全省档案工作服务创新座谈会经验交流材料
　　
　　为树立政府机关良好社会形象，发挥政府文件在改革、发展、稳定中的特殊作用，发挥现行文件和馆藏档案为现实服务的作用，绍兴市档案局（馆）根据国家和省档案局的工作要求，自去年3月市本级建立了全省第一个专门向社会提供非涉密“红头文件”的党政文件查阅中心后，由于我市档案系统上下认识比较一致，工作比较努力，已建立县（区）文件中心二个，镇文件中心一个，经“两办”批转发文正在筹办的有二个，争取到年底县（市）档案部门建立文件中心达到“满堂红”。经过一年多时间的实践，我们认为，档案部门创新服务机制、建立文件中心的效果是好的。如我市本级文件中心，截止2003年3月底中心窗口接待查阅者共计2368人次，超过前4年接待利用人次的总和，档案信息网上浏览共达35000多人次。通过“红头文件”的开放，拉近了政府与百姓的距离，扩大了档案馆的社会影响，激活了沉寂的档案信息资源。现将我市建立文件中心的有关情况向大家汇报如下：
　　 一、具体做法
　　 1、以加强资源建设为根本，实现“两个突破”。
　　 建立文件中心以来，我们充分运用档案协作组这一网络，实行单位随时抄送与协作组分片包干、定期收集相结合的办法来保证现行文件归集的完整齐全，在这一基础上再实现档案接收的两个“突破”。即突破市级档案馆接收档案20年的规定，扩大接收范围，向老百姓提供维权的政策性依据；突破传统档案接收制度，将与老百姓息息相关的档案尽最大可能集中到档案馆来，为老百姓直接提供查阅利用。
　　 ——提前接收重要部门的档案。到2003年3月底，市档案馆将市委办、市纪委、市委宣传部，市府办、市劳动局等单位档案提前进馆，使得原来的馆藏（市档案馆大批档案接到1989年）、现行文件（1996-2003）和提前接收的档案以及今年新接收的文件（1990-1995）在时间上不再有空挡，如，私房政策、房改政策、土地征用政策、提前退休政策等等在上述档案、文件中都可以全面反映，极大地提高了接待利用的查全率，也提高了群众到档案馆来查阅文件、档案的满意度。
　　 ——接收房产档案。2002年接收了解放初期绍兴市区所有的房产纳税档案、城郊诸乡镇的房屋土地所有权存根，填补了馆藏没有房产档案的空白。这些档案进馆并向社会开放，引来了大批利用者，正好满足了绍兴旧城改造、城中村改造过程中许多单位和个人的查档要求，到2003年3月止，通过查阅这些档案为400多住户落实了2560余平方米的私房政策，为绍兴的社会稳定和城市化推进做出了特殊的贡献。
　　 ——接收婚姻档案。按婚姻登记材料积累、归档与移交的一般规律，市级档案馆是不接收婚姻登记档案的（涉外婚姻档案除外）。但我局为了给老百姓提供最大的方便，抓住了行政区域变动和机构撤并等有利时机，接收了所有市区的婚姻登记档案，到2003年3月止，馆藏婚姻登记档案已达2600卷（盒），集中了近14万对夫妻的结（离）婚材料，并将越城区法院的离婚诉讼档案条目5668条复制到市档案馆，建成了绍兴市区大婚姻档案库。婚姻档案的集中，极大地方便了社会各界的查阅，为群众户口迁移、出国签证、外出打工、房屋转让、处理债权债务等提供了直接证据，起到了服务百姓、稳定社会、繁荣经济的作用。
　　 2、以“三个代表”重要思想为指导，做到“三个服务”。
　　 建立文件中心关键是如何贯彻“三个代表”的重要思想、搞好服务机制创新，这也是我们档案系统办好文件中心的宗旨和出发点。我们以窗口服务、便民服务、网上服务为依托，运用三种基本方式服务于经济、服务于百姓、服务于社会。
　　 ——实行开放式服务。文件中心一改以往档案深藏库房的做法，对“红头文件”实行开架式阅览。收集的文件复制一式两套，便民中心窗口和市档案馆窗口各一套。文件目录复制一式三套，便民中心、档案馆查阅窗口各一套，另外还制成电子版本供网上检索、查阅。文件中心还通过各种途径公开文件中心指南，服务细则等。这种开放式服务最大的好处是让市民与“红头文件”真正做到“亲密接触”，打破了“红头文件”的神秘感，充分发挥了文件的应有作用，使社会各界对政府产生了一种亲切感。尤其是许多群众看到自己以前不敢想象的文件，心情非常激动。一位来自袍江工业区斗门镇的农民金根龙两次来中心查阅文件，感到档案馆开放“红头文件”是件了不起的事情。他激动地说，这是（我国）政治民主的一种充分体现，是政府尊重民主权利的一种充分体现。
