企业档案工作目标管理办法

(1996年3月25日国家档案局发布)

    为健全企业档案工作，提高企业档案工作的整体水平，更好地为企业发展和经济建设服务，根据《中华人民共和国档案法》及国家的有关法规，制定本办法。

    第一条  企业档案工作目标管理是根据国家有关企业档案工作的法规、标准及企业档案工作现状和近期发展计划，制定出企业档案工作等级标准，并按规定的办法、程序进行考评、认定等级的一种档案工作管理方式。

    第二条  本办法适用于各级各类企业。

    第三条  企业档案工作目标管理活动坚持全面开展，自愿申报，公证考评，实事求是的原则。

    第四条  企业档案工作目标管理考评分为“省(部)级”、“国家二级”、“国家一级”三个

等级。“省(部)级”是国家对企业档案工作的基本要求。“国家一级”为最高等级。申报评审等级原则上从低到高，逐级进行。

       企业档案工作目标管理考评采用计分评审方法，按积分多少认定等级。满分为100分，每个大项内都有必须达到的标准。

等级积分标准为：

    国家一级95分以上(含95分)；

    国家二级85分以上(含85分)；

    省(部)级70分以上(含70分)；

    第六条  《企业档案工作目标管理考评标准》(见附件一)是考评的依据和内容，亦是计分的标准。分为组织管理、设施设备、基础业务、开发利用四大项及若干个子项。

    第七条  评审工作程序分为申报、考评、审批。(见附件二)

    第八条  证书的种类与作用。

    1、企业档案工作目标管理证书分为等级证书和荣誉证书两种。证书由国家档案局统一印制。

    2、等级证书是企业档案工作已达到相应水平的标志。具有信誉凭证作用，是企业及其档案工作评先的依据之一。

    荣誉证书是对在档案管理获得国家级的企业中做出突出贡献的有关领导和档案人员的奖励证书，可作为评先、评聘专业技术职务依据之一。获国家二级的企业推荐享受荣誉证书的人数占该企业档案人员的30%；获国家一级的企业推荐享受荣誉证书的人数占该企业档案人员的40%。

    第九条  企业档案工作目标管理的组织领导和监督检查。

    1、企业档案工作目标管理活动在国家档案局的统一组织协调下，由县级以上档案行政管理部门和国家专业(行业)主管部门分级分别负责组织进行。国家计划单列企业和国家企业集团由国家档案局同归口管理部门组织进行。

    2、按企业隶属关系，企业档案工作目标管理省(部)级的考评工作由县级以上档案行政管理部门或国家专业(行业)主管部门负责；国家级的考评工作由省、自治区、直辖市档案行政管理部门及副省级市档案行政管理部门或国务院专业(行业)主管部门负责。

    3、考评工作可以委托代评。被委托单位收到委托函后组织考评工作，并向委托单位报告考评结果。

    4、企业档案工作目标管理国家二级和省(部)级的审批工作分别由省、自治区、直辖市档案行政管理部门及副省级市档案行政管理部门和国务院专业(行业)主管部门负责。批准省(部)级后，审批单位向国家档案局报送省(部)级的企业名单备案；批准国家二级后，审批单位向国家档案局报企业等级申报登记表备案。凡委托代评的，要同时向委托单位备案。国家档案局负责国家一级的审批工作。

    5、审批同意后，由审批机关统一发证。

    6、审批机关负责评审材料的归档工作和达到等级企业名单的公告工作。

7、企业档案工作目标管理等级证书不搞终身制，一般三——五年复查一次，由审批机关负责监督检查。对不符合标准的企业限期改正，到期仍无改善的，或降级或收回证书。

没有获得最高等级的企业，经过一年的完善和提高后，可继续申请晋级。

    第十条  国家级评审员的聘任。

    为了严肃、准确地掌握标准，保证企业档案工作目标管理的考评质量，设立国家级评审员。

  1、国家级评审员条件：

    (1)能够正确理解并执行国家关于企业及档案工作的方针、政策；

    (2)具有中级以上专业技术职务并熟悉企业档案工作；

(3)能够熟练掌握企业档案工作目标管理考评标准，工作认真负责，办事公道。

符合以上条件者可推荐为国家级评审员。

    2、聘任方法。

    企业档案工作目标管理国家级评审员由省、自治区、直辖市档案局及副省级市档案局和国务院专业(行业)主管部门负责推荐，国家档案局审核聘任，任期五年，到期可续聘。退休、辞职或调离的被聘人员视为自动解聘。

