全省档案工作服务创新座谈会经验交流材料 绍兴市越城区皋埠镇党委、镇政府
　　
　　绍兴市越城区皋埠镇距绍兴市区以东8公里，位于绍兴大城市总体规划“四大组团”的越城组团东部，在规划面积35平方公里的绍兴生态产业园中占据七分之六的地域。全镇总面积66.7平方公里，现有6万多人口，67个行政村，1个社区居委会，158家工业企业，其中年销售500万元以上的企业29家。皋埠镇是全省136个中心镇之一、省首批“百强乡镇”、省级优秀旅游乡镇、省级绿色小城镇、全国绿化造林“百佳镇”，2001年、2002年连续两年被中共绍兴市委予“红旗单位”称号。2002年全镇全社会固定资产投资额达到13.8亿元，自营出口达到2553万美元，引进外资708.5万美元，农民人均纯收入达到6008元，各项经济指标的年均增幅20%——35%之间。
　　 在全力推进经济和社会发展的同时，镇党委、镇政府十分重视做好档案管理服务工作，档案工作不断跃上新的台阶，一是村级建档目标全面实现。67个行政村现存档案10269卷（其中会计档案5461卷，文书档案4808卷）；二是镇级档案管理趋向规范。镇综合档案室现有各门类档案2665卷（其中文书档案811卷，城建科技档案442卷，婚姻登记档案386卷，会计档案896卷，声像档案130卷）；三是顺利通过档案目标管理省二级达标，得到了各级档案主管部门的充分肯定。
　　 为贯彻落实党的十六大精神、努力实践“三个代表”重要思想，体现一个“权为民所用，情为民所系，利为民所谋”的服务宗旨，营造一个公开、公平、公正的政策软环境，构筑一个统一的对社会开放的政府信息平台，2003年4月份以来，我们在市、区档案局的指导帮助下，在进一步规范镇综合档案室管理的基础上，大胆探索档案工作与服务经济中心、服务社会公众的最佳结合点，创新服务机制，建立了全省乡镇首家文件查阅窗口——越城我皋埠镇现行文件公共阅览室（以下简称公共阅览室），做到了“五个一”，即：组建一个机构，配备一批设施，收集一批文件，建立一套制度，确定一名专职工作人员。4月29日，公共阅览室正式建成并向社会公众开放，省、市、区档案管理部门领导出席了揭牌仪式。开放至今，公共阅览室共接待各界群众查阅38人次，内容主要涉及绍兴生态产业园的征地拆迁政策，群众关心的上级有关政策及法律法规等。
　　 回顾这项工作，我们的基本做法是：
　　 一、建立机构，明确定位
　　 1、成立工作班子。
　　 对公共阅览室的筹建工作，镇党委、镇政府十分重视。在认真听取市档案局业务指导的基础上，镇党委（扩大）会立即作了专题研究，成立了以党群副书记为组长，组织委员、宣传委员为副组长的筹建工作领导小组。领导小组的组成人员是镇机关七个内设办公室的副主任。领导小组下设办公室，成员由主管档案工作的镇文书以及党政办、财政统计办、社会事业办等相关办公室负责档案工作的同志构成。办公室具体履行公共阅览室工作的职责。配备了一名政治素质过硬、工作责任性强、服务诚恳热情的镇机关干部为公共阅览室专职工作人员。我们还以此为契机，调整充实了镇档案工作领导小组，综合档案室存放的档案予以规范和完善，进一步加强了对档案工作的领导，提高了档案工作的管理服务水平和利用效率。今年各村、单位到档案室查阅的频率大增，主要查阅人事任免、干部报酬、会议记录、企业转制、私人建房、收支帐目、统计数据等相关档案。
　　 2、明确服务定位。
