绍兴市建立党政文件查阅中心的做法及建议

　　绍兴市为贯彻好中央十五届六中全会精神，转换政府职能，转变机关作风，促进政务公开，服务于百姓，树立政府良好形象，成立了绍兴市党政文件查阅中心（以下简称中心），中心运行两个多月来，受到社会各界的好评。
　　 一、基本做法
　　 1、建立机构，明确职能。中心由绍兴市档案局筹备实施。档案局成立了由局长牵头组成的工作班子，经过两个月时间的筹备，绍兴市党政文件查阅中心筹建方案经绍兴市委常务会议研究同意，于2002年2月4日挂牌服务。“中心”的工作职责是：集中收集和保管市级党政机关、社会团体、企业事业单位和其他组织形成的具有法律性、政策性、公益性和服务性的非涉密文件，直接为公民提供纸质的或电子的国家法律法规和政策信息服务。
　　 2、搜集资料，打好基础。中心成立后，绍兴市委办、市府办于2002年2月4日联合发出通知，要求加强中心的文件资料搜集，打好基础。要求市级具有行政和公益职能的有关单位和部门，将需要各基层单位执行和群众知晓的自行制发的非保密性文件、政策法规汇编等文件限时报头给中心。到目前，中心已收有123个部门2700只文件、1000多册资料；建立了建国以来全国人大、国务院颁布的法律、法规文件345件、近3亿汉字的数据库；收集了1985年以来我省地方性法规和政府规章共300件，约150万字。为保障中心的顺畅运作，市政府投入资金给中心配置了3台电脑、3台打印机以及复印机、电话机、文件柜、开架式书报柜等基本办公设施，并在“绍兴档案信息网上”开设了文件中心查阅窗口。
　　 3、制定制度，规范管理。为保证中心的规范运作，向社会公众提供优质服务，中心印发了工作指南，向社会公开承诺：来现场查阅文件的，做到立刻办理；通过电话、传真查阅的，从受理起3个工作日内给予答复；通过信函或网上查阅的，从受理7个工作日内给予答复。中心及时制订了管理制度、服务规范和工作细则，如保管制度、登记制度、通报制度、阅览制度、服务制度等等。要求中心工作人员对待服务对象，必须做到“七个一样”，即：领导与群众一样态度、生人与熟人一样对待、忙时与闲时一样周到、单位与个人一样欢迎、查阅与咨询一样细致、来人与来（函）电一样受理、简单的与复杂的一样认真答复。
　　 二、主要成效
　　 绍兴市党政文件查阅中心自对外服务以来，截止5月20日共接待360人次，调阅文件956件，复制文件1500多页，文件利用率大大提高。最近，上网公民点击“绍兴档案信息网”成倍增加，近期有300多人访问“绍兴市党政文件查阅中心”专栏，初步达到了预期的社会效果。
　　 一是发挥了提高办事效率、维护政府形象的功能。《档案法》及其实施办法明确赋予了社会公众（包括机关、团体、企业事业单位和其他组织以及公民）利用档案（包括现行文件）的权利和义务，同时也赋予了档案保存单位审核社会公众利用其档案（包括现行文件）的权利和职责（如查阅的手续、目的、范围、复制、公布等）。然而，在实际执行中各部门更多地强调了审核权，而忽视了提供利用的职责。因此，不仅政策的透明度不高，更谈不上与入世接轨。建立文件查阅中心，将本应由各单位档案机构履行的对外提供现行文件查阅服务的职责集聚起来，统一由中心集中对外服务。这样，既减轻了各单位对外提供文件查阅服务的工作压力，又提高了各部门的办事效率，增加了政府的政策透明度。
　　 二是发挥了发送投资环境、服务经济建设的功能。不少企业为在绍兴投资兴业需要了解政府部门制定的政策、规定、办事程序等，纷纷来到文件中心，文件中心，文件中心为他们提供了诸多的方便。有一位来自温州的投资者，他与三位投资人买下了原绍兴市越城区煤气公司，两次来中心查阅绍兴市政府有关投资软环境的文件，工作人员提供了全面的、最新的文件资料，他们很感激，说在绍兴虽然没有社会关系，但在文件中心凭身份证就可以了解方方面面的政策，很方便。许多律师在受理民事、经济案件时，也纷纷来中心查阅文件资料，接待统计来看，律师占查阅者总数的5.2%。
