嵊州市档案局 王忠校 王光辉

档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的多种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它是一种重要的智力资源。在以决策为导向的知识经济时代，作为记忆的具体形式和物质载体，档案承载着巨大的信息资源，在知识性和技术性方面推动着生产力的发展和社会的进步，起到了不可替代的作用。如何整合档案资源，使其"认识和改造客观世界及主观世界的一种智力积累和智力储存"实实在在发挥它应有价值，这是本文所要探讨的。

一、我市档案资源现状

1、市档案馆。嵊州市档案馆，为地方性综合档案馆，是保管全市各级各类档案的基地，也是科学研究和各方面利用档案的中心。目前共保存着278全宗(单位)，近11万卷档案，1万余册资料，4千多张照片及部份实物。在这些档案中有清朝历史档案、民国历史档案、革命历史档案及建国后档案。其中建国后档案是馆藏档案的主体，其数量大、种类多。包括文书档案、科技档案及专门档案。这些档案较为完整、真实地记录了嵊州市党政机关和各部门、团体等职能活动的历史面貌，反映了全市政治经济生活、经济建设、文化事业和社会各方面活动的面貌。这些宝贵的文化遗产资源，不仅是历史的见证，而且产生了不可估量的社会效益和巨大的经济效益。

2、机关、团体、企事业单位综合档案室。目前，嵊州市各级机关、团体、企事业单位保管着数量庞大的各种各类档案。除党政管理类档案外，还有大量的专门档案，如组织档案、人事档案、城建档案、土管档案、案件档案、审计档案、工商档案、教学档案、房产档案、统计档案、会计档案等等。单就组织、土管、房产、城建档案，数量就近20万卷（册）。这些档案既是档案馆馆藏档案资源的来源，同时又是档案馆馆藏档案资源的补充，特别是其中那些专业档案，数量大、专业性强、利用率高。

二、我市档案管理体制现状

1、市档案局为地方人民政府主管本行政区域内的档案事业的档案行政管理部门,对本行政区域内的机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作实行监督指导。在整个档案事业发展中起着决策、规划、组织、协调、监督、指导和检查的作用。

2、市档案馆是永久保存国家所有的各类重要档案并提供档案为社会服务的文化事业职能机构，由档案行政管理部门--------市档案局归口管理。是我国档案工作组织体系中的主要业务系统，是档案事业的主体。

3、专业档案馆（室）是由主管部门归口管理的单一档案馆（室），如城建档案室归市建设局管理。

4、机关、团体、企事业单位和其他组织的档案室是各个独立单位集中统一管理本单位档案的内部组织机构，接受档案行政管理部门对其档案工作的监督和指导，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导，并按规定向市档案馆移交档案。

三、档案资源利用中存在的问题

1、档案资源分散。市综合档案馆虽然为保管全市各级各类档案的基地和科学研究及各方面利用档案的中心，但由于历史和体制及移交模式等诸多原因，馆藏档案中绝大部分为党政管理档案，门类不齐，载体单一。而许多专业性强的专门档案(如城建、房地产、土管、组织等档案)却几乎没有进馆，而是分散在多个部门、多处地方保管,造成档案资源的分散。

2、档案资源不能共享。共享性是信息的特征之一，通过共享，档案资源才能得到最大限度的开发利用。从经济学角度看，扩大档案的利用价值，其保存的成本才会下降，才能形成档案信息资源的良性循环。由于综合档案馆馆藏档案资源来源于基层档案室，目前的收集、移交模式又趋落后、保守，导致向综合档案馆移交档案的机关、团体、企事业单位在移交档案的门类上非常狭窄，主要集中在党政管理类档案上(注：习惯上称文书档案)，使得综合档案馆的馆藏档案资源日渐暴露出其单一性、重复性、狭窄性，开发利用工作受到很大限制。相反，分散在多个部门、多头管理的那些档案资源，由于管理范围和服务对象的不同，信息的公开程度低，处于较为封闭、闲置的状态，在共享性上与资源的集聚、信息的流动的现代管理理念很不一致。

3、档案资源利用率不高。由于馆藏档案门类不齐、载体单一，在利用档案资源提供服务利用中利用率不高，以市档案馆统计,1999----2003五年中共接待利用4683人次，9304卷次，平均每年936.6人次，1860.8卷次。这与综合档案馆的主体地位，以及它的社会性、服务性、开放性要求很不相称。而保存在基层档案室的各类档案，由于它与综合档案馆的时效性①开放性②不一致，主要是为本单位的现实工作、生产、科研等服务，因此，在档案资源开发利用的广度、深度上也受到一定制约。

四、"大档案"建设的必要性

随着现代化建设和城市化进程的加快，档案管理任务日益繁重，各种各类档案迅速增加，社会各界对档案的利用和需求越来越多，要求越来越高。而传统的档案管理体制，使一个地区的档案资源，分散在多个部门、多处地方进行保管，很难为党和政府及社会各界提供快捷、准确的服务，满足其对档案资源的需求。由于资源的分散，造成资源的不能共享，也进而造成资源的浪费。因此，我们应该根据社会信息化的发展趋向及其要求，树立"大档案"的理念，将分散在各处的档案集中到综合档案馆进行统一管理，实行"多档合一"，实现档案资源的集聚与整合。其意义在于：

(1)有利于档案资源的合理配置。遵循"区域覆盖"和"就近服务"的原则，将各类档案集中到综合档案馆保存，使社会物质资源和档案信息资源都能得到合理的配置，便于综合利用。