    3、国家级评审员的职责。

    (1)对企业档案工作目标管理工作进行业务指导和咨询；

    (2)参加目标管理考评和复查工作；

    (3)及时向审批机关反映企业档案工作目标管理工作中的情况和问题。

    第十一条  本办法由国家档案局负责解释。

    第十二条  本办法自发布之日起实施。

                                                         〔档发字(1996)9号〕

附件一：

企业档案工作目标管理考评标准

编 号

考核项目与考核内容

分数

评  分  细   则

备   注

1

组织管理

30

 

 

  以※为记号的标准是必须

达到的

1.1

组织机构

9

 

1.1.1

设置了相适应的档案工作管理部门

3

①设置了独立、直属的职能机构或案、

信息一体化管理机构的满分；

②设置了档案机构，直属在办公室或

其它职能部门的不扣分；

③内部机构少又没有对下业务指导任

务的小型企业，没设档案机构，但有分管部门并有专职档案员的不扣分。     

※

1.1.2

 

企业档案工作坚持集中统一管理原则，企业档案实行了综合管理

6

    做到了统一领导，统一制度，统一管理的满分；有一项没做好的扣2分。统一管理中、企业档案实行了综合管理，因工作需要而设档案分室的不扣分。

※

1.2

管理职责

5

 

 

1.2.1

档案工作列入企业发展规划和年度计划，并有企业档案工作发展规划

和年度计划

1.5

①没有列入企业发展规划扣0.5分;

②没有列入年度计划扣0.5分；

③没有制定档案工作发展规划和年

度计划的扣0.5分。

※

1.2.2

有明确的企业领导分管档案工作并经常检查档

案工作

2

①没有明确分管领导扣1分；

②虽有领导却没有文字材料显示档案

工作列入其职责范围的扣0.5分；

③用事例说明领导及时解决实际问题，否则扣0.5分。

※

1.2.3

档案工作形成了管理网

络

1.5

①有网络图没有定期开展活动的扣0.5

分；

②各业务部门及下属单位没有分管档案

工作的领导比例占10%的扣0.5分。

   ③各业务部门及下属单位没有专、兼职档案员比例占10%的扣0.5分。

 

1.3

档案人员

7

 

 

1.3.1

档案工作管理部门配备了相适应的档人员

2

①没有专职档案员的不得分；②人员配备与企业档案工作不相适应的扣1分。

※

1.3.2

建立了档案人员岗位责任制

1

①没有建立的不得分；②建立了但没有履行职责的扣0.5分。

 

1.3.3

档案工作管理部门负责人应具有大专以上学识水平或中级以上专业技术职务

1

①大专以下或初级专业技术职务的扣0.5分；②小型企业配初级职务的不扣分。

 

1.3.4

档案人员中专以上学识水平的达40%中级以上专业技术职务的达20%接受档案业务培训率达95%

2

 ①学识水平、专业技术职务未达指标的扣1分；②培训率未达指标的扣1分

 

1.3.5

档案人员与专业技术管理人员享受同等待遇

1

有差别的扣0.5分

※

1.4

管理制度

9

 

 

1.4.1

贯彻执行国家档案工作法律、法规

2

①在企业中层以上管理干部及专业技术人员中组织学习、宣传、贯彻《档案法》的0.5分；

②贯彻执行《国家企业档案管理暂行规定》、《外商投资企业档案管理暂行规定》、《乡镇企业档案管理暂行规定》等国家有关档案工作法规的0.5分；

②贯彻执行《工业企业档案分类试行规则》等国家有关的标准规范的0.5分。

④贯彻执行专业(行业)系统或地方档案工作的有关规定、办法和标准、规范的0.5分。

※

1.4.2

建立健全企业档案工作各项规章、制度

5

①建立了企业的档案工作制度并纳入

有关企业管理制度中的1分；

②制定了归档制度，编制了保管期限

表，有底图保管、更改制度、复制制度，有库房管理制度1分；缺一项不得分；

③有档案的收集、整理、保管、鉴定、

统计、利用、保密工作制度1分；缺一项扣0.5分，缺三项不给分；

④制定了档案人员“四参加”制度的

2分

※

1.4.3

保证档案的完整、准确、系统有控制措施或手段

2

①有具体规定和做法并贯彻执行的,

如做到了“三纳入”、“四参加”2分；

②有规定但执行不好造成归档不及时,

材料不齐全、散失或被私自存留或转让等现象扣1分。

 

