全省以案说法研讨会会议交流材料之二
　　
　　2001年，对于我们绍兴市档案局来说，是一个地地道道的执法年，范围之广、方法之新、效果之好，都是以往几年从未达到过的。“依法治档”已不是一句时髦的口号，而是体现在扎扎实实的行动和实实在在的效果上，执法工作真正成为我们促进档案事业发展的一个重要抓手。
　　 去年4月，市委董君舒书记批示，“档案事业需要各级领导关心、支持，为我市依法治档，促进档案工作再上新水平创造必要的条件。”市委瞿素芬副书记在市委、市政府召开的全市档案工作会议上，对依法治档提出明确要求，要求市档案局“对违反《档案法》的行为，要依法大胆查处，进行必要的曝光。”市委领导的支持鼓舞了我们开展档案执法工作的信心和勇气。一年多来，我们认真分析形势，周密制定计划，多管齐下，采取有力措施，先后组织对越城区机关、乡（镇）、街道，市直部分国有转制企业，市级机关、事业单位以及部分进馆企业的档案工作依法进行了执法检查，可以说是，规模大，声势大，影响大，成绩也大。
　　 一、具体做法
　　 （一）明确执法职能，突出主体地位
　　 为进一步搞好档案行政执法工作，根据我市现状，我们对有关问题进行了认真的研究和探讨。一是档案行政管理部门的职能内涵。《档案法》明确规定档案部门的职责是，主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其它组织的档案工作实行监督指导。从这个意义上说，档案行政执法就是档案行政管理部门执行、适用有关档案工作的法律、法规的活动。这表明：第一，档案行政管理部门是依法取得行政权的独立合法主体；第二，档案管理部门行政执法的依据是《档案法》等有关档案工作的法律、法规、规章；第三，档案行政部门的执法活动是依法对行政相对人行使权利、履行义务进行监督检查的行为。二是档案部门要不要邀请人大一起参与对机关、团体、企业事业单位的档案工作进行执法检查。我们认为，既然《档案法》明确赋予档案行政管理部门独立的行政执法权，档案部门就要依法行使职权。即对行政相对人的违法行为依法进行检查，依法进行通报，依法进行处罚。而人大执法监督的主要对象应该是行政执法主体，而不是行政相对人。就人大而言，执法监督检查的重点应是各级政府贯彻、执行档案法以及档案部门是否依法行政的情况。基于上述理由，我局在档案行政执法的实践中，突出档案行政管理部门的主体地位，依法独立行使行政权。同时，也积极主动地争取人大对各县（市）人民政府贯彻执行档案法的情况进行专项执法监督检查。事实证明，只有这样，依法治档才能真正上水平，档案行政部门才可能取得应有的地位。
　　 （二）夯实各项基础，营造良好氛围
　　 我们不但要敢于执法，更重要的还是善于执法，这是我们档案行政管理部门行使好行政执法权的核心问题。由于我们档案部门长期以来没有充分独立行使行政执法权，因此无论制度建设和执法环境，还是执法队伍的业务素质都存在着较大的差距和不足。根据这一现状，为使行政执法工作规范有序，既做到主体合法，程序合法，又做到适用法律规范，制发法律文书规范，我们首先高度重视相关制度的建设。去年以来我局先后印发了《绍兴市档案行政执法监督暂行办法》、《绍兴市档案行政执法重大案件备案暂行规定》、《绍兴市档案行政执法过错责任追究暂行办法》、《绍兴市档案行政执法案件档案管理暂行规定》等四个行政执法工作制度。其次，组织全体档案工作人员认真学习《档案法》等法律法规。为方便学习，促进工作，我们还专门编辑了《档案工作政策法规新编》等工具书，组织有关人员参加省档案局、市法制局举办的各种法制培训班，通过有关专业考试，领取执法资格证书。再次，请省档案局有关专家来绍与市、县（市）档案局两级执法人员一起研讨档案行政执法工作，联系具体实际，剖析典型案例，探讨有关业务问题，进行岗位练兵，以不断提高行政执法人员的业务水平，为顺利开展档案行政执法工作奠定良好的基础。此外，我们进一步加强档案法制宣传，并将重点放在领导干部身上，利用《档案法》颁布十四周年纪念日等时机，向全市副县（处）以上领导干部寄送《档案法》宣传小册子及《绍兴市委领导关于档案工作的重要批示、讲话》人手一册。今年是《档案法》颁布十五周年，我们已取得市委宣传部的支持，拟在9月邀请有关专家给市级机关副局以上领导干部进行《档案法》专题讲座，以营造依法治档的良好氛围。
　　 （三）克服畏难情绪，大胆依法治档
　　 我局在大规模开展档案行政执法前，也碰到了不少难题。譬如有的部门长期以来没有认真收集、整理本部门形成的档案，经我们提出后，仍然无动于衷，我们去执法灵不灵？有不少是权力部门，到这些部门去执法，万一得罪怎么办？碰到关系比较好的部门和老熟人、老朋友怎么办？诸如此类的问题，大家心里都没有底，针对这种情况，我们局里一班人进行具体问题具体商量解决。一是发动大家学习行政执法的相关知识。通过学习，大家清醒地认识到，《档案法》赋予我们职责，如果我们不去很好履行，就是行政不作为，是一种失职行为，从而使大家进一步树立起发展档案事业的强烈责任感和事业心。二是领导班子以身作则，依法大胆开展行政执法工作。对一些老大难单位进行检查时，局领导班子成员亲自带队，业务骨干积极参加，着重培养大家一种知难而上、严格执法、勇于执法的精神。三是科学地安排好各项工作。宁可多设想些困难和问题，以便及时采取必要的措施和对策，使档案行政执法工作开展既有力，又有效。事实证明，对绝大多数单位来说，我们原来的一些担心是不必要的，我们现在完全有信心说，档案执法是灵的，效果是好的，绝大多数被检查单位是配合支持的。