(2)有利于服务社会。"行政审批中心"、"办事服务中心"的建立，根本上是服务社会，方便群众，真正体现政府的服务功能。而实行"多档合一"，可以达到统一管理，减少重复，避免扯皮，并逐步做到"进一家门查找，盖一个章证明"的一条龙服务，避免利用者来回奔波，四处查找。同时使档案部门与有关部门的联系更加密切，有利于工作效率的提高，真正走上公众化服务的道路。

(3)有利于科学管理。档案的规范化、科学化、信息化、制度化管理需要一定的保管条件和措施，而综合档案馆具有这方面的优势。将各类档案集中到档案馆进行统一管理，可以充分利用档案馆的资源，根据各专业档案的特点对其进行科学规范的管理，最大限度地保证档案的安全与集中。

(4)有利于节约政府开支和建设成本。"大档案"建设，可以有效地避免重复建设和重复投资，把重点集中在综合档案馆的建设上，避免多头建设、多头投资，从而节约政府财政开支。

(5)有利于发挥档案资源的集聚效应。综合档案馆作为"保管档案的基地"和"利用档案的中心"，不应该是个空架子，更应该有名有实。通过"大档案"建设，一方面使档案资源集中，真正实现"基地"和"中心"，另一方面，可以充分发挥综合档案馆在硬件、人才、科学化管理等方面的优势，使档案资源最大限度地得到有效保护和充分利用。

五、"大档案"建设的趋势走向

据《中国档案报》2004年6月14日报道：经广东省委和省政府批准，深圳市城建档案馆并入市档案局(馆)，这一重要举措进一步理顺了档案工作的管理体制和运行机制，克服了政出多门、多头管理的弊病，有利于提高档案部门的管理和服务水平，进一步整合了档案信息资源，实现了档案信息资源的共享，也便于全市档案的统一建设和管理，节约档案管理成本，更好地发挥档案的社会效益和经济效益。

从周边县市情况看，东阳市、上虞市都把"大档案"建设纳入了议事日程。2004年7月20日，东阳市档案中心建设项目经市发展计划局批准正式立项，总投资5453万元，中心占地面积20000m2，总建筑面积21000m2。上虞市"城市档案中心"建筑面积13700m2，总投资4500万元，工程预计到2005年底竣工投入使用。笔者认为，从发挥资源优势,建设嵊州大档案的战略角度出发，我们必须深化行政管理体制改革，打破条块分割，多头管理的现行格局，使档案管理体制和运行机制服从和服务于经济建设大局，服务于社会大众。通过档案资源的集聚与整合，使档案资源最大限度、快速高效、充分共享，为经济和社会的发展发挥应有的作用。为此，笔者建议：

(一)统筹规划，理顺关系。

要实行"多档合一"新体制，必须从体制上着手，本着"一盘棋"的考置，统筹规划，理顺关系。市档案局为主管全市档案事业的档案行政管理部门，鉴于档案的专业性特点，为便于管理，必须将有关专业主管部门的档案机构人员编制经费划归市档案局统一管理。从根本上改变政出多门、多头管理的局面，以进一步强化档案行政管理部门的主体地位，突出其权威性。

(二)整合资源，通力合作。档案信息资源的共享性有两大原则，即"贡献原则"和"安全原则"。前者指的是对档案拥有支配权的主体放弃独占权，将档案贡献出来，供他人乃至社会成员使用。《档案法》第十一条规定："机关、团体、企事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。"这与"贡献原则"是吻合的。因此，城建、土管、组织、人事等部门要服从大局、通力合作，毫无保留地将所管的档案全部划归、移交综合档案馆，以进一步整合档案资源，使档案馆真正成为一个"门类齐全、结构合理、管理科学、能为社会主义现代化建设服务的、具有中国特色的档案资源中心"。这需要各部门的理解、支持和通力合作。

(三)完善制度，方便群众。

档案信息资源的集聚和共享，涉及"安全原则"，档案行政管理部门必须综合考虑，精心规划，要制订完善的规章制度和操作章程，既要对进馆的各类档案拥有支配权的主体法人单位的合法利益加以保护，对利用者利用档案的行为加以控制，同时又要便于群众、利于社会，发挥档案资源的最大效益，促进嵊州经济和社会的健康、有序发展。

(四)主次兼顾，合理调配。

综合档案馆作为"保管档案的基地、利用档案的中心"，它的工作集中体现了档案工作的成果，反映了档案工作的水平，其主体地位应当得到肯定和巩固。而基层档案室由于其地位的特殊性，起着一种"储蓄库"、"弹药库"的作用。因此，在建设上应主次分明，同时又要主次兼顾。一方面要集中精力搞好档案馆工作，加强综合档案馆的软硬件建设，如库房、设备设施、引进人才、引进先进的管理方式等，为"大档案"建设创造良好的条件和外部环境；另一方面又要加强基层档案室的建设。俗话说"巧妇难为无米之炊"，基层档案室在国家档案资源建设中处于基础性地位，是档案馆馆藏资源的来源和补充，为档案馆积累和输送档案。在加强综合档案馆主体地位建设的同时，又要注重、兼顾基层档案室的建设，使资源得到合理调配，发挥档案室的"储蓄库"、"弹药库"的作用。

（本文荣获绍兴市档案学会2005年年会档案学术论文交流三等奖）

注释：

①《中华人民共和国档案法实施办法》第三条规定："......立档单位应自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。"

②《中华人民共和国档案法实施办法》第二十条规定："各级国家档案馆保管的档案应当按照《档案法》的有关规定，分期分批地向社会开放......。"