2

设施设备

15

 

 

2.1

库房

7

 

 

2.1.1

档案库房、阅览室、办公室实行三分开

3

①没分开的不得分；②两分开的扣2分。

 

2.1.2

库房建设符合保管要求

4

①新建库房符合《档案馆建筑设计规

范》的要求，旧库房按要求进行过改造的1分；②库房面积满足需要，并有一定的余地1分；

②采取了防盗、防光、防有害气体、

防潮、防温、防虫、防尘等措施2分。

※

2.2

设备

8

 

 

2.2.1

档案装具

2

①案卷外观符合国家要求，1996年以

后逐步使用无酸卷皮卷盒的1分；

②柜、架数量充裕且质量好的1分。

※

2.2.2

根据实际需要配备必要的保护设备

4

①有温、湿度测试仪、灭火器、消毒箱、

缝纫机1分；

②有晒图机、复印机、照相机1.5分,

如果单位小与别的部门共用不扣分；

③有空调机、去湿机、排风扇1.5分，如果库房温湿度不用这些设备也能保持正常值的不扣分。

 

2.2.3

现代化管理设备

2

①有计算机的1分；②有缩微或光盘设备的1分；没有这些设备，利用外单位的设备加工制作的不扣分。

 

3

基础业务建设

30

 

 

3.1

收集工作

6

 

 

3.1.1

及时归档

2

①没有按归档时间归档的扣1分；②近三年档案归档率达100%的1分，在95%以下的不得分，其间的扣0.5分。

※

3.1.2

归档的文件制成材料符合质量要求

1

①有圆珠笔、铅笔字迹的扣0.5分；

②纸张质量不符合要求的扣0.5分。

※

3.1.3

有完备的交接手续

1

①没有移交登记的不得分；②有登记而经手人没签名的扣0.5分。

 

3.1.4

归档文件完整、准确

2

近三年的档案完整率98%，准确率100%满分，95%以下不得分，其间各扣0.5分。

 

3.2

整理工作

8

 

 

3.2.1

制定了本单位的分类方案

1

①没有分类方案说明的扣0.5分；②有交叉和无类可归现象扣0.5分。

※

3.2.2

组卷规范、合理，符合国家或行业标准要求

4

①遵循文件材料形成规律、保持卷内文件材料系统联系1分；②卷内文件排列有序，并按要求编号1分；③卷内文件目录、备考表填写规范、清晰1分；④卷内文件整齐，无金属装订物1分。

※

3.2.3

编目规范，排架合理

3

①案卷封面填写规范、清晰1分；②案卷标题简明、准确1分；③案卷排列有序、实用1分。

※

3.3

保管工作

6

 

 

3.3.1

档案保管安全

6

①档案出现霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬等任何一种现象的扣2分；②近三年内出现档案失密、泄密、侵权等任何一种现象的扣2分，造成严重后果的不能参加评审；③近三年内档案库房出现火灾、水淹事故的不能参加评审(自然灾害除外)。

 

3.4

鉴定工作

3

 

 

3.4.1

成立鉴定小组，组织鉴定

3

①对到期档案不鉴定的扣2分；②鉴定后，需销毁的档案没按要求填写销毁清册的扣1分。

※

3.5

统计工作

3

 

 

3.5.1

统计内容全面，统计数据准确

3

①没有档案管理基本情况统计台帐(包括

档案数量、机构、人员、库房、设备、库藏结构)的扣2分；②没有档案利用及反馈情况统计的扣0.5分；③没按要求及时填报有关报表的扣0.5分。

 

3.6

现代化管理

4