绍兴市镜湖新区管委会 阎 肃

内容摘要：《归档文件整理规则》以"简化整理、深化检索"为宗旨的立卷改革，为促进文档一体化管理、规范电子文件归档整理方法提供了条件，对档案管理的改革与创新具有重要意义。本文对《归档文件整理规则》适用范围进行了探索和分析，并就如何运用提出了相应的方法。

关 键 词：《归档文件整理规则》 适用范围 研讨

国家档案局2000年12月6日颁布实施了《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）。《规则》以简化档案整理程序、便捷档案检索工序为目的，对传统的文件归档整理方式进行改进，是档案管理方式上的一项重大改革。《规则》的适用范围规定：只适合文书档案，但笔者认为，其适用范围值得研究。笔者以档案工作实践的经历作以下粗浅的研讨。

1 立卷方法分析

1.1 立卷基本单位。《规则》改变了传统以"卷"为单位的文书立卷方式，采用以"件"为单位的整理模式，对文件材料的装订不做统一规定，只要符合档案保护原则和要求即可，档案盒面项目设置也作了相应的修改，一改原盒面多类目填写繁琐现状，变得简洁明了，减少了手工操作的程序，极大地解放了档案工作者的劳动强度，同时也大大地简化了文件归档管理方式，为推进文书档案现代化管理速度铺平了道路。

1.2 效率与实用。《规则》使档案归档整理工作普及化程度提高，改善了在一些单位经常存在的问题：由于人手少或人员调动频繁所带来的文件材料无人整理状况，它可借助计算机使管理工作随时完成，即使是档案管理新手也能较快适应归档整理工作。

1.3 减少出错率。《规则》由于以"件"为单位进行整理归档，可改变原来漏归、漏装、漏订和错归、错装、错订现象，其改正方法简单，只须将需补充的文件及时补充即可。

2 三类档案之区别

2.1 文书档案

《规则》规定："立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料"。国家档案局2000年12月6日批准的《档案工作基本术语》中，对文书档案是这样阐述的："反映党务、行政管理等活动的档案"。我们知道文书包括公务文书和私人文书两种。公务文书即公文，私人文书也叫个人文书。公文--是各个机关组织及其工作人员在履行公职活动中形成和使用的书面文件。它具有特定的格式和需要经过一定的处理程序，是发布政策法令、传达工作意图、联系公务与记载工作活动的重要工具。《规则》中的文书档案，即众所周知的公文。事实上现在各单位也是按照《规则》精神在实施。其共性表现为：各立档单位在其职能活动中形成；其个性表现为：是上传下达、联系公务的工具。

2.2 业务档案

关于业务档案一说,笔者查阅建国以来公布的档案法律法规和各行业标准，都无明确记载，那什么是业务档案？为便于说明问题，笔者给概括为：业务档案是各立档单位在开展专项业务工作或专项业务受理过程中，产生的互为因果关系（有机联系）的文件材料。其共性表现为：立档单位在其职能活动中形成；其个性表现为：是立档单位特定的职能活动记录。特定可理解为立档单位之间也各不相同。

2.3 专门档案

关于专门档案，《档案工作基本术语》中是这样阐述的："反映专门领域活动的档案"。专门领域也可说成是专业领域，如地质领域产生的地质档案、测绘领域产生的测绘档案、技术监督领域产生的技术监督档案，公安领域产生的公安档案、气象领域产生的气象档案等等。其共性是：均为专门领域；个性是：专业性强。

2.4 三类档案分析

（1）文书档案与业务档案。我们不难看出业务档案不完全同于文书档案，但又有交叉现象。文书档案范围广、具有普遍性，业务档案面广、具有行业特点。

（2）业务档案与专门档案。不难看出，业务档案的概念小于专门档案的概念，不属于专门档案的范畴，但又与专门档案有交叉现象。业务档案反映特定业务职能活动，带有行业特性；专门档案也带有行业特性，但却具极强的专业性。

（3）三者差异。业务档案与文书档案和专门档案最大的不同是前者始终处在活跃期--经常需要变更、补充；后者有休眠期--不需变更、补充。

3《规则》适用范围及应用

通过对《规则》的解读和对上述门类档案的分析，笔者认为，《规则》的适用范围应该可以扩展，笔者以业务档案为例加以重点讲述。

3.1 业务档案的适用性。

本人在实践中发现《规则》中的档案整理方式，也可适用于一些单位的业务档案整理，即业务档案也可按"件"整理归档。
（1）计划生育档案：它是由夫妻结婚证明复印件、户籍证明、申请生育报告，各级政府相关证明及批复等。（可以户为"一件"，内附归档件目录）。

（2）来信来访档案：它由群众来信、来访或来电（电话记录）、各级领导批示、相关部门处理意见及群众反馈等组成。（可以事由为"一件"整理，内附归档件目录）。

（3）行政执法案件档案：行政执法审理案件。（可以一案件为"一件"整理，内附归档件目录）。

（4）农村土地承包档案：农村土地承包合同。（可以户为"一件"整理，内附归档件目录）。

（5）房屋拆迁档案：房屋拆迁时产生的系列材料，（可以每户为"一件"整理，内附归档件目录,见附表）。

（6）各管线用户档案：如给排水用户档案、管道煤气用户档案、电信宽带用户档案、有线电视用户档案等等。上述档案整理时，由于归档类目相同，只是数量有变化，故归档目录内容可通用。

