绍兴是国务院首批公布的二十四个历史文化名城之一，属于典型的江南水乡旅游城市，并以桥乡、酒乡、书乡、名士之乡著称于世。绍兴市档案馆（前身为绍兴地区档案馆）成立于1979年3月，1998年9月晋升省一级馆，档案馆面貌发生了深刻的变化。近年来我们紧紧围绕党委政府中心工作，在狠抓基础业务建设的同时，坚持以档案现代化管理为突破口，以为社会群众提供优质服务为切入点，积极探索档案馆现代化管理的新路子，取得了显著的成绩。
　　 一、基本做法
　　 1、统一认识，加强领导
　　 我局（馆）的现代化管理工作起步于1995年。我们在制订全市档案事业发展“九五”计划时，就提出了“八五打基础，九五上水平”的口号，并把档案的现代化管理工作作为上水平的突破口列入“九五”计划的主要内容。1996年制订《绍兴市档案局（馆）现代化管理“九五”计划》，这在全省是第一家。在市档案馆晋升省二级、省一级工作中，有计划、有步骤地实施现代化管理工作，分阶段逐步配备现代化管理设施。在全国、全省档案科教会议以后，特别是1999年2月省档案局确定在我局（馆）开展现代化管理试点以后，我们更加坚定了搞好现代化管理的信心和决心，加快了现代化建设的步伐。为消除局（馆）干部中的一些消极、畏难情绪，局领导班子多次召开会议，从四个方面进一步统一大家的认识：一是搞好档案现代化管理是加快建设现代化新绍兴的要求，是绍兴市率先实现现代化目标的内容之一；二是转变观念，加强服务，树立档案部门新形象的需要；三是营造新优势，促进档案事业新发展的需要；四是我们档案干部提高自身业务素质，适应新形势，迎接新挑战的迫切要求。正是在统一认识的基础上，局（馆）领导班子和全体干部对加强档案现代化管理产生了强烈的历史责任感和紧迫感。为了保证档案现代化管理工作的顺利开展，我们成立了局（馆）长任组长的有职能处室负责人和计算机专业技术人员参加的现代化管理领导小组，档案现代化管理工作成为我局（馆）的一项重要工作。
　　 2、软硬件建设双管齐下
　　 一是积极争取资金，解决必需的设备、设施。几年来，我们积极争取市委、市政府的重视和支持，先后投入66.6万元经费用于配置各类现代化管理设备、设施。
　　 二是组织全员培训，以现代化知识武装局（馆）全体干部。1996和2002年，我们两次招录了两名计算机专业本科毕业生，充实到技术处，加强档案现代化工作，并逐渐形成了年轻同志为主的计算机骨干力量。同时，陆续组织局（馆）全体干部参加计算机应用能力培训。此外，我们还先后组织去上海、福建、杭州、无锡、萧山等省内外先进地区、单位学习取经。
　　 3、大胆探索，勇于创新
　　 我局（馆）的现代化管理起步于1996年，在档案馆晋升省三、二级馆活动中先后配备了七台电脑，并逐步开展数据录入工作。在1998年晋升省一级馆过程中，进行了积极的探索，与绍兴文理学院联合研制成功集库房温湿度控制、防火、防盗、电视监控、用电安全检测和电话报警于一体的档案库房自动化管理系统，并作为科研项目通过省级鉴定。年度录入文件级条目10万多条。1999年以后，在承担全省档案现代化管理试点工作中，我们不怕失败，大胆探索，勇于实践，主要做好了以下二方面的工作：一是建网（建立局域网）上网（上政务信息网），积极将档案信息资源开发与计算机网络技术有机结合，达到办公和资源共享的目的。同时将本局（馆）的内部局域网与绍兴市政务信息网联网，并设立网点，建立主页，实现与政府各部门网上信息交流与共享。二是设计形成新软件，基本实现了档案数字化、办公自动化和库房管理现代化。我们在北京量子公司的技术协作下，通过反复实践修改，终于设计形成了适合市（地）、县档案局（馆）工作需要的新软件。其总体结构由三方面内容构成：（1）档案数字化。由案卷级档案库、文件级档案库、开放档案库、特种载体档案库、专题目录库、资料目录库及目录中心七个方面内容构成，可对档案实现目录和全文检索。（2）办公自动化。包括文件收文处理、发文处理，并结合各处室工作职责设计了由职称管理、财产管理、综合档案室管理、全宗管理、接收管理等21个业务数据系统。（3）档案库房综合监控管理。主要有库房温湿度调节、记录、分析的自动化管理，防火、防盗的自动报警、自动记录，安全用电的自动控制。
