆将在网上实现档案条目、原文、照片、视频等信息自动查阅系统的一体化服务。
　　 三是探索视频档案资料的编研工作。今年以来我们根据采集的视频信息内容，经过检索系统的筛选，为市主要领导制作了2003年度市领导重大活动视频档案摘编的专题光盘，受到市领导的好评。今年我们还将对在绍兴电视台为纪念建党55周年开辟的表彰我市优秀党员的专题节目《时代先锋》内容为素材，与市级机关党工委共同编辑一盘《时代先锋》—我市优秀共产党员先进事迹电视教育片。为开展视频档案的编研工作做了有益的探索。
　　 通过该系统的应用，不仅能将党委和政府的重大活动得到了真实的再现，而成为重要的资源永久保存。还使档案部门的一些珍贵的历史文档得到了有效保护，解决了视频档案收集的空白点，对一些现时这些档案通过网络化和数字化后成为公众的享受和重要的参考资料，同时通过网络服务，将大大提高了档案部门的社会地位和形象，扩大了知名度。
　　
　　
　　
　　 2004年10月15日