档 案 信 息
第一期
（总第156期）
创新档案服务机制 开拓档案服务新局面
——2002年度绍兴市档案馆接待利用分析
2002年，绍兴市档案馆接待利用工作取得历史性突破。全年接待利用1778人次，是上年的3倍；调阅档案3906卷，是上年的
3倍；复制档案资料6862页，是上年的3.4倍；出具证明582份，是上年的3.6倍。
一、特点
1、从利用者身份看，分布广，社会各个层次的人都有。
一年来，社会各届有许多人士光临档案馆，99%是本地利用者，但也有北京、天津、河南、上海、深圳等外地人士；80%是因私利用者，20%是机关工作人员、司法机关等工作人员为工作、为编史修志而来。查阅档案的还有律师、外地投资者、个体业主、私营企业主，以及军人、残疾人、下岗职工、农民。
2、从调阅档案资料看，涉及面广，年代跨度长，问题集中。
今年调阅档案共涉及169个全宗，内容涉及方方面面，其中工作查考875卷次，占25 %；经济建设46卷次，占1.3
%；科学研究19卷次，占0.5 %；编史修志510卷次，占1.3%；宣传教育13卷次，占0.4%；其它2048卷次，占58.3卷次。调阅档案最早的历史档案是民国时期震元堂董事名单、记事等；最新的是市委、市政府政策性文件，我们也提供同步开放。本年度中调阅档案最集中的是有关个人切身问题。一是政策性依据，占调阅卷数的80%，如房屋拆迁、私房落实、商品房投诉、养老保险、精简补助、下岗安置、伤残抚恤等政策。二是直接依据，占调阅案卷数92%，如婚姻档案调阅了351卷，占9%。房产档案是8月28日接收进馆，9月1日对外提供查阅。到年底共调阅档案165卷，占9-12月份调阅案卷总量的9%；会计档案中的工资册全年调阅1203卷，占31%。另外，教学档案、知青档案、招工录用档案等利用率也很高。
3、从利用结果看，社会和经济效益取得了双丰收。
档案直接为利用者带来了实实在在的经济效益，也创造了良好的社会效益。如全年出具的303份婚姻登记档案的证明材料，为解决当事人户口迁移、债权债务、出国签证、外出打工、银行贷款、申领出生证等提供直接依据，也为计划生育工作部门抓人口指导工作，国家安全机关掌握涉外婚姻态势提供了很重要的参考材料。164份房产档案证明，为158户拆迁户的私房确认产权、面积提供了直接证明，加快了城市拆迁进程和城中村改造。出具的17份职工从事特殊工种年份证明，为181名已经下岗的职工提前办理退休手续提供直接证明，化解了一些社会不稳定因素。另外一些档案证明，还为律师确认代理案件的性质、被告的身份和经济案件的最终执行起到了很重要的作用。
二、原因
1、丰富的馆藏为档案利用打下了良好的基础。
2002年绍兴市档案馆突破传统档案馆接收禁区，加大档案接收力度，接收了一大批具有较高利用价值和史料价值的档案，优化了馆藏结构，有力地促进了档案的利用。如突破档案进馆时间的界限，提前接收了市政府及其办公室1990-1995年档案，大大方便了利用者查阅政府文件；突破市区与越城区行政界限，与越城区有关单位协商接收了婚姻档案，完善了市档案馆婚姻档案数据库；突破传统工作难点，将整个绍兴市市区解放初期的房产档案全部接收进馆，填补了馆藏空白，引来了许多查档者。
2、社会档案意识的提高为档案利用创造了条件。
2002年中，绍兴市档案馆加大了档案利用的宣传力度，有效地扩大了档案馆影响，提高了社会的档案意识。采取“三上”的手段，一是“上报”。在地方报纸和档案专业报刊上发表文章，刊登公告，宣传馆藏档案、宣传档案馆服务等，许多市民拿着报纸公告，到档案馆查阅档案；二是“上街”。上街散发档案馆查阅公告，主动参与到政府为民办实事的工作中去，如参加“心系群众、情系热线”广场宣传活动；三是“上网”。绍兴市档案馆在政府网和因特网上建立专栏，扩展了利用的空间，全年有24000多人点击网站，安徽、深圳以及香港特别行政区等地都有许多网民上网查询，效果很好。
3、改革的深化促进了档案利用。
2002年，绍兴现代化建设大步推进，招商引资、城市建设、工业投资和体制改革都取得了突破性进展。所有这些都涉及到国家、集体和个人的利益调整，尤其牵涉到个人房屋产权确定、拆迁面积核定、户口迁移、工龄农龄确认等。这种情况客观上增加了社会利用档案的需求。如城中村改造是今年绍兴市加快城市化进程的一大举措，围绕城中村改造，许多单位和农民纷纷要求查阅有关村民房屋、土地、人口等方面的档案，因此调阅了大量的房产、婚姻、土地征用等档案。
4、优质服务提高了档案利用质量。
几年来，绍兴市档案馆接待利用岗位多次被评为市级机关“巾帼建功”示范岗。2002年她们克服种种困难，创新服务体制，完善利用制度，细化利用台帐，推出代查、委托查询等新的服务品种，实行挂牌服务，实行服务承诺制度，建立意见簿和利用反馈表，努力提高服务效率，延长服务时间，受到利用者好评。
从2002年绍兴市档案馆利用情况，我们看到了社会对档案利用的旺盛需求，也感到在丰富馆藏、创新服务等方面还有不少文章可做。但是目前市区国家档案资源分布的不合理，档案数字化进程不一，限制了档案信息资源的共享，影响了档案社会价值的发挥。我们将进一步加大档案接收力度，完善档案服务，满足社会各界对档案信息的合理需求。
(市档案局 赵立)
一组简讯：
1月7日，嵊州市档案馆被嵊州市委命名为嵊州市级爱国主义教育基地。
（嵊州市档案馆）
1月13日，上虞市档案局、文化馆、摄影家协会举办了李金海摄影作品展暨研讨会。李金海系省摄协会员，此次展出了他精心拍摄的35幅风光、人像摄影作品。
（虞档文）
1月14日，新昌县档案学会召开二届七次理事会。副县长金如如、政协副主席张岳明出席会议并讲话。会议聘请县委副书记蒋永舟、副县长金如如、县委宣传部部长求子平为名誉理事长。
（潘之旦）