　　 2001年以来，我们把档案管理现代化的目标锁定在整体推进上。一是着手筹建网上数字化档案馆（即绍兴市公共档案信息中心），积极制订方案，落实措施，把重点放在建设好档案数据库上。购买了新的服务器，把现有数据库升级成SQl2000大型数据库，并加快档案数据录入、有关资料扫描和刻录的进度，到2002年11月30日止，共完成267个全宗近100万条文件级条目，基本完成了档案馆馆藏档案的数字化工作。为确保数据库数据的质量和安全，我们还加强了对录入工作的检查,把数据差错率控制在最低范围，并对所有数据进行脱机备份，进馆保存。二是我们与所属五县（市）联合在因特网上建立了“绍兴档案信息网”，有效地使全市档案工作与信息化接轨。我们在网上开辟了档案馆的一般栏目以外，还设立了具有绍兴特色的专栏，共计达二十一个栏目，到11月30日止，已有2.4万多人次浏览此网站。对政府内网中的“档案网站”进行了全面改版，使网站常办常新，颇具特色。三是为了配合我市重大活动档案的接收征集，我们与绍兴龙山交大软件公司一同合作研制了电视视频自动采集系统，把视频信号转换成计算机和DVD均能识别的文件格式，再刻录成光盘来管理，使我市重大活动视频信息能通过优质、低廉的途径及时保存下来，具有通用性强和操作方便等优点。
　　 4、科研领先，相互促进
　　 近年来，我们为了进一步推进我馆的档案管理现代化水平，还狠抓了档案科研工作。在98年与绍兴文理学院联合研制开发的《档案库房自动化综合监控系统》，采用计算机对档案库房进行自动化全面综合监控，实现自动采集数据，具有温湿度检测与控制、火警报警、盗警报警、用电安全检测、电话自动报警、电视监控等六大功能，99年通过省级鉴定。近两年来，我们高度重视科研工作，对搞好档案科研工作的紧迫感和内驱力大大增强，形成了良好的发展势头，效果比较明显。2002年6月份，“量绍档案综合信息管理软件开发”项目通过验收，得到了与会省、市专家的好评。我局的“基于Web动态档案信息平台的研发”被列入市科委2002年科技项目计划，预计可在2003年3月前通过验收。
　　 5.加强了电子文件和电子档案的管理。我们针对党政机关办公自动化程度日益提高的实际，较早地关注了机关电子文件和电子档案产生的基本情况，及早介入，掌握主动。一是2001年组织起草了《绍兴市机关电子文件归档管理暂行规定》，由市委、市政府“两办”印发全市贯彻执行，为使我市机关电子文件归档管理工作的规范化、制度化奠定了一个良好的基础。与此同时，对《绍兴市机关、团体、事业单位档案工作目标管理认定办法》中的档案管理现代化部份，作了较大的修正，增加了有关电子文件归档、计算机管理、库房的现代化等新的内容。二是积极稳妥地推行立卷改革，做到统一培训、统一软件、统一考评，目前，市本级使用量子档案管理软件的单位已有60多家，机关部门档案管理员基本已普遍进行一次计算机软件知识培训，文书立卷改革发展态势良好。三是与市政府信息处取得一致意见，在市本级实施机关办公自动化过程中，各机关的档案管理软件部份由我局提出业务方面的原则意见并进行开发，2003年准备在此基础上，就建立绍兴市公共档案信息中心向市科技局申报立项。
　　 二、主要成绩
　　 1.实施了档案利用手段上的变革，促进了馆藏档案信息资源的开发利用，树立了档案馆对外服务的新形象。通过抓档案现代化管理工作，局（馆）干部树立了依靠科技发展档案事业的新思想，对封闭、保守的思想观念，坐等上门、被动服务的方式以及注重形式、满足于老套路的做法进行了挑战，敢于用现代化管理技术替代传统落后的做法。在基本实现馆藏档案数字化的前提下，档案利用开展全方位、多角度检索，大大提高了查全率、查准率以及检索速度，特别是对档案要素掌握不多的利用者，更是增加了希望和满意度。我们还应用网络技术开展了档案信息的网上服务，依法实行开放档案目录的公布，为政府工作需要提供了法律规范、档案馆编研成果等，还为党委政府的中心工作提供档案服务专题栏目，使档案馆的开发利用由被动转为主动。