　　 根据上级要求，结合乡镇实际，我们明确公共阅览室的服务定位是：集中收集和保管镇级党政机关、社会团体、企事业单位和其他组织形成的具有法律性、政策性、公益性和服务性的非涉密性文件，直接为公民提供国家、省法律法规和各级政策信息服务，使之成为社会公众了解政策信息的阵地和窗口，成为党和政府联系群众的桥梁和纽带，成为深化政务公开、化解各类矛盾、维护社会稳定的形式和载体。
　　 二、收集文件，增添设施
　　 公共阅览室筹建工作领导小组专题召开镇机关各办公室主任会议，按照有关要求分解落实各项筹建工作。一是及时收集文件。由各办按分管线收集、抄送、整理文件后统一交公共阅览室存放；对散佚或缺失不全的法律法规文本，由相关办公室分头向上级有关主管部门查找、索要；还根据实际需要购买了部分涉及国家法律法规和政策信息的重要文本。针对拥有5万多农业人口的农业大镇特点，我们物别注重收集涉及农业、农民、农村方面的法律法规、政策意见和农业科技信息，使收集的文件、资料更有实用价值。公共阅览室还开通了国际互联网，实现了信息的网上传输与查阅。我们还与“越城区数字农业网”联通，通过“一站通”，查阅者可随时拔打“农技110”，随时浏览全国农产品信息网和全省农村科技信息网，为广大农民及时获知农技信息、实现增收致富提供信息“高速通道”。6月底至，公共阅览室共收有近年来镇党委、镇政府等制发的现行文件350只、各种资料（包括国家和地方各级的法律法规）385册。二是增添设施镇政府在综合楼腾出一间用房作为公共阅览室，对楼面和用房进行修缮；配置了1台电脑、11组文件柜（其中7组开架式书报柜）、1顶阅览桌、6把坐椅等必要的设施。
　　 三、建立制度，规范管理
　　 为保证公共阅览室的规范运作，向社会公众提供优质服务，筹建伊始，我们即加大宣传力度，利用镇有线电视、有线广播、政务公开栏、宣传栏等多种形式，提前预告公共阅览室的建设情况，并向广大群众作出服务承诺，以便让社会各界及早了解公共阅览室的性质和现行文件查阅的方法。我们规定，任何公民只要出示居民身份证或其他有效证件，即可在公共阅览室查阅存放的任何文件、资料。来公共阅览室现场的，做到立刻办理；通过电话、传真查阅的，从受理起3个工作日内给予明确答复；通过信（函）或网上查阅的，从受理起7个工作日内给予明确答复。我们还制订了公共阅览室工作方案、工作细则、服务规范等规章，制订了保管制度、登记制度、阅览制度以及工作人员服务承诺制度等相关的管理制度，如要求公共阅览室工作人员对待服务对象必须做到“七个一”，即：领导与群众一样态度，生人与熟人一样热情，忙时与闲时一样周到，单位与个人一样欢迎，查阅与咨询一样细致，来人与来电（函）一样受理简单的与复杂的一样认真答复。
　　 通过这项工作，我们体会到，公开阅览室的建成开放看起来是小事一桩；但在普通老百姓眼里，仅凭一张身份证就能随时查阅在以住很有些“神秘”的“红头文件”，让她走出“深闺”，直接为群众的生产生活服务，这个意义却非同寻常。干部群众都认为，公共阅览室的应运而生，似一股建设“透明政府”的清风，是一件转变政府工作作风、创新档案工作服务机制、全方位服务普通百姓的好事和实事，是党委政府内加压力、外树形象的务实之举。事实上，建立公共阅览室，我们主要基于以下三个需要：
　　 一是践行“三个代表”、体现执政为民的本质需要。贯彻落实党的十六大精神，全面实践“三个代表”重要思想，必须努力寻找有效载体，真正体现到行动上、落实在措施上。在前阶段党的十六大精神主题教育期间，镇、村干部在走访、座谈中得知，不少群众对党和政府的大政方针缺乏全面了解，对地方各级出台的一些政策法规也不是很清楚，对农村政策和科技信息的需求十分迫切。特别是近年来，群众对一些诸如土地征用、劳动用工（工资）、计划生育、社会保障（救济）、建房及房产权证等政策性强、涉及面广的切身利益非常关心，但又知之不多、知之不详，盼望政府能为他们提供一个全面、准确了解政策的渠道和窗口。群众的呼声就是真实的民情，群众的需求就是对党委政府的工作要求，践行“三个代表”、建设政治文明，就是要从群众关心，关注的热点问题抓起，以满腔的热忱和创新的手段寻求为民谋利的有效途径。因此，建立公共阅览室是我们贯彻落实十六大精神、推进政治文明建设的实实在在的行动。
