以规范化档案室创建为载体 不断夯实农村民主管理基础

诸暨市人民政府

2006年以来，我市把档案工作纳入新农村建设及和谐社区建设的重要组成部分，年初将档案工作列入镇街目标管理责任制考核，以"资源丰富、设施齐全、管理规范、利用高效"的农村档案工作的发展要求，以镇乡（街道）档案工作目标管理认定和开展行政村规范化档案室创建活动为载体，按照《浙江省行政村档案规范化建设测评标准（试行）》要求，加快信息化建设步伐，增强档案工作的公共服务能力，全面推进村级档案规范化建设工作。档案工作在为诸暨社会主义新农村建设、进一步推进农村民主政治建设中发挥着越来越重要的作用。现就我市开展行政村规范化档案室创建活动情况汇报如下：

一、基本情况

本市辖27个镇乡（街道），467个行政村、34个居委会、19个城市社区。1996至2004年期间，我市档案部门按照"四有"标准（有档案管理人员、有档案管理制度、有保管档案的场地和箱柜、有档案实体），前后经历了连续八年的行政村建档活动，1301个行政村全部通过诸暨市级档案工作目标管理认定。

近几年来，由于工作重心的转移，我市抓村级档案工作的力度有所下降。2006年我市进行了行政村规模调整，将1301个行政村调整为467个、34个居委会；同年5月，省档案局下发了《浙江省档案局关于开展"浙江省行政村示范档案室"创建活动的通知》，明确了《浙江省行政村档案规范化建设测评标准（试行）》及评审办法；2008年5月，绍兴市委市政府将行政村规范化档案室创建列入了对县（市）区的考核，要求60%的行政村达到规范化建设标准。然而，直至2007年我市村级档案已达到示范化标准的只有三个村，且我市下发的2008年规范化档案室创建要求是30%，与考核所要求515个村（居）需60%达到规范化标准存在较大的差距，尤其是有些行政村，调整前老村的档案不肯及时移交至新村或还没有办理移交手续现象较为突出，有的新村所在地还没有建造村部综合楼，也就没有专用的档案室，档案装具与用品缺乏，档案整理归档不及时，等等，行政村的档案工作存在参差不齐的现象，急需进行重点指导及强力推进。

二、具体做法

1、领导重视，完善政策机制。

诸暨市委市政府将行政村档案规范化建设工作列入重要议事日程，市委档案分管领导郭浩良副书记亲自抓这项创建工作，牵头提出市委市府要给予政策引导与资金支撑，市两办出台《关于进一步加强行政村和城市社区档案工作的通知》（市委办〔2008〕110号），明确了指导思想、工作目标、工作重点和工作要求，提出相关部门与镇街的职能要求，为确保创建工作的顺利实施，提供了政策依据。根据市两办的通知精神，市农业和农村工作办公室与市档案局又联合下发《关于开展全市行政村规范化档案室创建活动的通知》（诸档[2008]27号），对创建工作提出了明确的目标要求：各镇乡（街道）60%的行政村档案室达到规范化建设创建标准；2009年，各镇乡（街道）80%的行政村档案室达到规范化建设创建标准；2010年，全市100%的行政村档案室达到规范化建设创建标准。社区档案规范化管理创建，遵循循序渐进和自愿申报原则，力争至2010年能全部达到规范化创建标准。市委市政府将在2009年新农村建设中切出专项经费，给予通过档案规范化建设验收的行政村予以一定的奖励经费。

2、责职明确，措施落实到位。

为着力推进创建工作，文件下发后，市委办又抓紧召开了镇街档案工作分管领导参加的创建活动动员部署会议，明确镇街是指导行政村开展村级档案规范化建设的主体，并再次明确镇街的工作要求：一是要求各镇街要提高认识，加强领导，把开展这项活动列入重要议事日程，制定具体的实施方案，有计划、有步骤、创造性地开展工作，而且还明确要求镇街将此项创建的实施方案与创建计划在会议后二周内报市档案局。二是要求镇街要围绕中心，务求实效，召开会议，专题动员部署，并明确驻村指导员、村官大学生、村主职干部与村文书的工作职责，要求相关人员要摆正位置，按照标准，创新工作方法，积极主动搞好创建工作。三是要求镇街加强协作，形成合力。主要是引导镇街必须集中时间，动员各方力量，特别要发挥驻村干部、村官大学生、已退休档案工作者、退休教师等相关人员的主观能动性，群策群力，编写好村大事记、基础数据汇编、历史沿革等材料。做好电子目录数据库，达到应用计算机管理系统进行档案管理和检索。做好档案的收集归类与整理入柜，确保活动深入有效。

3、指导得力，部门做好传帮带。

档案规范化建设是一项业务性较强的工作，市档案局是指导镇街抓好创建工作的主力军。为了便于应用计算机管理系统进行档案管理和检索，市档案局专门开发一个村级档案应用软件，免费提供行政村安装、培训与使用；为了使这项工作能保证保量顺利实施，市档案局制订了局指导考评的实施计划，编写制作镇街在实施过程与考评验收中所需的一系列资料：撰写了镇街《开展行政村规范化档案室创建活动实施方案》样稿，提出刚性要求，方便镇街推动实施；撰写镇街领导在动员部署会上的讲话稿样稿，主动为镇街领导当好参谋；制作《诸暨市行政村村民家庭基本情况登记表》，方便建好村民档案；制作镇街各村创建计划表，以便能及时汇总了解全市创建情况，有计划地做好指导、有序推进创建工作；在诸暨档案信息网公告栏中张贴相关文件与镇街在创建中所涉及的资料，方便镇村二级参阅使用；制作档案室制度、档案网络人员、分类方案等要求上墙资料，方便镇街参考与使用。