　　 ——实行承诺服务。文件中心承诺服务时限，来人、来电当场办理，来函或网上留言一般7日内给予答复；承诺服务态度，做到领导与群众一样态度、生人与熟人一样对待、忙时与闲时一样周到、单位与个人一样欢迎、查阅与咨询一样细致、来人与来（函）电一样受理、人在与人走一样答复；承诺服务质量，凡中心收集范围内的“红头文件”一定给予查全、查准，中心内一时还没有的，在不违反保密原则和征求文件制发或转发单位同意的前提下，也给予代为查阅；承诺服务范围，向文件制发单位或转发单位承诺，涉密文件不公开，不利于社会稳定的文件不公开，共同承担做好政策的宣传、教育工作；承诺规范收费，在文件中心上墙和上网公布收费规定，严格按规定费。承诺服务最大的好处是能及时给群众一个明白，减少了上访，促进了社会的稳定。
　　 ——实行主动服务。文件中心改变以往档案馆坐等上门的老套套。自成立伊始，就主动与市长热线受理中心、信访局、绍兴市人民广播电台市民热线联系，愿意为他们在解决市民问题时提供政策依据。主动与劳动、人事、房改、土管、工商等部门联系，向他们反馈有关信息动向；主动与市律师协会联系，给他们提供跨系统、跨地区的代查阅服务。据统计，10个月中，市区及外地就有48个律师事务所、50位律师到中心查阅文件，中心在他们的代理事务中发挥了特殊的作用。如浙江民伸律师事务所沈达雄律师在文件中心查阅文件后留言：“公开查阅，是律师福音，大大便利律师调查取证。”文件中心还深入到非公有制企业调查，研究私营企业对“红头文件”的需求，目前文件中心正在筹划如何为私营企业提供“红头文件”，与其他政府部门共同营造一个良好的非公有制经济组织发展的环境。
　　 3、以服务中心、服务于大局为基本点，搞好“四个结合”
　　 我们在建立文件中心的过程中，始终能从当地的具体社情出发，从自身的工作实际出发，以服务中心、服务大局为基本点，搞好“四个结合”。
　　 ——文件利用与档案利用相结合做到资源共享。一开始我们为了节约资金和场地、方便管理，把文件中心和档案阅览室并在一起，事后却发现这样做有很多好处。一是可以缓解档案部门人手少、经费困难的矛盾，少花钱多办事。二是使群众查阅利用更方便，查档案与查文件在同一地点，不用东奔西走，省时省力。三是相互影响强化宣传效应，提高文件中心和档案利用的知名度，更有利于各项工作顺利开展。事后我们发现，作为一个普通老百姓他根本没有什么文件与档案的概念之分，这样做很受群众欢迎。
　　 ——文档查阅与科普宣传相结合做到有求必应。为充分发挥文件中心的作用，进一步满足群众新的需求，我们又根据实际情况，增加一些我们档案部门力所能及的新项目、新内容。如越城区皋埠镇在建立文件中心时，不但考虑到老百姓一般的政策性、公益性文件、档案的需求，还考虑到地处农村，农民对农业科技知识的需求，因此，又从农业部门收集了各种农技科普资料和有关农业生产的新品种、新农机、新肥药、新栽培等实用技术知识，还运用网络设备，与“绍兴数字农业”的“农技110”实施联接，农民随时可以上网进行农技咨询，帮助他们及时了解农技新动态和农副产品的销售形势，为农民提供实时产销服务。
　　 ——查阅接待与政策咨询相结合做到尽心尽职。文件中心提供查阅服务，绝不只是简单地查文件、出证明。根据我们平时掌握的情况，大约有10%左右的群众是从市长热线或信访局转来的，他们不但要查阅文件，而且很想了解相关政策，还有不少群众带着情绪来文件中心，查了文件，还想继续去上访。在这种情况下，如何把握好大局，从维护社会稳定出发，在耐心细致地做好政策咨询的同时还要比较策略地做好思想工作，通过良好的服务，使他们的问题尽可能得到合理的解决，并且帮助他们打消上访的念头，这不光是对我们文件中心工作人员综合素质的严重挑战，也是我们能否办好文件中心的关键所在，当然也是考验我们是否真正为人民服务的一块试金石。2002年5月，文件中心就妥善地化解了原住绍钢厂非成套房中的100多位职工准备上访的事件。
　　 ——横向拓展与纵向延伸相结合做到全面发展。创办文件中心是我们档案部门进行服务机制创新的重头戏，需要全心投入，但大家都没有现成的经验，所以，这就要求我们档案部门的同志满腔热情地去试，不畏艰难地去闯。正是基于这样的考虑，我们绍兴一面要求各县（市）档案部门坚决按照上级档案部门的指示办，都要建立文件中心，实现市（地）范围内“满堂红”；另一方面积极探索创办各种形式的文件中心，如镇（乡）文件中心和社区文件中心等等。力争在较短的时间内，把我们档案部门兴办文件中心、创新服务机制搞得红红火火。