　　 二是深化政务公开、密切干群关系的内在需要。近年来，我们采取多种举措搞了政务公开。但由于公开形式、公开范围、公开内容等缺乏规范模式和有效载体，达不到较好的公开效果。另一方面，从档案工作的自揣特点来看，档案的生命在于利用。档案工作的与时俱进，主要应体现在如何激活档案的内在价值，使事关群众切身利益的可公开的档案“走”出保险柜，实现由单纯档案信息服务向档案、资料、现行文件综合性服务的转变。我们认为，建立公共阅览室这个窗口，不公能弥补原来的一些缺陷，还可以把她建成宣传法律法规、传播科技信息、改进政府形象、密切党群干群关系的新型载体，使党和政府与普通群众少一点距离感、多一份信任感。
　　 三是服务重点工作、维护社会稳定的现实需要。今年以来，我们皋埠镇经济建设和社会事业发展的任务繁重，其中许多重点工作都与广大群众的切身利益有关，工作对象都是广大群众，工作开展都要在群众的理解和支持下进行。要圆满完成这些工作，首先要使广大群众全面了解有关的现行文件和政策，使群众知道“为什么要这么做”，“应该怎样做”，以真正赢得群众的理解和支持。如为配合绍兴生态产业园的开发建设，镇党委、镇政府将近20个“园中村”的征地拆迁工作、招商引资工作、农业结构调整等列为2003全镇的重点工作，这些重点工作事关改革、发展、稳定的大局。但实际上，往往有一些群众对某些工作不理解，对一些政策不支持，在贯彻落实过程中遇到了一些阻碍和难题。而要把涉及到的有关政策、规定、办事程序等一清二楚、明白无误地告诉群众，除了镇、村干部的政策宣传和解释工作外，为那份提供一个主动查阅、了解的窗口，让那些应当公开且可以公开的政策尽早与群众“面对面”，给群众以更多的“知情权”，就能减少工作上的被动性。因此，公共阅览室的建立，还可以起到消除误解、化解矛盾、统一思想、增进信任、维护稳定的重要作用。
　　 总之，公共阅览室的建成开放，是探索性的一件新生事物，是档案服务大众的一个创新手段，工作中肯定存在着亟待改进的问题和不足，与兄弟单位相比也是不小的差距。我们将在上级主管部门的大力指导下，认真总结提炼，不断摸索规律，借鉴先进经验，努力打造出服务精品，以与时俱进的勇气和对党和人民高度负责的精神，管好、用好公共阅览室，使之更好地为广大群众服务。下一步，我们将着重做好以下三方面工作：
　　 一要丰富收文容量，继续做好档案资料的接收和征集工作。首先要用好现有设施建立网上查阅系统，做好现行文件、资料条目的录入工作，提高查阅效率；其次要实现“资源共享”，充分发挥设在附近的镇综合档案室作用将一些与普通群众密切相关的档案，如企业转制档案等按有关规定接收进公共阅览室，不断丰富公开查阅内容。
　　 二要加大宣传力度，充分发挥服务社会公众的作用。要充分利用各种形式，向社会广泛宣传公共阅览室的情况，发挥其应有的作用和效率，使之成为普通百姓常来往的“老娘家”。
　　 三要创新报务方式，努力提高窗口人员的服务水平。要通过加强政治学习、规范管理制度、加强业务培训等手段，不断提高公共阅览室专职工作人员和档案责任人员的政策水平和业务能力，确保公共阅览室的高效运行和档案管理工作的整体推进。