绍兴是一座历史悠久的文化古城，它的灿烂文化曾为多少文人墨客所倾倒，近几年，市委、市政府为配合建设“经济强市、文化名市、旅游大市”的大目标，开展了一系列具有重大纪念意义的活动。为了使这些重大活动在绍兴的现代发展史上留下足迹，绍兴市政府于1999年底出台了《绍兴市区重大活动档案管理办法》，使绍兴重大活动档案管理工作从此走上了规范之路。办法颁布二年多来，市档案局加大力度，围绕党委、政府中心工作积极开展了重大活动档案管理工作，尤其是在2001年，我们下大决心，经过多方努力，使这项工作初见成效。
　　 一、争取领导重视，变压力为动力。要做好档案工作，领导重视是关键，重大活动档案管理工作也不例外。前几年，重大活动档案的管理情况不太好，档案资料散失严重或不集中统一管理、收集不齐等情况时有发生，《绍兴市区重大活动档案管理办法》刚出台后，情况也不见好转。为了彻底改变这一状况，市档案局领导多方面做工作，争取市委、市政府领导对此项工作的重视。今年3月份市委、市府召开全市档案工作会议，市委副书记瞿素芬在会上作了重要讲话，她要求各有关部门和单位要“保证重大活动档案和重点档案收集规范及时，今后各新闻单位在参与重大活动宣传报道时要做到专题汇集，特别是广电部门，对重大活动要做到专卷拍摄，逐步积累，定期送交档案馆”。这一讲话给重大活动档案管理工作的顺利开展奠定了基础。之后，市档案局又以“加强档案工作为建设文化名市服务”为主要内容向市政协提交了提案，在提案中针对重大活动档案管理工作提出了一些要求和建议。经过各方面的努力，市委、市政府领导及市级机关各部门对档案工作更为重视，尤其对重大活动档案管理工作予以极大的关心和支持，今年开始，市委、市政府在主办重大活动时都能及时通知市档案局，并在组建筹备组时，把市档案局的领导列入其中，在组织上保证了重大活动档案管理工作的顺利展开。同时，市级机关有关部门也纷纷表示要积极配合市档案局搞好此项工作，市广电局领导还专程上门就如何做好广电系统的重大活动档案工作与市档案局领导进行了商讨。广大档案工作者把市委、市政府对档案工作的重视作为工作的动力，扎扎实实地做好重大活动档案管理工作。
　　 二、积极参与活动，变被动为主动。
　　 1、要做好重大活动档案管理工作，一定要提前介入。市档案局在每次重大活动举办之前，就向重大活动的主办和承办单位发了信息表和登记表，以便及时掌握情况。同时，我们还根据总体活动方案为每个具体活动制定了《档案工作方案》，并编入活动组委会的工作大纲，既对整个重大活动的档案工作进行指导，又提醒参与单位在思想上引起重视，在行动上赋予实施。今年，市档案局配合市委、市政府制定了详细的《北京·绍兴文化周档案工作方案》、《纪念鲁迅诞辰120周年档案工作方案》、《纪念辛亥革命90周年档案工作方案》、《中国绍兴黄酒节档案工作方案》等等，使具体操作的工作人员有据可依。在纪念鲁迅诞辰120周年活动开展之前，我们还专门召开了活动承办单位联系人和档案员会议，布置了有关档案工作任务，征求了意见，为活动结束之后档案材料及时、完整地收集打下了良好的基础。
　　 2、要做好重大活动档案管理工作，一定要积极参与。档案工作往往被人认为是事后工作，其实不然。要做好重大活动档案管理工作，不仅必须积极地参与到活动之中，了解活动的内容，掌握活动的全过程，而且对收集计划必须作提前安排，对收集内容作提前预测，才能做到收集及时、归档完整。市档案局的有关领导被列入重大活动领导小组成员之后，在召开的领导小组协调会议中，多次强调档案工作的重要性和必要性，并提出具体的要求和有关建议。同时，市档案局的领导在参与活动中能切身感受和体验整个活动的过程，加强了指导工作的及时性和针对性，如今年的“北京·绍兴文化周”活动，市档案局领导亲自到北京参与活动时就带回来了许多宝贵的资料和信息，既做了工作又进行了宣传。市档案局业务处室的同志作为工作人员也参与了每项活动，在活动过程中具体开展了档案的收集和指导工作，当场解答承办单位提出的业务问题，提高了工作效率。
　　 3、要做好重大活动档案管理工作，一定要及时监督。在每次重大活动即将结束之前，市档案局马上就组织监督指导处的同志对重大活动档案工作的总体情况进行调查摸底，并形成调查报告和档案目录，及时将有关情况向领导报告，将问题及时反馈给有关单位，要求他们进行整改。同时，督促各承办单位及时向市档案局送交档案，有效地避免了档案资料的散失。到目前为止，今年几项重大活动的档案已基本收集齐全，在市档案馆中专门设立了一个全宗进行保管。
　　 三、及时开发利用，变档案为资源。开发利用重大活动档案的价值，是我们开展重大活动档案管理工作的主要目的之一，也是我们开展此项工作取得成效的主要表现形式之一。如何开发利用，市档案局在这项工作上也作了一些尝试，一是想方设法争取部分编研经费，为编研工作的顺利开展铺平了道路；二是及时编辑反映活动整体情况的宣传刊物，如《北京·绍兴文化周》、《纪念鲁迅诞辰120周年》等，《中国绍兴黄酒节》也已审稿结束，交付印刷，受到了活动承办单位的广泛好评；三是进一步创造条件开展系列汇编，还将利用宣传阵地和“绍兴档案”网站举办一些专题展览，使重大活动档案的开发利用更加生动实在和富有成效。
　　 通过二年多的努力，我们在重大活动档案管理这项工作上尝到了甜头：第一，促使重大活动档案及时、系统、完整地收集。重大活动已基本改变了重大活动热闹，档案工作冷淡，重活动轻档案甚至造成档案散失的状况。同时，各承办单位送交档案的及时性和完整性也日渐提高，使整个重大活动档案管理工作走上了常规化轨道。第二，使档案部门的工作进一步贴近党委政府的中心工作，提高了档案工作的地位。通过做好这项工作，使市委、市政府领导对档案工作留下了更加深刻的印象，无论大事、小事，都要问问是否要让档案部门参与进来，使档案工作的地位日趋增强。第三，使原来按惯例沉睡在库房里的档案及时变成一种可利用的资源，起到促进各项工作，提高工作效率；宣扬地方历史文化，提高城市品位；作为历史沉淀，充实古城文化底蕴的作用。
　　 尽管我们在对市区重大活动档案管理做了大量的工作，但仍在起步之中，探索之中，还有许多等待解决的问题摆在我们面前，今后，我们还将及时总结经验，探索新的工作方法。通过档案工作者的努力，客观、完整地留住历史的足迹，留住绍兴灿烂的昨天，共创古城美好的未来。（原文刊登在《浙江档案》）