绍兴是国务院首批公布的二十四个历史文化名城之一，属于典型的江南水乡旅游城市，并以桥乡、酒乡、书乡、名士之乡著称于世。“九五”以来我们紧紧围绕党委政府中心工作，在狠抓基础业务建设的同时，坚持以档案现代化管理为突破口，以为社会群众提供优质服务为切入点，积极探索档案馆现代化管理的新路子，取得了显著的成绩。
　　 一、基本做法
　　 1、统一认识，加强领导
　　 我局（馆）的现代化管理工作起步于1995年。我们在制订全市档案事业发展“九五”计划时，把档案的现代化管理工作作为档案管理上水平的突破口列入“九五”计划的主要内容。1996年制订《绍兴市档案局（馆）现代化管理“九五”计划》，这在全省是第一家。在市档案馆晋升省二级、省一级工作中，有计划、有步骤地实施现代化管理工作，分阶段逐步配备现代化管理设施。在全国、全省档案科教会议以后，特别是1999年2月省档案局确定在我局（馆）开展现代化管理试点以后，我们更加坚定了搞好现代化管理的信心和决心，加快了现代化建设的步伐。为消除局（馆）干部中的一些消极、畏难情绪，局领导班子多次召开会议，从四个方面进一步统一大家的认识：一是搞好档案现代化管理是加快建设现代化新绍兴的要求，是绍兴市率先实现现代化目标的需要；二是转变观念，加强服务，切实搞好档案管理的现代化是新时期档案工作再发展的必由之路，是树立档案部门新形象的需要；三是营造新优势，促进档案事业新发展的需要；四是我们档案干部提高自身业务素质，适应新形势，迎接新挑战的迫切要求。正是在统一认识的基础上，局（馆）领导班子和全体干部对加强档案现代化管理产生了强烈的历史责任感和紧迫感。为了保证档案现代化管理工作的顺利开展，我们成立了由局（馆）长任组长、职能处室负责人和计算机专业技术人员参加的现代化管理领导小组。首先我们在１９９８年和２０００年的两次机构改革中均保留了技术处设置，并人员的配备上逐步预以加强，1996和2002年，我们两次招考了两名计算机专业本科毕业生，充实到技术处，并逐渐形成了年轻同志为主的计算机骨干力量。其次是积极争取资金，解决必需的设备、设施。几年来，我们积极争取市委、市政府的重视和支持，先后投入66.6万元经费用于配置各类现代化管理设备、设施。三是组织全员培训，以现代化知识武装局（馆）全体干部。陆续组织局（馆）全体干部参加计算机应用能力培训，做到局（馆）同志人人会使用计算机。组织去上海、福建、杭州、无锡、萧山等省内外先进地区、单位学习取经。档案现代化管理工作在我局形成了浓厚的氛围，成为我局（馆）的一项重要工作。
　　 ２、大胆创新，勇于实践
　　 １999年２月，浙江省档案局把全省档案管理现代化建设现场会的准备任务交给了我们，在承担全省档案现代化管理试点工作中，我们不怕失败，大胆探索，勇于实践。主要做好了以下二方面的工作：一是建网（建立局域网）上网（上政务信息网），积极将档案信息资源开发与计算机网络技术有机结合，达到办公和资源共享的目的。同时将本局（馆）的内部局域网与绍兴市政务信息网联网，并设立网点，建立主页，实现与政府各部门网上信息交流与共享。二是设计形成新软件，基本实现了档案数字化、办公自动化和库房管理现代化。我们在北京量子公司的技术协作下，通过反复实践修改，终于设计形成了适合市（地）、县档案局（馆）工作需要的新软件。其总体结构由二方面内容构成：（1）档案数字化。由案卷级档案库、文件级档案库、开放档案库、特种载体档案库、专题目录库、资料目录库及目录中心七个方面内容构成，可对档案实现目录和全文检索。（2）档案库房综合监控管理。主要有库房温湿度调节、记录、分析的自动化管理，防火、防盗的自动报警、自动记录，安全用电的自动控制。2000年4月全省档案现代化建设管理现场会如期举行。
　　 2001年以来我们在全省会议精神的鼓舞下，下决心整体提高我市档案管理的现代化程度，一是着手筹建立网上数字化档案馆即绍兴市公共档案信息中心，我们积极制订方案，落实措施，并把重点放在建设好档案数据库上。购买了新服务器，把现有数据库升级到SQl2000大型数据库；并加快档案数据录入和有关资料扫描、刻录的进度，到2002年底共完成267个全宗近100万条文件级条目，基本完成了档案馆馆藏档案的数字化工作。我们还加强了对录入的检查工作,提高录入数据的质量，为确保数据库数据安全，我们还对所有数据进行脱机备份。二是2002年1月，我们与所属五县（市）联合建立了“绍兴档案信息网”，有效地使全市档案工作与信息化接轨。我们除了将档案馆的一般素材上网外，还设立了绍兴市党政文件中心、开放档案、档案展厅等具有绍兴特色的模块，到今年2月10日止，已有2.7万多人次点击此网站。对政府内网中“档案网站”进行了全面改版。使网站常办常新，颇具特色。三是为了配合我市重大活动档案的接收征集，我们与绍兴龙山交大软件公司一同合作研制了电视视频自动采集系统，通过计算机把视频信号转换成计算机和DVD能识别的文件格式再以光盘形式来管理，保证了我市重大活动视频信息优质、低廉保存，及通用和可操作性强的特点。
　　 3．科研领先、相互促进.
