绍兴市档案局金晶
　　
　　 电子政务的迅速发展，对档案信息资源建设和管理提出了新的更高的要求。探索利用统一的网络平台整合档案信息资源，最大限度实现信息资源共享。这已成为各级档案管理部门的共识与工作目标。
　　 近年来，绍兴市档案局根据绍兴市档案事业和档案信息化发展的现实，抓住电子政务建设的有利时机，在市政府信息中心等有关单位的支持下，凭借福建榕基公司的技术力量，稳步开展电子文件管理的实践与探索，初步形成了绍兴市电子文件集成管理模式。通过该模式，下一步拟依托市政府电子政务系统建设对绍兴市一百多家市直机关部门产生的电子文件从形成、交换、归档、整理、移交到数据中心存储、发布利用和进馆，实行网络化集成管理。现将电子文件集成管理模式开发实践与探索中形成的做法与体会作简要介绍，以供同行参考。
　　 一、绍兴市电子文件集成管理模式的建设原则
　　 为保障电子文件的真实性、完整性和有效性，绍兴市电子文件集成管理模式的建设遵循以下原则：
　　 1、前端控制原则。电子文件管理过程的前端就延伸到了系统设计阶段，尽可能把文件生命周期各个阶段的管理要求设计在系统之中，以功能合理的文件管理系统作为管好电子文件的先决条件。
　　 2、全程管理原则。根据电子文件的特点和管理要求，必须建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理。
　　 3、集成管理原则。集成管理是对管理要素的科学重组，是全程管理思想的延伸和深化，对电子文件各个环节进行协调、规范和标准统一，达到电子文件管理的整体优化。
　　 以上三个原则互为统一，归根结底是集成，通过集成真正实现公文处理和档案管理的一体化，即文档一体化。
　　 二、绍兴市电子文件集成管理模式的系统、硬件架构
　　 绍兴市电子文件集成管理模式通过建设一套合理的、安全的、开放的、可扩展的全市政府部门共享使用的软硬件系统，实现电子文件自形成到收、管、用的集成管理。
　　 系统架构分为四部分：办公自动化系统、公文交换平台、档案室管理系统和数据中心。
　　 其流转过程如下：电子文件从办公自动化系统办理结束后“预归档”进入档案室管理系统，档案室管理系统实现档案室的业务需求，定期报送数据中心，数据中心进行集中发布，并与纸质档案进馆同步向档案馆管理系统移交。对不采用该统一的办公自动化系统的单位，通过交换平台转换电子文件，连接档案室管理系统，并进而实现电子文件的档案管理。
　　 绍兴市电子文件集成管理模式架构原理如下：
　　 1、电子文件的“产生”。推行符合电子文件管理标准的办公自动化系统。办公自动化系统实现公文传输上下衔接，有利转变机关工作方式，加强政府办公和办事的透明度，提高政府办事效率。采用办公自动化共享技术，建成一套办公自动化系统后各部门共享使用。从源头上解决数据标准统一的问题，实现电子文件真实性、完整性、有效性需求。绍兴市档案局全程把关办公自动化系统的具体功能，尤其是关联到后期电子文件归档的功能需求。
　　 2、电子文件的“收”。电子公文交换平台，使不同部门的不同公文格式能相互识别，从而使公文管理流程能在不同的系统、部门顺畅地运行。预计绍兴市直机关单位将采用统一的标准的办公自动系统将占大多数，同时部分单位也将采用其它办公自动化系统，如财政局、邮政局等。后部分单位将以交换平台为数据接口，进入档案室管理系统。也就是说，不是所有的单位都使用办公自动化系统，但“所有”的单位都能够使用该档案室管理系统。通过公文交换平台的强大数据接口，实现不同系统产生的不同类型的电子文件的接收。可以批量接收来自各种办公自动化系统的数据，也可以手动接收不经过办公自动化系统但在各类公务活动中形成的其他需要归档的电子文件。
　　 3、电子文件的“管”。独立的档案室管理系统实现档案室的业务需求。设计一个独立的、功能强大、满足档案室业务需求的档案室管理系统，实现数字档案室的功能，增强档案室的开放服务能力，大大激发档案信息的第二价值。已经开发使用办公自动化系统的单位也能连接到该系统，所以该系统设计时要脱开办公自动化系统，使档案功能尽量集中。
　　 4、电子文件的“用”。数据中心是一个特色，它的设计主要为了实现两个目标。（1）利用发布。通过数据中心对电子文件形成集聚和查询效应，实现数据共享、业务指导、利用服务。（2）向档案馆移交进馆。这么多的电子文件最终是要进入档案馆的数据库的，那么什么时候进？进哪些？怎么进？这是需要探索解决的问题。
　　 电子文件过早接收进馆，削减了档案人员工作职责，加重了档案馆的工作量。绍兴市电子文件集成管理模式以纸质档案与电子文件同步进馆为原则，将数据中心定位为电子文件存储、集聚利用到进馆的中转站。
　　 既然纸质档案与电子文件同步进馆，那么进馆的电子文件与纸质文件对应，通过数据中心的数据进行筛选后进入档案馆数据库，防止档案馆数据库的数据冗余。
　　 由于电子文件在产生时是专业版式文件并加以电子签章，与档案馆内的数据库不一致，并且档案馆数据库与政务网等物理隔离，因此，还需要对数据中心的电子文件进行转换和处理，通过其它载体进入档案馆数据库。
　　 硬件构架由网络、主机、存储设备、备份设备四部分组成。
　　 一台档案专用的 HP DL380G4应用服务器运行档案管理系统和档案数据中心两套应用系统。采用WINDOW 2003操作系统， WEBLOGIC JAVA中间件。
