管理+应用 双核驱动海亮档案科学发展

海亮集团有限公司

海亮集团创建于1989年，现有员工9100多人，总资产90.11亿元，拥有（控股）48家子公司。2008年，公司实现营业收入303.27亿元，利税11.65亿元，自营进出口14.81亿美元，现已发展成以铜加工、房地产、矿产开发、金属贸易、教育五大产业为主体的国际化大型民营企业集团。

海亮集团自创建以来，就十分重视档案管理工作。海亮集团董事局主席冯海良先生一直认为，档案是有形的文化，文化是无形的档案；档案管理是一项精细系统的基础工作，是企业管理水平的集中体现；海亮要铸就百年企业，就离不开对档案的管理。因此，他始终把档案管理上水平作为全面提高企业综合管理水平、向着现代企业制度迈进的重要环节来抓。可以毫不夸张地说，从1989企业孕育时激动人心的第一次胎动，到15周年时首次进入中国企业500强的惊喜，再到2008年元月16日海亮股份在深圳上市时的欢呼，海亮在坎坷中峥嵘岁月，在磨砺中破浪行舟，风雨20年，一部海亮发展史，海亮档案客观记录在卷。

20年来，公司通过组建队伍、加大投入、建立网络，档案管理工作基础扎实，成效显著，先后顺利通过了档案工作目标管理市、省级认定和国家二级认定，被浙江省档案局认定为"百家示范"档案管理民营企业单位。在档案管理过程中，我们始终把"围绕企业中心、服务发展大局"作为档案工作的指导思想，努力树立档案工作的服务意识和创新意识，根据企业经济发展要求，为企业的决策和其它各项工作服务。

一、重领导，抓落实，建立健全档案工作网络体系

领导重视是做好档案工作的前提。档案为企业带来的直接和间接效益使得公司决策层清醒地认识到要想企业保持健康快速发展，档案工作就绝不能滞后。于是公司决策层主动把档案工作纳入到其主要工作的范围内，组建了档案专门工作机构，健全了档案管理网络，成立了档案鉴定小组，把档案管理的工作深入到每一个公司、部门、办公室，从而形成了在集团总部由总裁直接领导，在下属各公司则由主要领导分管，以综合档案室为枢纽，各公司部门为分支机构，专职与兼职档案员各负其责的档案工作管理网络体系。档案室对其档案工作进行监督、检查和指导。公司通过建网络，抓考核，大大强化了档案管理工作，为档案工作的全面开展创造了良好条件。

二、重队伍，强素质，切实提高档案网络员管理水平

要做好档案管理工作，充分发挥档案工作网络的作用，必须有一支稳定、可靠的档案员队伍。对此，海亮集团在选配档案管理人员时，致力于把好入口关，按照年纪轻、文化高、责任心强、热爱档案工作的要求，选配好档案网络员。其次，对选配好的档案网络员，建立档案工作岗位责任制，直接与年终考核评比和工资奖金挂钩。再是提高档案网络员的档案业务素质，我们采取专题培训、上岗培训、以会代训等多种形式组织档案网络员进行培训。同时，还采用"请进来"、"走出去"的方式，邀请诸暨市的业务指导老师为所有档案网络员讲课，解答疑难问题；选派档案网络员参加浙江省、诸暨市档案系统举办的上岗培训或专题知识培训，或通过到外地考察，到一些著名企业参观考察，取长补短，从而充分提高档案网络员的自身素质。

三、重创新、强管理，提升档案现代化管理水平

（１）推进档案信息化建设。公司目前设立了12个全宗、12大类的档案，全部档案录入档案管理系统，实行档案文件级目录管理。目前，室藏档案文件级目录数据有4万余条，覆盖到室藏的全部档案。对所有实物档案和重要的、易受损的、利用频率高的档案采用数码拍摄、扫描输入、网络传输等手段，实行全文数字化，便于提供服务，实现资源共享。例如：档案室充分利用OA系统，专门设置档案信息专栏，发布档案信息，向全集团开放，也就是说不管你在哪里办公，只要你是海亮集团的互联网成员，输入与自己权限相对应的口令与密码，就可以进入OA系统进行相关权限范围内的档案信息查阅

（２）拓展档案建档范围。近几年来，公司紧扣时代主题，坚持以人为本，创造性地开展民生档案工作，陆续建立名人档案、员工健康档案、员工职称档案、员工护照档案、受资助大学生档案等等。有的独立出来，作为新增设门类；有的以专题形式组卷归档，以保持特有的档案体系。民生档案的收集归档，优化了室藏档案结构，丰富了室藏档案内容。此外，为适应海亮的国际化、全球化发展需求，我们注重收集、保管好关系企业生存与发展的专利、商标、工艺流程、工艺配方等涉及知识产权、商业秘密等方面的档案，注重收集保管好关系企业权益的各种权属凭证和体现企业和个人信誉、纳税、质量、资产、资质及合同履约等方面的档案。