　　 近年来，我们为了较快地推进我馆的档案管理现代化水平，还狠抓了档案科研工作。我们在９８年与绍兴文理学院联合研制开发的《档案库房自动化综合监控系统》，是采用计算机控制，实现自动采集数据，自动监测与控制档案库房，对档案库房进行自动化控制，具有温湿度检测与控制、火警报警、盗警报警、用电安全检测、电话自动报警、电视监控等六大功，99年通过省级鉴定。两年来，我们高度重视科研工作，对科研工作的紧迫感和内驱力大大增强，形成了良好的势头，科研项目及成果明显增强。2002年6月份，“量绍档案综合信息管理软件开发”项目通过验收，得到了与会省、市专家的好评。我局的“基于Web动态档案信息平台的研发”被列入市科委2002年科技项目计划，目前，我们正在积极争取在2003年3月通过项目验收。2003年，我们根据全市信息化工作“十五”规划，加快档案管理的信息化、现代化进程，提出建设绍兴市公共档案信息中心，实现档案信息共享，全面提升档案馆为政府和社会公众服务的水平和质量。该中心是以数据库为管理手段，以扫描的纸质档案图像、采编的声像资料、电子档案和机读档案目录为管理对象，利用计算机网络技术、信息处理技术、图像处理技术、数字加密和先进的光盘刻录、压缩存储等技术，实现全市档案业务从处理到档案组卷、档案整理、编目、打印、编研、鉴定、查询利用、进馆以及库房管理全过程的计算机管理，以达到对绍兴市档案数据进行统一集中管理，
　　 4.加强了电子文件和电子档案管理。我们针对党政机关办公自动化程度的逐步提高的实际，及早关注了机关电子文件和电子档案发展的基本情况，及早介入，掌握主动。一是2001年为使党政机关电子文件归档管理工作规范化、制度化，我局组织起草了《绍兴市机关电子文件归档管理暂行规定》，由市委、市政府“两办”印发全市贯彻执行。对《绍兴市机关、团体、事业单位档案工作目标管理认定办法》中的档案管理现代化部份，作了较大的修正，增加有关电子文件归档、计算机管理和检索各类档案，以及库房的现代化管理等内容；二是积极稳妥地推行立卷改革，做到统一培训、统一软件、统一考评，目前，市本级使用量子档案管理软件的单位已近80多家，机关部门档案管理员基本已普遍进行一次计算机软件知识培训；三是与市政府信息处取得一致意见，在市本级开展机关办公自动化过程中，档案部门对各部门使用的办公自动化软件的档案管理部份提出业务方面的原则意见后进行软件开发。市档案馆2003年已将就建立绍兴市公共档案信息中心向市科委上报科研立项。
　　 二、 主要收获
　　 1.实施了档案利用手段上的变革，促进了馆藏档案信息资源的开发利用，树立了档案馆对外服务的新形象。
　　 通过抓档案现代化管理工作，局（馆）干部树立了依靠科技发展档案事业的新思想，对封闭、保守的思想观念，坐等上门、被动服务的方式以及注重形式、满足于老套路的做法进行了挑战，敢于用现代化管理技术替代传统落后的做法。实现了档案数字化后可开展全方位、多角度检索，大大提高了查全率、查准率以及检索速度，特别是对查阅档案要素掌握不多的利用者，更是增加了希望和满意度。我们还应用网络技术开展了档案信息的上网服务，在市政务信息网上制作主页，专门为党委、政府中心工作需要提供档案服务专题栏目，公布开放档案目录，还为政府工作需要提供了法律规范、现行文件查阅，使档案馆的开发利用由被动转为主动。现在，市领导及市级机关上网单位都能看到市档案馆提供的服务信息，市政府《政务信息》专门登载了档案信息上网服务的消息。2002年3月我们建立全省首家“党政文件查阅中心”。我们将市直机关各部门和部分事业单位的现行文件集中起来向外提供利用，目前“文件中心”共收有83多个部门14960多只文件、600多册资料。