档 案 信 息
第三期
（总第171期）
▲各地、各部门认真贯彻落实全市档案工作会议精神
▲王永昌市长视察市档案局（馆）
▲绍兴市国家综合档案馆数据库基本情况统计分析
▲一组简讯
各地、各部门认真贯彻落实全市档案工作会议精神
各地、各部门认真贯彻落实全市档案工作会议，积极部署今年档案工作任务。
3月5日，新昌县委、县政府召开全县档案工作会议，会议由副县长金如如主持，县委常委、宣传部长求子平讲话，县政协副主席张岳明参加会议。
3月16日，上虞市委、市政府召开全市档案工作会议，陈潜标副市长到会讲话。
3月26日，诸暨市委、市政府召开全市档案工作会议，会议由副市长丁晓燕主持，市委副书记蔡汉良讲话。市人大常委会副主任杨流芳和市政协副主席陈国燕参加会议。
绍兴县在2月17日就召开了全县档案工作会议，副县长王义到会讲话，县人大常委会副主任张建林、县政协副主席李杏芬参加会议。
市级不少部门也很重视，召开办公会议或其他专题会议研究今年档案工作。市审计局召开了全市审计系统档案工作会议，商贸国资公司、市曹娥江大闸建设管委会等单位也召开档案工作会议，部署今年档案工作任务。
（市档案局监督指导处）
王永昌市长视察市档案局（馆）
3月29日上午，王永昌市长专程来到市档案局（馆）检查、指导工作。王市长在市档案局局长卞峰煜的陪同下现场视察档案库房，并仔细询问了目前档案的接收保管现状和新馆建设有关情况。王市长就搞好新馆建设的前期工作和目前档案库房的安全保障工作作了重要指示。他说，市政府对市档案馆新馆建设很重视，目前工程已列入市政府“608”重点工程。
（市档案局办公室）
绍兴市国家综合档案馆2003年数据库基本情况统计分析
一、基本情况
（一）目录数据库
1.案卷级目录数据库。全市6个国家档案馆共有案卷级目录数据184162条。截止2003年底，全市综合档案馆馆藏档案为643860卷，案卷级条目输入率28.6%。
2.文件级目录数据库。全市共有文件级目录数据2985852条。
3.专题库。全市共有专题目录数据2107680条，其中婚姻登记742985条，土管493272条，户籍434399条，房产（私人建房）271154条，招工68105条，毕业生28517条，干部任免24597条，职称评定11318条，人物8572条，公证8439条，荣誉档案4673条，知识青年4586条，基本建设项目3873条，绍兴新闻联播1384条，户清1806条。其中婚姻档案计算机输入率达到100%。
4.文件级汇集（指将文件级目录数据库到总库，以实现跨库检索）。全市有4个档案馆有文件级汇集库，共汇集了1895133条文件目录数据。
5.历史档案资料。全市共有历史档案资料目录数据19425条，其中明清档案1386条，民国档案17498条，革命历史档案485条，革命历史资料56条。
6.文件中心。全市共有现行文件资料数据23873条，其中文件17621条，资料6162条。
7.特种载体档案目录数据库。全市共建有9099条数据，其中照片8997条，全市共有照片39945张，计算机录入率22.5%；录音录像102条，全市共有录音录像641盘，计算机录入率占16%；光盘为0条，全市共有236盘。
（二）全文数据库
1.档案和现行文件。全市共有64670份进行了数字化。
2.照片。全市共有6335张照片进行了数字化。
二、特 点
我市档案馆数据库建设呈现出下列特点：
1.数据库建设规模大、覆盖面广。全市目录级数据库，包括案卷级、文件级、专题、历史档案资料、文件中心、特种载体档案等已经达到533万条。市档案馆电子目录已经覆盖到每个全宗，上虞、新昌档案馆覆盖率也较高。
2.专题数据库建设重实用、有特色。各个档案馆都根据档案利用率和馆藏实际建设专题数据库。其中有5个档案馆（绍兴县无婚姻档案）建立了婚姻档案数据库，市档案馆还复制了越城区法院的5668条离婚诉讼数据。另外土管、房产（含私人建房）、基本建设项目专题都体现了利用率高的特点。各个专题又体现了各个馆藏特色，如市档案馆的绍兴新闻联播专题，诸暨市的户籍专题，新昌县的户清专题等。
3.全文数据库建设启动。市档案馆、新昌县档案馆已经将64670份档案和现行文件进行数字化。市档案馆已经将所有现行文件中心的文件和市政府全宗档案全部数字化后在网站上与条目链接，可供网民直接在网站上浏览、下载。
三、问 题
1.数据库建设进度不平衡。本次统计中，案卷级数据库最多的是市档案馆，达到81403条，但是也有空白。专题库建设也同样。文件级数据库最多的是诸暨市档案馆已经达到110000条。
2.数据库建设覆盖面不均衡。本次统计表明，各个档案馆经过多年的数据库建设工作，纸质档案的数据库建设方向明确，种类、结构基本合理，覆盖面广，实际效果很好。但是，在特种载体档案数据库建设上起步较晚。市档案馆在2003年10月份开始进行照片扫描工作。嵊州市、新昌县档案馆也有部分馆藏照片数字化。另外，录音、录像档案的数字化还是空白。
3.数据库建设总体思路不统一。目前指导数据库建设有两个指挥棒，一是本馆的接待利用信息反馈，这是一种最直接的动力。一般地哪部分档案查阅率高，哪部分档案数据库建设就启动早，速度快。相反，由于全文数据库和特种载体数据库建设利用率不高，因此建设步伐就慢。大量的专题库建设就印证了这点。另一个是省档案局的信息化评估标准，这是一种间接的动力。从各个档案局网站上获悉，早在2001年，市档案馆、上虞市档案馆制定了比较详尽的、科学的数据库建设规划，嵊州市档案馆也制定了工作计划。但就总体而言，全市档案馆的数据库建设的思路不统一，导致目前的结构、进程和效果也不一致。
附：全市档案馆2003年度数据库统计年报（汇总）
（市档案局技术处）
全市档案馆2003年度数据库统计年报（汇总）
|
项目
|
市直
|
绍兴
|
诸暨
|
上虞
|
嵊州
|
新昌
|
总计
|
|
一
目录数据库（条）
|
卷级数据库
|
81403
|
0
|
5574
|
12429
|
10748
|
74008
|
184162
|
|
文件级数据库
|
926327
|
566627
|
110000
|
508021
|
46583
|
828294
|
2985852
|
|
专题库
|
259541
|
0
|
702263
|
552897
|
503820
|