　　 与政务外网门户共享SUN FIRE V880数据库服务器，系统采用ORACLE数据库系统。该服务器与另外一台同型号的OA服务器做服务器集群，保证系统的有效运行。
　　 一台专用的SUN Storedge3510 存储设备，容量为146G*5=730G，该设备可存放在绍兴市档案馆，也可以存放在绍兴市信息中心。该设备通过光纤和光纤交换机相连接。
　　 全文检索服务器，型号为HP DL580G4，该服务器服务于整个政务外网所有应用系统系统，包含档案数据系统以及档案数据中心。全文检索服务器提供基于主题词索引库检索的功能。
　　 磁带机备份，采用STK L20-10，双LTO-2 200/400GB磁带驱动器，可内置10盘磁带，带2GB光纤接口，接入SAN光纤交换机。
　　 采用服务分离、互为备用方式，一台作数据库服务器，一台作为应用服务器。这样，两台服务器不仅可以任务分担，分别提供不同的服务，提高服务器的利用率，避免资源浪费；而且，服务器系统还可以互相监视对方，一旦发现对方出现故障，将接管故障服务器上的服务，保证系统的可靠性。
　　 三、绍兴市电子文件集成管理模式的功能模块
　　 办公自动化系统主要包括公文流转、信息管理、日常办公、内部管理、个人事务管理和公共服务管理, 支持流程定义和功能模块自由组合。首先要保证系统内有归档价值的数据都可以归档。其次要保存重要文件的历次修改稿和各类元数据信息。另外，还要采用电子签章、版式文件技术来保证电子文件的真实性。
　　 公文交换系统参照国标《基于XML的电子公文格式规范》设计。功能简单但难度大，要适应不同的应用系统、数据库、数据格式和网络环境等，系统中数据的传输格式，工作量也大，要求不采用统一办公自动化系统的单位协调开发商做好系统完善、数据接口工作。
　　 档案室管理系统登录时，不同身份赋予不同功能。以档案员身份进入档案室管理系统，功能包括数据管理、档案室管理、系统维护、个人设置。数据管理实现档案各类档案数据的管理，包括导入、著录、归档、检索、报表打印等功能；档案室管理分为档案年检、利用管理、档案保管、鉴定销毁、档案移交、统计分析和数据备份等功能；系统维护分为用户管理、档案库选择、日志管理等功能。以档案局身份进入档案室管理系统，功能主要包括用户管理、标准制定、网上年检、业务指导等。
　　 数据中心登录时，不同身份也赋予不同的功能。以普通用户身份进入数据中心，功能主要包括数据检索、档案借阅夹、留言。以档案局身份进入数据中心，功能主要包括数据中心借阅审批、数据接收、数据发布、数据移交、留言回复和数据管理等。
　　 四、关键技术及其特点
　　 整个应用系统采用J2EE技术进行开发，完全的B/S结构，以J2EE为基础的多层体系结构是本项目的重要技术路线，多层体系结构使系统中复杂的业务逻辑与数据逻辑分离，便于业务应用的扩展；采用ORACLE9i企业版关系型数据库，实现数据逻辑层的关键业务数据存储和部分业务逻辑；开发工具： JBuilder v8.0、ULTRAEDIT10.0，DREAMWEAR;编程语言：Java、JavaScript、HTML等。
　　 模式开发注重先进性、实用性、开放性、可扩展性、可靠性、安全性、可管理性。
　　 1、统一用户认证。通过统一用户管理服务系统实现一次登录各处通行的用户管理机制，结合访问控制机制，实现所有应用系统包括档案室管理系统的统一访问控制。
　　 2、电子签章。具有防篡改功能，任何改动都会导致整个公文无效;充分利用CA证书实现对印章进行加密，极强的防伪功能，防止印章被窃取;电子盖章前有二道口令保护功能，防止非法用户非法操作;电子盖章操作简单、方便快捷;自动生成用章记录，准确省心
　　 3、版式文件。对外发布、归档或和其他单位交换的时候都采用统一的版式文件，解决电子文件格式统一问题，方便管理。
　　 4、自定义功能强大，方便系统自我维护。由于系统在开发前期需求有可能不是很明确，并考虑系统业务发展的可能，这就要求系统所采用的体系结构、技术路线必须有较为先进，能够通过配置的方式实现系统自我维护、自我拓展。
　　 5、多途径、多形式的检索方式。包括简单检索、快速检索、复合检索和高级检索等多种检索方式。通过全文搜索引擎实现全文检索。引入OCR技术作为对扫描后产生的文件进行全文检索支持。利用OCR技术识别出扫描后档案图象文件中的文字，一方面，由于OCR的识别率无法达到完全精确，另一方面，识别出来的文字无法保留字迹、签名等重要信息，因此识别出来的文本只是作为检索的依据，系统仍然保留扫描件作为档案原件显示。
　　 6、模式采用身份认证、访问控制、数字签名、防火墙、入侵检测和隐患扫描等安全技术。建立包括物理、网络、系统、应用、管理等环节的全方位的安全保障体系，确保系统的安全性。
　　 7、引入“利用级别”简便实现电子文件的利用发布。在办公自动化系统办文过程中形成电子文件的“利用级别”，用户和系统将根据设置的级别自动进行筛选，从而提供各种方便、快捷、优质的利用方式，大大减轻人工后期处理的工作量。
　　 8、功能实用、操作简便。项目后期的应用受功能实用程度、操作简便程度影响很大，整个项目的开发、调试、试运行过程中要尤为重视每一个功能的必要性、实用性，每一步、每一个过程的操作注重人性化，突出简便性。