还建立了建国以来全国人大、国务院颁布的法律、法规文件和地方性法规、政府规章的数据库，我们在档案馆、市便民中心和“绍兴档案信息网”三个窗口为群众提供服务，经过近一年的运行，截至12月底，文件中心共接待利用1778 人次，调阅文件3958件次，复制6265件次，出具证明468张。同时，还受到了媒体的密切关注。《浙江日报》、《扬子晚报》、《绍兴日报》、《绍兴晚报》、浙江人民广播电台、绍兴人民广播电台都作专题报道，《中华秘书网》、《浙江在线》等网站和中央电视台、中央人民广播电台也做了报道。今年7月份，经省局推荐，我们作为全省唯一的典型就如何创新服务机制的工作经验在全国服务机制创新工作座谈会上进行介绍，得到了领导和与会人员的充分肯定。省政府办公厅还专门为此编发了题为《绍兴市建立党政文件查阅中心的做法及建议》的参阅件，《中国档案报》也转载了绍兴的经验。
　　 2.以库房温湿度控制为重点的档案保护工作上了一个新水平，确保了馆藏档案的完整与安全。
　　 在抓现代化管理中，我们将库房的安全管理纳入了现代化管理计划，并与绍兴文理学院联合研制开发成功库房自动化管理系统，较好地解决了手工和机械管理上存在的人为因素多、灵敏度不高及不能及时形象直观分析变化原因等不足，使档案馆库房温湿度得到有效控制，较好地解决了江南水乡高温高湿天气库房温湿度控制难的问题。自库房自动化管理系统投入使用以来，即使室外连续高温长达1-2个月，库内温湿度仍能达到设定的国家标准。另外，我们还采用红外线杀菌方法，严把进馆档案杀菌关，开展了照片档案的扫描和病档修复等现代化保护工作，确保了馆藏档案的完整与安全。
　　 3.信息资源的共享，使档案馆工作人员增强了全局意识，提高了办事效率。
　　 2003年春节后，我们局机关办公自动化系统正式进入运行，全局同志在一个新的工作环境中开展工作，办公自动化运行后，档案局（馆）每个终端每天都能获得来自内部各职能处室的信息，来自外部党委、政府、人大、政协及有关部门的信息，使局（馆）工作人员进入了信息的世界，开阔了眼界，了解了全局，增强了为全局工作服务的针对性、时效性。通过资源共享，为局（馆）内部处室之间、岗位之间相互利用积累的数据资料，了解工作进度情况等方面创造了便捷的条件。特别是通过我们自身在办公自动化情况下的工作实践，使我们大大掌握了对市级机关各部门的电子文件和电子档案管理工作指导的主动权。
　　 4.在全市档案馆出现了抓现代化管理的热潮。
　　 我馆的现代化管理工作得到全省档案系统的认可，尤其是本市所辖五个县（市）综合档案馆，争上游、奔一流的雄心壮志促使他们认定市馆做法，开展数字化、网络化建设。目前，五个县（市）档案馆都实现了计算机操作技术的全员培训，三个档案馆数据库升了级，四个档案馆争取了资金，添置了设备，建立了局域网，加快了档案数字化建设和办公自动化工作，促使档案馆工作由传统管理向现代化管理迈进。全市档案馆已配备电脑86台，服务器6台，有284万多条馆藏档案数据录入了计算机，接待利用窗口基本上都已开展了计算机检索服务。档案馆的优质、高效服务受到了众多利用者的感谢和好评。在建设现代化社会主义新绍兴中，全市档案馆正在以提高现代化管理水平的实际行动而努力，档案馆正在发挥其越来越重要的作用。
　　 以上是我们在开展档案现代化管理工作中的一些浅显做法，虽然作了一些探索，但离社会经济各项事业发展对档案工作的要求，与先进市（地）档案局（馆）相比还存在不小的差距，我们决心以全国档案馆工作会议为动力，按照王刚同志在全国档案局长馆长会议上的讲话要求，与时俱进，继续探索档案管理现代化，加快我市数字化档案馆和绍兴市公共档案信息中心建设的进程，全面完成档案工作“十五”现代化管理的目标，为再创绍兴档案工作新局面而努力奋斗。
　　
　　
　　
　　 二OO三年二月十八日