　　 三是发挥了保障公民权益、维护社会稳定的功能。文件中心接待较多的是普通群众，占查阅者总数的70.1%。他们为解决切身利益问题寻找有关文件依据而来，主要有农民、下岗职工、残疾人等，查找的文件主要集中在土地征用、工资、工龄、医疗费、房产等方面，为老百姓提供了解难释惑的依据。消除了一些社会不稳定因素，在保障公民合法权益的同时也有效地维护了社会的稳定。
　　 四是发挥了“文件、档案一体，议会档案、资料三种资源互补”的整体功能。绍兴市档案馆现有各类档案近10万卷，资料1.8万多册。长期以来档案馆业务建设日趋规范，对档案、资料的收集、整理、鉴定、保管、提供利用和开发已经有一套比较规范的制度和成熟的管理经验。但是，馆藏档案利用率不高是业内人士普遍关注的问题。政策往往是连续的、一贯的以及配套实施的，因此许多市民在查现行文件时，一般总要追溯到历史文件（档案）中去。文件中心的对外服务大大激活了沉寂的档案和资料资源，起到了“文件引档案、文件连档案”的效应。据统计，今年3月20日—5月14日的档案接待利用人次是去年同期的3.44倍，调阅档案、资料是去年同期的4.4倍，复制档案、资料是去年同期的5.3倍。
　　 三、存在的问题与建议
　　 依托综合档案馆建立文件中心是新形势下综合档案馆职能的延伸和拓展，从实践情况看，绍兴市委、市政府对建立文件中心是十分重视和支持的。但是有关部门对文件中心的工作不够理解，对收集文件资料工作的支持配合不够。究其主要原因，一方面是这些单位对政务公开认识上有差距，特别对涉及社会公众的收费性文件，往往是“犹抱琵琶半遮面”；另一方面是文件中心的职责没有具体化。
　　 实践证明，文件中必是政府适应入世、完善政务公开的一个新型载体，但要将文件中心真正建设成政务公开和实现政策透明的信息交换平台，各级党委和政府应更加重视和把持这一新生事物。因此，建议：
　　 （一）要进一步理顺关系，明确职责。
　　 1、规范名称。目前全省档案系统将陆续建立议会中心，但名称并不规范统一，有的称“党政文件查阅中心”、也有称“现行文件查阅服务中心”、“规范性文件阅览中心”等等，为了方便群众，规范运作，文件中心称谓应统一。
　　 2、落实编制、人员和经费。文件中心具体工作可交档案局（馆），但档案局（馆）长期以来编制、人员、资金极为紧张，为使不影响正常工作，政府应重视并解决好这些问题。
　　 3、进一步明确职责。应由党委或政府发文明确档案部门建立文件查阅中心应明确下列职责：（1）收集和保管本行政区域内的行政规范性文件和各种政策汇编、文件汇编；（2）收集国家、省法律法规，建立法律法规数据库；（3）采取各种形式，向社会提供利用。
　　 （二）档案部门要进一步提高有关人员的自身素质。
　　 从绍兴市文件中心运作以来接待的对象看，准备或已经到有关部门信访的人员占很大比例，有的上门查文件情绪相当激动，因此要将疑惑消除在文件中心，做好群众工作，缓解矛盾和化解消极因素，减轻有关部门信访压力，这就对文件中心工作人员的工作艺术和政策水平提出了更高的要求，必须在提高政策水平和改善工作方法上下功夫。另外，还要提高接待人中的业务素质，如何鉴定文件的非涉密性，如何处理好与各部门政务公开的关系，如何把握满足市民查阅现行文件的合理要求的尺度，特别是如何做好与信访部门、市长热线等部门的配合工作等等。因此，档案部门在向社会提供现行文件查阅服务的过程中，必须同时进一步提高工作人员的自身素质。
　　
　　
　　 （本文登载在浙江省人民政府办公厅《参阅件》总第1476期，增刊55期）