更新观念，创新服务，努力探索民企档案工作新路子
全省民营企业档案工作座谈会交流材料
在大力发展民营经济的大环境中，档案行政管理部门如何顺应新形势，围绕经济建设中心，加强和做好民营企业档案工作，成为我们研究和探索的新课题。近年来，我们做了一些工作，并逐步获得了一些体会。
一、分析成因，正视现实，提高民营企业档案工作的针对性。
进入上世纪９０年代中期，我市国有、集体企业和农村乡镇企业逐渐改制，到２０００年前后，我市９５％以上的企业改制结束，国有经济成份从原来国有、集体企业以及比较大的乡镇企业全面退出，改制为技术、管理要素参与分配、经营者持大股的有限责任公司，这部分企业现在成了民营经济的中坚。与此同时，民营企业队伍中还涌现了一大批原生态的个体私营企业以及合资企业。据统计，我市民营经济无论是企业数量还是经济总量，都已占到95%以上。因此，现在抓企业档案工作说到底主要就是抓民营企业档案工作。
但由于各种原因，我市不少新生的中小型民营企业，档案管理不规范、材料不齐全等情况普遍存在。同时，一些国有、集体企业转制后，档案工作又出现较大的滑坡。因此，档案行政管理部门的责任更大，担子更重了。
在这种情况下，我们一方面加大宣传，营造声势，创造发展民营企业档案工作的良好环境与氛围。另一方面，积极与有关部门形成合力，加大对民营企业档案工作的管理、指导力度。通过几年的努力，我市规模民营企业的档案工作已初步形成良好的发展势头，涌现出一批档案管理的佼佼者。据统计，全市有137家产值上亿元的民营企业建档，其中有62家达到了档案工作目标管理省级先进。如宝业集团有限公司、海亮集团有限公司、浙江精工钢结构有限公司、浙江万丰奥特集团等，就是比较突出的典型。
他们的共同特点是：企业主的档案意识较强，舍得投入，档案管理必需的设备设施得到较好的保证；档案管理网络和规章制度比较健全，档案管理水平较高，不少已应用计算机管理；档案信息资源得到较好的开发。如海亮集团近年在档案工作中共投入10万元，但档案利用产生的直接经济效益有30多万元，间接经济效益有200多万元。
二、与时俱进，深入调研，寻找民营企业档案工作的突破口。
随着我国加入世贸组织，我市企业遭遇国外反倾销的案件不断增多。我们敏锐地意识到，档案工作在其中大有作为。2002年12月，我局组织人员到有关外向型企业进行深入调研，得出两个基本结论：
第一个结论：加强档案资料收集与管理对于确保我国企业在应对反倾销工作中处于主动地位十分重要和极其必要。
反倾销有两道重要程序，一是进行前期准备工作，完成公司基本情况、出口销售情况、国内销售情况、财务和成本情况四大部分的调查问卷，并递交给起诉国有关部门。问卷涉及的每一项目都要有档案资料作为依据。二是接受起诉国商务部门的实地调查，调查过程主要就是查看档案材料。这些材料必须真实可靠，并要求提供原始记录。如要求提供的材料在规定时间内不能及时提供，调查人员可以认为你有造假的嫌疑，随时中断调查，认定倾销事实的存在。从中可以看出，无论哪一道程序，关键是做好应诉材料的收集。也就是说，反倾销应诉，打的实际上是一场档案仗。
总结我市一些企业应对反倾销起诉的经验，只有平时重视档案工作，加强各类档案资料的完整收集和科学管理，才能在应诉中及时提供翔实、齐全的档案资料，这是取得应诉成功的重要保障。2000年6月，我市上虞的浙江阳光集团股份有限公司在应对欧盟反倾销官员实地调查节能灯反倾销事项时，及时提供大量系统详实的档案资料，维护了企业的利益。2003年，新昌皮尔轴承有限公司在应诉美国反倾销案中又大获全胜。该公司董事长在总结成功的经验时肯定地说，应诉“主要靠档案资料”。
第二个结论：适应新形势的要求，必须拓宽企业文件材料的收集、管理范围，并完善相关的档案管理制度。
反倾销应诉的现实，迫切需要企业在日常的生产经营中及时建立档案工作，并按照国际标准健全制度，严格管理，使自身的档案资料经得起任何查验。
但事实是我市多数外贸出口企业有较大的差距： 1、企业没有建立反倾销档案，未能将有关与反倾销密切相关的文件、档案材料纳入收集、管理范围。如企业所有制性质、生产产品种类、型号、生产要素（含原材料消耗、人工消耗、电力消耗、包装用品消耗、废品处理等五个方面）、数量、成本，企业董事长个人情况，产品在原材料购买、销售定价、利润分配等方面的权限与政府的关系等方面的材料，在反倾销应诉中非常重要。但这些材料在企业档案部门很少能够看到。2、与反倾销应诉有关的企业文件材料散失较为严重。如生产过程中形成的工票、有关水电费用等生产成本记录，基本上处于谁形成、谁保管的状态，这样很容易造成散失。由于缺乏被国际通用标准认可的文件资料和证据，许多企业根本无法应付多达300多个问题的反倾销问卷，更无法应付相关的周密、细致的调查，因而可能直接导致反倾销应诉的失败。3、未能建立与反倾销相关的档案管理制度。