（３）创新档案服务手段。集团档案室在服务方面由过去的被动坐等转变为现在的主动出击，主要体现在以下三方面：一是在归档服务方面，由过去的被动接收转变为现在的主动征集。我们通过调查摸底，确定收集范围，然后向档案网络员发出《档案定向征集联系单》，档案网络员在收到《档案定向征集联系单》后的10个工作日内，须将属于征集范围的档案全部立卷归档，交集团档案室保管，集团档案室给予监督、指导。这样可以保证文件材料归档的齐全完整。二是在立卷保管方面，由过去的以"卷"装订整理保管为主转变为现在以"件"整理保管为主，既便于实现档案的信息化，更方便档案的查阅和提供利用。三是在档案借阅方面。由过去的"坐等上门"转变为现在的"送货上门"。有时只要一个电话，我们就将所需档案主动送达，或调出电子文档主动发出。

四、重开发，促利用，为企业提供全面优质服务

多年来，海亮档案以服务企业发展为宗旨，重开发，促利用，将"死档案"变"活信息"。仅近五年时间里共有1000多人次利用各类档案5372卷，取得直接经济效益3000多万元，间接经济效益上千万元。档案的综合利用，为维护企业合法权益、树立企业形象、促进企业生产等方面起到了积极的作用。

一是为企业经营决策服务。近几年，铜加工行业竞争激烈，铜价大幅波动，企业经营风险加大，营销、技术人员利用档案室提供的十多年来所有铜管棒工艺设计档案和收集到的市场信息，根据市场需求，及时调整产品结构，大力开发新产品。这些新产品的问世，大大拓宽了企业的生存空间，提高了企业的市场竞争能力和抗风险能力。

二是为品牌推广建设服务。公司在中国驰名商标、中国名牌等品牌创建和维权活动中，依靠长年累积的翔实的数据资料，节约了大量的人力财力，顺利通过申报和评审。此外公司已申请专利49项，获发明专利授权5项，实用新型专利授权28项，使我国铜管生产技术达到国际领先水平，海亮成为全球知名的铜加工企业。

三是为企业文化传播服务。公司档案室加大信息开发编研力度，我们利用名人档案，编写了名人专题；利用党建工作档案，编写了《打造党建名企 铸就百年海亮》；利用基建档案，编制了《海亮文苑》、《企业文化手册》、《海亮房地产资料汇编》；利用库存档案编写了《海亮商标》、《产品介绍》、《荣誉汇编》、《报刊汇编》、《海亮年鉴》、《历年经济技术指标汇总》、《大事记》等共30余本档案专题资料和编研材料，这些编研材料为塑造企业形象，记载企业发展历程，向外推介企业发挥了积极的作用。此外在海亮展示厅、党建展示厅、海亮网站的策划、建设上也发挥了重要的作用。通过档案室提供的海亮自创建以来照片、获得的荣誉以及反映企业创业历程的文字材料，向外界充分展示了了海亮的历史和今天。此举扩大了我们企业的知名度，增加了企业的美誉度，增强了企业的市场竞争力，间接地为企业创造了效益。

通过20年的实践，我们企业真正感受到民营企业的发展离不开档案工作，通过抓档案管理工作的上水平上等级，不仅给企业带来了可观的经济效益，更提高了企业的经营管理水平。面对新的经济形势，公司在档管管理工作上要转型升级，练好内功，在以下几方面进一步提高档案管理水平，使档案变成企业的变成信息库、思想库、决策库，更好地为企业发展服务。

第一，继续推进企业档案馆模式。在下属公司上海海亮铜业有限公司已建立档案室的实践基础上，将档案工作向内蒙古、新疆、西藏、宁夏、重庆以及越南等跨省、跨国的下属公司进行移植，建立档案室，按照档案工作目标管理认定标准进行科学、规范管理。集团档案室在宏观上加强档案管理的同时，在微观上做好具体的业务指导；

第二，丰富档案资源。海亮自创办至今，已有20年的历史，形成了大量的门类齐全的档案，信息资源丰富。随着现代科技的进步，档案的载体日益丰富，馆藏结构也发生巨大变化。因此，我们在做好纸质档案收集的同时，加强电子文件的归档力度；在做好传统意义上文书档案、科技档案的同时，完善实物档案、照片档案、知识产权档案、商标档案、信用档案、客户档案的收集范围；加强民生档案建设，注重收集与员工息息相关的档案，不仅要为公司领导人建立名人档案，还要把公司技术精英、优秀外来建设者纳入到名人档案的归档范畴，以此来整合资源，丰富馆藏内容，优化馆藏结构，建立健全具有企业特色的档案馆藏体系，适应企业与时代发展需要。

第三，加快档案数字化建设步伐。我们要在现有的档案信息条目管理的基础上，尽快调整完善档案管理系统，实现全文数字档案管理，并解决档案管理系统与OA办公系统的对接，实现档案信息网络化管理；利用海亮网站开辟档案信息专栏，拓展服务功能，实现数字档案信息资源的共建和整合，把档案馆建成数字档案信息利用中心。在实施档案数字化、网络化带动档案基础业务建设的同时，加强档案数据的安全保护。

二00九年二月二十三日