　　 二、主要效果
　　 1、文件中心是党委、政府加强与人民群众联系的桥梁和纽带。为老百姓提供“红头文件”，有利于群众了解政策、理解政策到支持政策的落实；有利于政府职能转变，以适应建立透明政府，法制政府的需要；有利于促进政府工作作风转变和政府工作效率的提高；有利于配合各部门进一步做好政策法规咨询服务工作，保障社会稳定。文件中心近十个月的实践证明，最欢迎的是普通百姓，受益最大的也是普通百姓。据统计，到文件中心查文件的95%是个人，问题集中在房屋拆迁、商品房投诉、下岗安置费用、土地征用补偿、困难职工补助、养老保险、民主人士落实政策，以及了解有关劳动、人事、户籍政策等。许多群众带着困难和问题到中心，得到了良好的服务后千恩万谢离开中心。如有一位原市饮食服务公司的退休干部，在中心查阅文件后留言：“这是件大好事，它可以化解很多不必要的矛盾，密切政府和人民（群众）的关系；办事人员认真、热情、负责（的服务态度），使我们又看到了党的优良传统。
　　 2、文件中心是塑造地方政府形象推介地方投资环境的良好载体。据文件中心查阅台帐的不完全统计，到文件中心了解绍兴投资环境的就有59批次，他们有来自省内各地的，还有来自北京、上海、福建、江西、安徽、河南、香港等地，他们通过文件中心主要了解有关土地、环境、价格、税收等政策措施，还有投资办学、重点工程的优惠条件，以及有关信息产业、医药管理、市场招标等相应规定。他们的目的是想在绍兴投项目、办企业、建学校，有的是想在绍兴成立中介组织，还有不少是来中心了解在绍有关企业的资信情况。中心一一做好服务工作，使他们乘兴而来，满意而归，为绍兴的跨越式发展充分发挥中心应有的作用。社会各界对文件中心的满意度是比较高的，有位香港客人在档案信息网上两次留言表示感谢。
　　 3、文件中心是档案部门贯彻“三个代表”重要思想，搞好服务机制创新的突破口。2002年12月28日，中办主任王刚同志在全国档案局长馆长会议上总结了13年来的“六个必须坚持”是档案工作取得明显进展的原因。特别强调了创新是档案事业保持活力的源泉。档案部门应该根据新形势下产生的新档案主体、新的档案利用群组、新的档案利用方向，确定新的服务领域、服务重点，推出新的服务方式、新的服务渠道、服务产品。从文件中心实践看，建立文件中心无疑是一种档案服务机制创新的好载体。绍兴市档案局（馆）的做法在社会上获得了群众支持，许多人在查了文件后纷纷留言，肯定做法，提出建议。省府办专门为此发了参阅件，中央电视台、浙江日报、《扬子晚报》等许多媒体报道对此进行报道。档案系统内部更是参观者络绎不绝，国家档案局和来自全国各地的30多批同行来文件中心参观指导。2002年 ７月，绍兴市档案局还代表全省档案系统在全国档案服务机制创新座谈会上介绍了经验。
　　 三、几点启示
　　 1、争取党委、政府重视是关键。在现行体制下，要做好任何一样工作，都离不开党委、政府领导的重视和支持，尤其是我们档案部门，建立文件中心也不例外，在某种意义上说，恐怕更富有现实意义。因此，我们争取党委、政府领导的重视要一不怕繁，二不怕难，三不怕挨批评。既要有理有节，又要理直气壮。
　　 2、多收文件、搞好服务是根本。要办好文件中心，保证有数量充足的文件、资料，提供高质量的服务是基础，而且必须是社会各界都用得着的文件资料和老百姓实实在在能感受到的良好服务，这就在客观上要求我们档案部门必须采取扎实的措施千方百计地多收文件、资料，以高素质的窗口人员和严格的管理制度来确保向群众提供优良的服务。
　　 3、提高地位、发展事业是目的。通过一年多来的实践，我们深切地感到档案部门办文件中心与不办文件中心大不一样，它不光为我们做好工作提供了一个宽广的舞台，而且是我们档案部门提高自身地位和进一步发展档案事业的良好载体，搞好了它可以强有力地推动各项工作顺利的开展。为此，千万不能把建立文件中心当做包袱来对待，而应该把它看成是档案事业的一个有机的组成部份。
　　 同志们，档案部门向人民群众提供现行“红头文件”服务，是新形势下档案工作者认真贯彻江泽民同志“三个代表”重要思想的自觉行动，但还有许多值得改进和不断提高之处，我们要以江泽民同志“做好档案工作，为建设有中国特色社会主义事业服务”的题词为指导，坚持服务机制创新，与时俱进，开拓创新，不断探索档案工作发展的新路子，为实现我市全面建设小康社会的奋斗目标而做好各项服务工作。
　　
　　
　　 2003年6月