3.2 业务档案的特点

业务档案特点有"三多一难"。即每年产生数量多，历经部门多、整理人手多，提供利用困难极烦琐。

（1）"一多"：这类档案往往面广、量多，一般是面向一座城市或一个区域；

（2）"二多"：档案产生在立档单位多部门。为便于理解，笔者以自来水用户档案为例作一介绍。我们从业务流程看：首先由用户申请（用水户有单位和个人两类），立档单位A部门受理业务--转立档单位B部门现场踏勘（查有无送水、通水条件）--转立档单位C部门进行计算工程所需费用（工程预算）--又立档单位A部门将该预算提交申请户审核--双方签订供用水或排水合同--立档单位D部门负责安装或接通--立档单位A部门与申请户双方验收--最后转立档单位档案部门存档。

（3）"三多"：整理人手多，主要是指流程时均需各部门的工作人员收集整理。如上述A、B、C、D等部门均有人接手此业务，这就存在档案的完整、安全隐患。

（4）"一难"：提供利用较烦琐、困难。档案室需将上述材料收集、分类（如自来水业务档案，一般是按二级类目即先分区域，再分街道、小区、再到户）、整理、装订、装袋或卷皮归档。检索时先由利用者说出该用户是单位用户还是个人用户，再说出其所在区域，再由区域查所在的街区、生活小区等，费时又费事相当烦琐。

对于提供利用阶段，笔者经常看到一些用户变更事项，得不到及时补充，拿到手的档案与实际不符。如自来水、管道煤气这类业务档案有其特殊性，如遇用户变更（房产买卖、户主变更、房屋拆迁等）必须立即变更、补充，若不在档案中及时变更，容易产生纠纷，且也存在使用价值问题，这类变更对于传统档案管理模式来讲特别困难。

从业务档案的特点来讲，传统的档案管理方法已经不能满足当前的现状，需要用《规则》规定的方法来解决这些问题。

3.3 应用

我们知道：档案必须真实、准确、完整，所有这些都决定了档案的价值所在。传统的档案整理、档案管理方式，显然已不能满足现实生活的需要，档案管理的最终目的就是利用，不能满足这方面的需要就必须改革创新。档案的管理工作也要与时俱进,为此我认真分析了归档案文件整理规则的内涵，认为《规则》的管理方法有以下几点我们可以借鉴和利用。

（1）整理单位由卷改为件；

（2）分类有了新的选择形式-可按保管期限分类；

（3）归档文件目录是很好的目录形式，它是介于案卷目录和卷内目录的交叉体；

（4）装盒（最科学的方法-防尘、并可随时变更或补充，不需要拆卷）根据分析我们得出：只要不违背档案整理宗旨；能提高业务档案利用速度；能及时变更、补充业务档案内容；能科学节约档案保管空间，就是可行的。

上述方法的优点是：

（1）进一步保持了档案的完整，便于管理（一户一件，利于变更和补充）；

（2）同一类目档案的目录可以套用（目录只需打印一次、可复制使用，因为目录内容基本固定，分单位和个人两类，只需填写张数和户主名，可采用手工填写）；

（3）不需再分二级类目（以上例不需要按区域、街道、小区分）只需划定保管期，分年度即可；

（4）可10件、20件一盒，不需每户一卷，节约大量档案卷皮；

（5）按照《规则》要求，上述业务档案可按"件名"（即用户名）录入计算机，检索时只需提供用户名即可，大大提高检索速度，同时也解决了档案管理者手工检索的劳动强度。

4 结束语

通过对档案的类别及其特点描述，对档案立卷方式分析，以及对档案管理方法研究，笔者得出这样的结论：《规则》的适用范围可以扩展，方法值得研究。

(本文荣获绍兴市档案学会2006年年会档案学术论文交流三等奖)

参考文献：
⑴ 中华人民共和国档案行业标准：《归档文件整理规则》TA/T22-2000
⑵ 天津市档案局：《档案工作手册》， 19988年出版
⑶ 中国档案学会文书处理和档案学术委员会：《专门档案管理问答》，1989年出版
⑷ 何嘉荪：《档案管理理论与实践》，高等教育出版社1991年出版
⑸ 胡月珍等：《〈归档文件整理规则〉实践操作之心得》，《浙江档案》2004年第5期
⑹ 管先海：《走出档案学研究的误区》，《中国档案》2005年第2 期
⑺ 胡锦华等：《关于实施〈归档文件整理规则〉的思考》，《浙江档案》2005年第11期

附表
归 档 文 件 目 录
序号 责任者 文 号 题 名 日 期 页号 备注
1 城中村改造办公室 绍兴市城中村改造新房安置协议书 20030814
2 绍兴市城中村改造新房安置补充协议书
3 绍兴市住宅房屋拆迁补偿协议书
4 绍兴市城中村改造拆迁户安置协议
5 房屋安置结算清单
6 安置房屋公示
7 择房凭证
8 择房变更审批表
9 安置房屋合并择房登记表
10 购房发票
11 城中村改造拆迁确户表
12 独生子女证、准生证、怀孕证明及B超单
13 结婚证、离婚证
14 户籍证明
15 户籍在外证明
16 不重复安置证明
17 单位未享受福利房待遇证明
18 在校大中专学生、现役军人证明
19 常驻地证明
20 年满18周岁证明
21 公证书[ ]
22 城中村改造确权表
23 绍兴市房屋拆迁调查表
24 附属物清单
25 房屋拆迁安置情况确认表
26 集体土地建设用地使用证
27 农村私人建房用地呈报表、批文、建设许可证
28 土地登记证
29 市区农村村民宅基地变更情况表
30 收款收据
31 关于要求认定房产权属的报告
32 确权组政策问题提请表
33 产权认定证明
34 世居房证明
35 分书
36 调剂书、[ ]公证书、赠予书
37 遗失证明
38 丈量联系函
39 确权联系函
40 绍兴市房屋补偿结算单
41 绍兴市城中村改造拆迁房屋价格估算表
42 区位差价系数补偿单
43 临时建筑结算单
44 评估联系函
45 结算联系函
46 联系单[ ]
47 报告[ ]