此次创建时间紧、面广、任务重，为了能有足够的人员下村做好调查与指导，市档案局根据局机关工作人员的业务技术水平与工作特长，创新工作方法，合理划分区域，实行分组联片工作责任制，将除办公室及接待查阅以外的局机关工作人员分成四个指导工作组，明确各组职责，落实指导职能。各组人员群策群力，积极主动参与创建指导，各尽所能，在工作方法上树立样板、推广先进，在工作进度上先易后难、分步推进。在具体指导过程中，各工作组参与了镇街动员部署，负责进行业务培训、上门辅导，做好创建前村级档案基本情况的调查，协助镇街及时上报创建计划，及时了解创建过程中档案用品的需求与落实，指导协助编写村大事记、组织沿革等材料，协助做好计算机应用软件的培训与安装，帮助做好档案的收集归类与整理入柜，按计划要求及时督促镇街上报创建审报表，并根据审报情况，完成评估验收与意见反馈，有序推进了创建工作，创建力度、工作进度、规范程度、标准质量在我市档案工作上史无前例，超过了预期效果。

经过全市上下一年的共同努力，对照规范标准，对行政村逐个多次进行督促指导、逐个逐项的严格按照标准进行对照验收，从自查情况来看，我市各行政村全面开展了档案规范化创建活动，在地定程度上规范了档案设备设施、规范了档案立卷存档，确实为今后档案管理、查阅提供了方便。从市委组织部、市档案局与市农办的检查审核情况来看，全市501个村（居）已有439个达到了规范化建设标准，全市达标率为87.6%。，圆满完成了绍兴市下达的指标任务。

三、工作成效

通过此项创建活动，我市档案工作氛围更加浓厚，各级领导对档案工作的重视支持及群众对档案关注力持续上升，镇村二级档案软硬件建设得到加强，档案工作为推进农村民主政治建设服务的作用日益体现：

（一）各级档案工作意识得到增强，档案工作氛围进一步浓厚。全市出台文件落实专项经费召开动员部署会，镇街出台实施意见并加大经费投入（例如，阮市镇投入10万余元，为各行政村添置档案柜箱等硬件设施设备、档案卷盒防虫剂等档案用品，添置防盗门窗、灭火器等安全设施）；各行政村纷纷出钱出力主动按标准要求落实创建；村干部自觉顾问创建工作，并对原有的一些积存、散存材料进行了一次全面的清理和收集；村文档人员的档案业务知识和操作技能得到了巩固提高；许多村官大学生在创建中初次接触、熟悉了档案工作，并从中加深了对农村现状和农村工作的了解。

（二）村级软硬件设施建设普遍得到了加强。在这次创建过程中，各行政村基本解决了符合档案保管条件的专用库房，安装了防盗门窗，落实了灭火器、遮阳窗帘、防虫剂等档案工作"八防"措施，添置了档案柜等系列档案用具。全市行政村共增添档案柜564组、卷盒24万只、灭火器322只、制度320套、温湿度计320只、防虫剂700包、相片册265本、全宗盒260只、案目夹1209付、借阅登记230本，安装档案管理软件468套。

（三）档案的科学管理水平得到了提高。

1、建立健全了农村档案工作长效机制。各行政村健全完善了档案工作领导小组、档案工作网络组织、档案管理五项制度，明确了档案网络人员、管理员的职责和纪律，建立了档案工作会议研究制度、档案员岗位调离的档案交接制度。

2、引导了村干部定期做好归档工作。在材料归档范围上，认真执行《浙江省村级档案管理办法》，同时根据档案服务新农村建设工作的要求不断充实和调整，及时整理归档了有关新农村建设的相关公文、会议记录、图表等工作资料。村里还收集了包括村党组织、村民委员会等村级组织的会议记录、财务收支等各项事业的工作材料。规范了分类方案，全市统一将村级档案分为文书档案、科技档案、会计档案、特种载体档案、村民档案这五类。

3、不断推进档案工作的实际应用。一是，村档案室根据现有档案编写了村全宗介绍、大事记、机构历史沿革等材料。二是，村档案室应用计算机管理系统进行档案管理和检索的工作已经全面启动。三是，除确需保密的档案外，村档案室随时向村民提供查阅档案服务，并做好查借登记。

（四）农村民主管理得到推进。

1、村干部的法制意识进一步加强，都懂得了办事要依法办事，讲证据，涉及村务、财务、土地承包和山林延包以及村的造桥、铺路、搞建设项目等形成的文字材料、正规合同资料等这些形成于村及农户、直接记录和服务百姓活动的档案都及时进入档案室。村建好了档案室，对实行村务公开、财务公开、开展民主管理，为农村自治组织的建设、化解农村基层矛盾和维护农村稳定提供了有效保障。群众来村里了解涉及自己的事查阅档案就行了，看了档案也就一目了然，切实保障了村民的知情权、查询权、监督权。

2、为普通人建了档，共建立村民档案25余万卷（全市共有331133户农户），使农村居民在生产生活过程中产生的档案资料，有一个安全的归宿，为构成和谐农村建设奠定了基础。

档案工作是一个动态性极强的工作，它产生在每时每刻，每人每户，档案工作只有起点，没有终点；只有更好，没有最好。2009年，市财政将安排150万元，用于建设村级规范化档案室示范镇乡6个、示范村120个、规范化村347个。我们将在新的起点，按照上级要求，不断巩固完善创建成果，为建设社全主义新农村提供更好的服务。

 二00九年二月二十日