89159
|
2107680
|
|
1.婚姻档案
|
165434
|
0
|
203585
|
192351
|
139826
|
41789
|
742985
|
|
2.房产档案（含建房档案、私人建房批复）
|
35990
|
0
|
0
|
202845
|
0
|
32319
|
271154
|
|
3.土管档案（含土地使用权、证）
|
0
|
0
|
176980
|
0
|
316292
|
0
|
493272
|
|
4.户清档案
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
1806
|
1806
|
|
5.荣誉档案
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
4673
|
4673
|
|
6.人物档案
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
8572
|
8572
|
|
7.招工档案
|
0
|
0
|
45000
|
0
|
23105
|
0
|
68105
|
|
8.户籍档案
|
0
|
0
|
276698
|
157701
|
0
|
0
|
434399
|
|
9.干部任免
|
0
|
0
|
0
|
0
|
24597
|
0
|
24597
|
|
10.基本建设项目
|
3873
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
3873
|
|
11.知识青年
|
4586
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
4586
|
|
12.职称评定
|
11318
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
11318
|
|
13.公证档案
|
8439
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
8439
|
|
14. 绍兴新闻联播
|
1384
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
1384
|
|
15.毕业生专题
|
28517
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
28517
|
|
文件级
汇 集
|
904045
|
0
|
110000
|
0
|
46583
|
834505
|
1895133
|
|
|
历史档案
|
1776
|
4752
|
0
|
0
|
2116
|
10781
|
19425
|
|
1.革命历史档案
|
312
|
94
|
0
|
0
|
21
|
58
|
485
|
|
2.革命历史资料
|
56
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
56
|
|
3.民国档案
|
1025
|
3672
|
0
|
0
|
2095
|
10706
|
17498
|
|
4.明清档案
|
383
|
986
|
0
|
0
|
0
|
17
|
1386
|
|
文件中心
|
8626
|
517
|
3317
|
0
|
4657
|
6666
|
23783
|
|
1.文件
|
2622
|
517
|
3159
|
0
|
4657
|
6666
|
17621
|
|
2.资料
|
6004
|
0
|
158
|
0
|
0
|
0
|
6162
|
|
特种载体档 案
|
7520
|
0
|
0
|
853
|
0
|
726
|
9099
|
|
1.照片档案
|
7418
|
0
|
0
|
853
|
0
|
726
|
8997
|
|
2.录音录像
|
102
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
102
|
|
3.光盘
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
|
全文数据库
|
档案（份）
|
56642
|
0
|
0
|
0
|
2500
|
3000
|
64670
|
|
文件（份）
|
2528
|
0
|
0
|
0
|
0
|
|
|
|
照片（张）
|
5482
|
0
|
0
|
853
|
0
|
0
|
6335
|
一组简讯
▲日前，市档案局根据市委、市政府的统一部署，专题召开会议研究开展机关效能建设，结合实际，出台《市档案局机关效能建设实施意见》，并提出了下一步开展机关效能建设的总体要求与工作目标、工作措施、工作步骤和具体工作要求。
（市档案局党支部）
▲3月22日，市档案局在市邮政局组织召开市直档案工作协作组长会议。会议的主要内容是：布置今年市直档案工作任务，并对市直部分档案工作协作组作了调整。市档案局卞峰煜局长在会上宣讲了当前档案工作的形势，传达了全省、全市档案工作会议精神，并对做好今年市直档案工作提出了希望与要求。
（市档案局监督指导处）
▲“三八节”前夕，市档案局（馆）档案接待利用岗被绍兴市妇联命名为“市级巾帼文明示范岗”。近年来，市档案局（馆）档案接待利用岗还多次被市直机关妇工委命名为“巾帼文明示范岗”，受到表彰。
（市档案局 赵立）
▲3月30日，市档案局召开市直档案工作目标管理认定工作培训会，会议对今年市直机关全面完成档案工作目标管理市级认定工作进行了全面的动员，并就有关业务问题作了培训。市级60多个部门的档案人员参加会议。市档案局卞峰煜到会对开展这项工作提出了明确的要求。
（市档案局监督指导处）
▲ 为进一步规范建设项目（工程）档案的管理，绍兴县人民政府发布《绍兴县建设项目（工程）档案管理办法》（绍县政发[2004]19号））。《办法》对工程档案工作中各有关主管部门的职责和建设单位在工程档案收集、鉴定、整理、统计、保管和利用等方面的职责作了明确规定。同时对建设项目（工程）的归档案范围、档案验收办法等作了详细的规定。
（绍兴县档案局 单红娣 ）