上述问题除企业自身原因外，我们应当看到，我国企业档案管理的制度、规范主要形成于上世纪80、90年代，不少相关内容已远远滞后市场经济发展的现实。因此，根据入世后面临的新情况、新问题，各级档案行政管理部门要及时指导企业档案部门调整企业档案工作的内容和范围，包括重新制订企业各种文件材料的归档范围、分类方案和档案保管期限。
根据调研的结果，为加强反倾销档案工作，并进而为发展外向型经济服务，我们针对性地采取了一系列的措施。
1、对加强与改进企业档案工作及时作出部署。2003年1月，我们与市经贸委、市外经贸局一起发出《关于应对入世需要，进一步加强与改进企业档案工作的通知》。文件下发后，对指导企业建立新的企业管理制度，特别是拓宽文件材料的收集、管理范围，起到了积极的作用。一些民营企业特别是外向型企业在建立反倾销档案的同时，注重收集并维护企业生产经营档案、科研技术档案、知识产权档案、商业秘密档案和信用档案的完整与安全，从而使各种门类和载体的档案材料进一步得到集中统一管理。
2、组织开展科研攻关，探索与入世相适应的企业档案管理新模式。在省档案局的指导下，我局与新昌县档案局一起组织开展了《反倾销应诉企业档案发展对策与研究》的课题研究。作为省档案局科研项目，该课题探索制订了企业反倾销档案的归档范围和保管期限以及其他有关的档案管理制度，提出了一整套企业特别是外向型企业反倾销档案管理制度和业务操作规范。
此外，我局在2002年提出加强招商引资档案工作的意见，指导有关部门和单位建立与完善招商引资档案，对促进招商引资工作起到一定的作用。绍兴市政府决定启动绍兴市企业信用工程以后，我局一名领导又参加了绍兴市企业信用工程领导小组，探索建立企业信用档案。上虞市档案局还组织全市30强龙头企业开展汇编“企业与企业家”档案资料，今年4月，该局党支部还与浙江大舜公路建设有限公司签订了以“六个一”为主要内容的党建共建协议书，将档案工作列入其中，等等。这些都是推进民营企业档案工作的有益尝试。
三、多方配合，突出重点，增强民营企业档案工作的推动力。
新时期民营企业档案工作同样离不开各级领导的重视，离不开有关部门的配合与支持。
从现行体制看，许多民营企业虽无主管部门，但工商等个私经济管理部门仍在履行相关的管理职能。不少国有、集体企业转制为民营企业后，仍然没有脱离与原主管部门的联系。为此，民营企业档案工作仍要积极寻求有关部门的配合与支持。无论是制订计划，下发文件，还是开展日常的业务检查、指导，要积极与有关主管部门紧密配合。今年4月，我们主动与市工商局、市工商联等部门沟通，达成共识，在此基础上联合发出《关于加强民营企业档案工作的意见》，对加强我市民营企业档案工作提出了全面的部署与要求，并提出了我市民营企业档案工作分步实施的阶段性目标与任务，即在今、明两年内完成营业额（销售收入）上亿元民营企业的建档任务，力争档案工作目标上等级；2008年前完成营业额（销售收入）上五千万元民营企业的建档任务。
要实现这样的目标，除了上下努力，各方协力处，作为档案行政管理部门应当主动为民营企业提供更加优质的服务。
一是要自觉更新观念，强化服务意识。开展民营企业档案工作要以自愿为原则，不给企业增加负担。当前既要克服抓民营企业档案工作无所作为的思想，把加强民营企业档案工作作为档案部门参与经济建设，服务党委、政府工作大局的重要职责；又要打破简单套用原来管理国有、集体企业档案工作的方法与制度来管理民营企业档案工作。要根据民营企业的特殊性质主动加强对民营企业档案工作的政策引导，典型示范，业务指导，提供服务。
二是多管齐下，提供配套服务。为满足民营企业对档案服务工作的需求，我们着重做好以下几项服务。1、“技能服务”。即通过制定适用性、操作性、配套性强的民营企业档案管理业务标准、规范，举办档案业务培训班等形式，为民营企业档案工作提供技能服务，使民营企业档案人员能够便捷、系统地掌握相关的工作技能。2、“上门服务”。即根据民营企业的实际需要，对需要现场指导的民营企业实施登门服务，进行具体指导，以增强服务的针对性。3、“示范服务”。即培养典型，树立样板，推广经验，发挥其引导、示范的作用。4、“社会化服务”。即通过成立档案事务所等中介组织开展档案咨询、档案整理、档案寄存等服务，逐步建立民营企业档案工作社会化服务体系，以满足社会对档案服务工作的广泛需求。这样做，可以使档案行政管理部门摆脱对民营企业档案工作具体事务的直接干预，用更多的时间，在更高层次上研究解决一些重大问题。
绍兴市档案局
2004年6月
