为丰富馆藏，提高馆藏质量，适应新形势下档案馆的工作需要，更好地服务地方社会和经济发展,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《档案馆工作通则》和国家有关档案业务标准，结合本市实际，特制定本标准。

第一条  档案接收的基本指导思想是，在维护党和国家历史真实面貌的前提下，根据档案分级管理的原则，将应该由本馆收集的一切具有历史凭证作用和科学研究价值的各种门类、载体档案，完整齐全地收集进馆，建立起门类齐全，内容丰富，结构合理，具有地方特色的馆藏体系。

第二条  全宗管理。凡反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的对国家和社会具有保存价值的需要永久、长期保存的各种门类、各种载体的档案，均应收集齐全。

一个立档单位的全部档案是不可分割的整体，应统一向一个档案馆移交（另有规定的按规定执行）。

第三条  档案分类。一个全宗应按统一的档案分类方案分类。分类方案要根据单位内部机构的设置、职能范围、业务分工和文件多少及载体的不同等情况制定，要求科学、合理并相对稳定。

第四条  档案保管期限。根据国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》、《文书档案保管期限表》，国家档案局和国家有关专业主管部门制定的有关科技档案、会计档案及专业档案的保管期限规定的精神，准确划分档案文件的保管价值，区分永久、长期、短期或永久、定期。

为避免和减少重复件进馆，档案移交单位应做好案卷进馆前审核、调整工作。凡列入本馆接收范围的单位之间相互发送的重要文件，除请示、批复等外，一般由发文单位归档进馆，收文单位的上述档案不予进馆；上级党政领导机关、专业主管部门发给本级的文件，分别由本级党政领导机关和专业主管部门归档进馆，其它单位保存的上述档案，原则上不予进馆。

第五条  档案质量。归档的文件材料应保持它们之间的有机联系，区别不同价值、不同载体，便于保管和利用。

文书档案应符合《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》的有关要求。进馆前应对案卷质量再次把关，重点检查文件归属年度是否准确，卷内文件材料是否有序，页号有无漏编、错编，卷内是否残留金属物，装订是否有掉页、倒页、压文件字迹等妨碍阅读情况，卷内文件材料有无破损、虫蛀、霉变、字迹褪变或衍渗等，发现上述情况应及时纠正或采取相应措施。卷内目录、备考表和案卷封面上的项目要填写齐全、准确，宜用毛笔或钢笔（碳素墨水或蓝黑墨水）书写，字迹要工整、清晰。卷内目录一式三份（一份订入案卷，一份随案卷移交进馆，一份立档单位存），案卷目录一式二份（一份随案卷移交进馆，一份立档单位存）。

 科技档案应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》。

会计档案应符合《会计档案管理办法》中有关要求，若年报每年数量较少，可若干年合订一卷，例如五年、十年等，排列时放在最后一个年度内；工资名册（保管期限为长期）一般分年装订。为保护档案和排列整齐，会计档案装订好后，再装入卷盒，并排列在同年的文书档案之后与文书档案统一编号。

照片档案应符合《照片档案管理规范》和《浙江省照片档案管理规范实施细则》的规定收集、整理和归档。进馆的照片档案宜用文书档案封面装订，照片、底片、文字说明齐全，底片与照片影像相符，在填写封面件数处填写照片张数；永久保存的照片必须要有底片；进馆时要统计到照片卷数、张数和底片张数。

磁性载体档案应符合《磁性载体档案管理与保护规范》和《绍兴市机关电子文件归档管理暂行规定》。进馆的磁性载体档案必须是可读文件，并在磁带（软磁盘）上贴标签。录像带盒上需标注带编号、档号、片号、内容、放映时间、摄制单位、摄制日期、规格、制式、语别、密级等标识。录音带盒上需标注带编号、档号、讲话人姓名、职务、主要内容和录制日期、密级、讲话时间等。磁带（软磁盘）套、盘上需标注带（盘）编号、标号、软件名称、版本号、文件数、密级、编制人、编制日期等标识。凡采用逻辑归档办法并已与绍兴市档案馆实现微机联网的单位，其电子档案用实时传输进馆；采用物理归档或采用逻辑归档但未与市档案馆联网的单位，其电子档案进馆时要求拷贝到耐久性较好的载体上（最好是一次性写光盘），经查毒、杀毒后，在载体或包装盒上贴上标签，并注明序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等。进馆时，要重点检查其可读性和完整性，记录的字节数、检索条目等著录项目与登记是否一致。

其它专业档案应符合国家档案局和国家有关专业主管部门联合印发的有关规定。

第六条  检索工具。随同档案进馆必须有相应的检索工具，文书档案要移交一套全引目录（案卷目录后附相应的卷内目录），全引目录按年度装订，可若干年合订一册，厚薄以一百页左右为宜，卷内目录部分按序编制页号。全引目录要求使用统一帐册簿面；科技档案要移交相应的总目录和分类目录，目录装订方法与上相同；会计档案、照片档案和其它专业档案移交一套案卷目录。

第七条  全宗卷。全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。档案室都应建立符合《全宗卷规范》的全宗卷并随同全宗移交进馆。进馆的全宗卷材料重点是：1.档案收集：档案交接文据、移交目录；2.档案整理：档案分类方案、案卷目录说明；3.档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表；4.档案保管：档案安全检查记录、报告；5.档案统计：案卷基本情况统计；6.档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明；7.档案管理技术的应用，计算机辅助管理情况的文字说明材料。上述材料按问题-时间进行系统排列，排列顺序为：全宗指南（全宗介绍）、立档单位大事记和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料，在此基础上编制卷内目录。卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号，装订后装盒。封面填写全宗号、件号、全宗名称、文件题名、时间、责任者。

全宗指南，又称全宗介绍，是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其形成档案情况的一种综合性档案检索工具。

组织机构沿革较为简单的，其变革情况已在全宗介绍、大事记中反映的，可不单独编写。

全宗卷材料其进馆时编写内容和范围应与进馆档案的内容和范围相符。

第八条  进馆档案的定密和解密。定密，根据本系统关于密级划分范围的规定，确定进馆档案中相关文件的密级和保管期限，经有关领导审核后，按《国家秘密文件、资料和其他物品标志的规定》标明密级和保密期限。一般标在四处：一在案卷封面左上角标以本卷内文件最高密级和保密期限；二在案卷内文件左上角标明密级和保密期限；三在案卷目录和卷内目录的备注栏中注明密级和保密期限；四是在全宗介绍中说明。解密，编制应解密档案目录清册，经有关部门和领导审核后，报分管领导批准执行。

第九条  编号。进馆档案按年度-保管期限-类别排列的顺序编号，一年编一个流水号。目录编号与实体编号必须一致。进馆档案脊背处一律不贴标签。

第十条  进馆资料。市档案馆在接收档案的同时，接收有助于了解档案内容，立档单位历史及反映绍兴地方特色的各种资料。如，年鉴、专题汇编、基础数据汇集、各种简介、史、志、书刊等。

第十一条  撤销或合并、合署机构档案接收和企业在产权制度改革中的档案接收按此标准执行，其范围按有关文件另定。

第十二条  本标准自发布之日起施行，1993年4月印发的《绍兴市档案馆接收档案标准》同时作废。

第十三条  本标准由绍兴市档案馆负责解释。