　　 二、主要特点
　　 （一）范围广。2001年的档案执法工作，范围广可以说是它的一个最大的特点，不仅检查的单位范围广，检查的内容也涉及方方面面。前几年，我们的执法工作都是以布置单位自查、协作组互查为主，档案局只是选择一些重点单位进行抽查，因此有一定的局限性。去年，我们改变了方式，全年共对212个单位进行了执法检查，几乎对市直的角角落落都查了一遍。我们每到一个单位，都能做到认真检查，仔细核对，不放过任何一个细小的环节，对被检单位的档案工作机构、保管条件、案卷质量、现代化管理等10个方面的依法实施情况进行全面检查。
　　 （二）方法新。在去年的执法检查工作中，我们采取了一套行之有效的全新方法。首先，在检查前，我们认真研究、正式发文，对执法检查工作进行全面、具体的部署，并借助档案协作组长的力量，分成若干组分头进行检查。在检查中，我们主要采取听汇报和实地查看相结合的方式，并由检查组主要负责人向被检单位反馈检查情况，当场填写《档案执法现场检查情况记录》，分别由检查人员和被检单位签名盖章，作为整改或处罚的依据。在检查结束后，组织各个检查组统一汇总、交流检查情况，再向市委、市政府分管领导和有关部门专题汇报。同时，向违法现象严重的单位发出《浙江省档案执法监督检查通知书》，责令其限期整改，对整改不力的，我们坚决依法处理。
　　 （三）力度大。去年的执法检查工作，我们一是组织了强有力的检查队伍，投入了大量的人力。从局长到一般工作人员，几乎每个人都参与了检查，检查人员目的明确，不怕苦不怕累，顶着七、八月的酷暑坚持检查。检查中，我们对有关单位共提出整改意见500多条，并向9个单位发出了《档案执法监督检查通知书》，责令限期整改。对违反《档案法》的单位盯住不放，对整改不力的绍兴日报社、市工科院等2个单位进行通报批评，并印发到市级各部门，引起很大的震动。目前这 9个单位已基本整改完毕。
　　 三、几点体会
　　 （一）以执法促宣传，档案宣传更有效。执法检查同时也是对档案工作的宣传，从某种意义上说，执法是一种最生动、最有效的一种法制宣传。一些本不怎么重视档案工作的单位，在接到执法检查通知后，非常重视，立即组织对档案工作进行查漏补缺。如市旅游局，多年来一直没有建立综合档案室，历年形成的文件材料得不到及时的收集、整理和归档。我局组织对其执法检查，并发出《档案执法监督检查通知书》，责令其限期整改。这下市旅游局重视了，局领导亲自登门向我局领导汇报档案工作情况，主动要求我局派员前去进行业务指导，并组织人员集中力量整改。最后，他们提前完成任务，并通过了市一级综合档案室的认定。执法检查中，我们也开展档案宣传，每到一个单位，我们就送上《档案法》和《市委领导关于档案工作的重要批示、讲话》等小册子，摆事实，讲道理。同时，我们把执法检查重点放在纠正一般违法行为上，使大家意识到如果平时对档案工作不重视，就有可能在不自觉中构成违反《档案法》，从而增强了有关单位和人员的档案法制观念。
　　 （二）以执法促指导，业务指导更主动。执法检查能及早发现一些问题，以利我们及时进行业务指导，增强工作的主动权。档案工作是一项系统工程，任何一方面出了差错都将影响到整个工作的好坏，而发现问题的最好方式就是深入实际，了解情况。在去年的执法检查中，我们就发现了不少隐藏于基层中的问题，如档案干部队伍不稳定，有的缺乏必要的业务素质；档案收集存在不少的漏洞，特别是特种载体档案的收集、整理工作明显滞后；一些单位档案集中统一管理观念淡薄，致使档案的安全保管和完整性受到影响；档案保管设备、设施存在不少隐患；档案现代化管理工作进展缓慢等等。这些问题的及时发现，既能使我们将问题解决于萌芽之中，又能使我们的指导工作更具针对性，更加贴近实际。一些单位感触地说，档案工作要是年年这样抓，不愁不上新水平。
　　 （三）以执法促自身，自身建设更完善。执法检查还有利于我们对自身工作进行查漏补缺。去年的执法检查也暴露了我们自己没有意识到的一些问题，如随着我市档案事业的发展，我们有不少工作已跟不上时代发展的步伐；档案干部队伍的思想观念、业务素质与新形势、新任务还不相适应；一些业务规范、制度已经明显滞后，如市级综合档案室认定标准和档案接收标准亟待修改；进馆单位的名单需作必要的调整；档案信息化建设形势逼人，电子文件、电子档案管理需要紧紧跟上；机构改革后，新上岗档案人员急需培训等等。因此我们在安排今年工作时就努力加强了这方面的工作。
　　 以上是我们的一些粗浅想法，就行政执法工作而言，我们还有许多没有经历或不熟悉的地方。今后我们将一如既往继续加强档案行政执法工作，促使档案工作领域真正形成“有法可依、有法必依、执法必严、违法必究”的局面。
　　
　　
　　
　　 绍兴市档案局
　　 2002年7月22日