现在，市领导及市级机关上网单位都能看到市档案馆提供的服务信息，市政府《政务信息》专门登载了档案信息上网服务的消息。2002年我们依托档案馆，建立全省首家“文件中心”。我们将市直机关各部门和部分事业单位的现行文件集中起来实行开放服务，目前“文件中心”共收有83个部门14960只文件、600多册资料；还建立了建国以来全国人大、国务院颁布的法律、法规文件和地方性法规、政府规章的数据库。在档案馆、市便民中心和“绍兴档案信息网”三个窗口运用现化管理技术为群众提供服务，截至12月底，文件中心共接待1778 人次，调阅文件3958件次，复制6265件次，出具证明468张。此举受到了媒体的密切关注。《浙江日报》、《扬子晚报》、《绍兴日报》、《绍兴晚报》、浙江人民广播电台、绍兴人民广播电台都作专题报道，《中华秘书网》、《浙江在线》等网站和中央电视台、中央人民广播电台也做了报道。今年7月份，经省局推荐，我们作为全省唯一的典型在全国服务机制创新工作座谈会上进行了介绍。省政府办公厅还专门为此编发了题为《绍兴市建立党政文件查阅中心的做法及建议》的参阅件，《中国档案报》也转载了绍兴的经验。
　　 2、以库房温湿度控制为重点的档案保护工作上了一个新水平， 确保了馆藏档案的完整与安全。在抓现代化管理中，我们将库房的安全管理纳入了现代化管理计划，并与绍兴文理学院联合研制开发成功库房自动化管理系统，较好地解决了手工和机械管理上存在的人为因素多、灵敏度不高及不能及时形象直观地分析变化原因等不足，使档案馆库房温湿度得到有效控制，较好地解决了江南水乡高温高湿天气库房温湿度控制难的问题。自库房自动化管理系统投入使用以来，即使室外连续高温长达1-2个月，库内温湿度仍能达到设定的国家标准。另外，我们还采用红外线杀菌方法，严把进馆档案杀菌关，开展了照片档案的扫描和病档修复等现代化保护工作，确保了馆藏档案的完整与安全。
　　 3、信息资源共享，使档案馆工作人员增强了全局意识，提高了办事效率。联网后，档案局（馆）每个终端每天都能获得来自内部各职能处室的信息，来自外部党委、政府、人大、政协及有关部门的信息，使局（馆）工作人员能及时掌握各方面的信息，真正做到开阔眼界、把握全局，增强了为中心工作服务的针对性、时效性。通过资源共享，为局（馆）内部处室之间、岗位之间相互利用积累的数据资料，了解工作进度情况等方面创造了便捷的条件。现在局（馆）领导要了解工作情况，即使处室负责人外出也没有关系，便能了解所需情况，还可以方便地复制和打印。若需要了解外部情况，譬如重点工程项目情况，只要通过市计委主页，就能及时进行重点工程项目档案情况的监管等。非常方便，大大提高了局（馆）的工作效率。
　　 4、起到了示范引路作用，使全市档案馆出现了抓现代化管理的热潮。我馆的现代化管理工作得到全省档案系统的认可，尤其是本市所辖五个县（市）综合档案馆，争上游、奔一流的雄心壮志促使他们认定市馆做法，开展数字化、网络化建设。目前，五个县（市）档案馆都实现了计算机操作技术的全员培训，三个档案馆数据库升了级，四个档案馆争取了资金，添置了设备，建立了局域网，加快了档案数字化建设和办公自动化工作，促使档案馆工作由传统管理向现代化管理迈进。全市档案馆已配备电脑86台，服务器6台，馆藏档案数据录入已达284万多条，接待利用窗口基本上都开展了计算机检索服务，档案馆的优质、高效服务受到了众多利用者的感谢和好评。目前，全市各级档案馆正在以实际行动不断提高现代化管理水平，在建设现代化新绍兴中发挥其越来越重要的作用。
　　 以上是我们在开展档案现代化管理工作中的一些粗浅做法，虽然作了一些探索，但离社会经济各项事业发展对档案工作的要求，与先进市（地）档案局（馆）相比还存在不小的差距，我们决心以全国档案馆工作会议为动力，贯彻王刚同志在全国档案局长馆长会议上的讲话精神，与时俱进，继续探索档案管理现代化，加快我市数字化档案馆和绍兴市公共档案信息中心建设的进程，全面完成档案管理现代化工作的各项任务，为再创绍兴档案工作新局面而努力奋斗。
　　
　　
　　
　　 二OO三年一月十八日