关于市直机关档案执法检查情况的通报

　　绍市档〔2004〕61号
　　
　　市级有关部门：
　　 根据《档案法》、《浙江省实施<档案法>办法》等法律法规以及《浙江省档案行政执法检查试行办法》的规定，最近，市档案局组织五个执法检查组对市级75个部门的档案工作开展了执法检查。现将情况通报如下:
　　 一、基本情况
　　 结合贯彻落实全市档案工作会议精神，这次执法检查的重点是：档案工作基础设施条件、档案工作目标管理认定工作、档案信息化建设、对所属单位档案工作监督、指导以及向市文件中心抄送文件等情况。
　　 总体上看，各部门对这次检查非常重视，绝大多数单位事前作了认真的准备，不少还形成了书面汇报材料；大多数单位的分管领导亲自过问档案执法检查，认真听取反馈意见，并正视存在的问题，提出下一步整改的措施。如市总工会在听取检查组意见后，立即采取一系列措施加强档案工作，并利用周一晚学习时间，邀请市档案局的业务骨干为全体机关干部作档案工作专题辅导。市长电话受理中心、市委党史研究室等单位的领导对档案执法检查也非常重视。
　　 二、主要成绩
　　 1、普遍加强了对档案工作的领导，档案事业发展的外部环境明显改善。市委、市政府今年3月组织召开全市档案工作会议后，许多单位认真组织学习市委领导的重要讲话，站在对历史和未来负责的高度认识档案工作，把档案工作作为一项法定工作列入议事日程和工作计划。如市审计局组织召开了全市审计档案工作会议，局主要领导亲自部署档案工作。市水利局分管领导亲自参加省有关部门组织的重点建设项目档案培训班。许多部门对档案工作开展必需的人、财、物条件得到较好的保障。如绝大多数单位有独立的档案库房，采取了必要的“六防”措施，不少单位还配备了密集架、空调、防磁柜等现代化装具和设备。
　　 市招投标管委会办公室、市城管执法局、市国资管理局、市招商局、绍兴银监分局等虽属新建单位，也已经将档案工作列入议事日程，并落实了人员和库房开展相关工作。
　　 2、档案工作目标管理认定工作进展顺利。
　　 按照全市档案工作的部署和市档案局年初下达的计划，绝大多数单位对照《绍兴市机关、团体、事业单位档案工作目标管理认定办法》，努力改善档案基础设施条件，加强档案的制度化、规范化和现代化管理，积极开发档案信息资源。检查中许多单位纷纷表示要在规定时间内完成认定工作。市审计局、市建管局等单位日前已分别通过省、市级认定。
　　 3、档案信息化建设初见成效。一是档案要实现现代化管理的观念已深入人心。二是运用计算机管理与检索档案工作全面铺开。市级各部门基本配备电脑、档案管理软件开展文书立卷改革，开展文件级条目录入工作，建立档案数据库。
　　 三、存在的问题
　　 1、少数单位对档案工作仍没有引起应有的重视，分管领导与业务处室干部档案意识和档案法制观念比较淡薄。这就直接导致：所在单位档案工作的基本条件难以得到保障，档案工作无法正常开展；文件材料的形成、收集、整理、归档不能依法进行。检查中发现，个别单位档案的安全保管存在隐患，有的甚至对积存时间较长的档案材料没有及时整理、归档。
　　 2、一些单位的档案基础业务还比较薄弱。主要是，档案（主要是会计、基建设备、声像档案）没有实行集中统一管理；文件材料归档意识比较差，许多应当立卷归档的材料散失在处室或个人手中；档案整理、编目的规范化程度较差；档案信息化建设与要求有较大差距。
　　 3、档案干部队伍与新形势、新任务要求不相适应。少数单位档案干部不稳定，经常变动；部份单位的档案人员兼职过多，难以保证有足够的时间从事档案工作；极个别的档案人员政治、业务素质较差，也影响了档案工作的正常开展。
　　 对发现的问题，市档案局在检查中当场作了认真的反馈，其中对六个单位已发出执法监督检查通知书，提出限期整改意见。希望每一个单位，都能针对提出的问题进一步做好档案工作，好的再接再厉，差的要认真加以整改。
　　 市档案局将继续努力为各个单位的档案工作做好指导、服务工作；对于情节较为严重或未在整改期限内改正的，将依法通报批评；情节严重的，依法实施行政处罚。
　　
　　
　　
　　
　　
　　 二○○四年八月十六日