学校档案工作要坚持常抓不懈

嵊州市教育体育局

学校档案工作要坚持常抓不懈，就是说，学校的档案工作要坚持平时抓，抓平时，决不能时紧时松。

一方面，学校工作千头万绪，档案这一平常的工作很容易被忽视，往往是上面催动，下面就动；上面不催，下面不动，从而产生两种截然不同的结果。如我市教体系统，90年代初开展了学校档案工作目标管理"达标"活动。学校档案工作出现了好的局面。可是后来一段时间放松了，学校档案工作就滑坡了。出现了有的学校没有档案室，资料堆放在楼梯间或校长的抽屉里，档案案卷霉变，被鼠咬虫蛀的不少；有的学校分管领导不落实，连兼职档案员也没有配，直至2001年，全市学校的所有档案人员都没有受过业务培训；有的学校是几年没有整理档案了，致使学校档案门类缺、数量少、质量差。2001年绍兴市教育局统计资料显示，周边县市的许多学校档案都已是省级、绍兴市级达标了，只有嵊州市还没有一所省级、绍兴市级达标的学校。

另一方面，学校档案工作是平常性的工作。其资料源于学校各种日常职能活动，资料的产生是源源不断的，因此，其收集也应是随时随地的，经常性的，这样才能保证归档资料的完整性，如现在采用"一文一件"的档案整理方法，它更可以随时将已处理完的文件先行整理归档。如果对档案工作平时放一放，采取到时候请一些人员帮忙、集中一段时间收集资料，突击整理，这样就容易造成一些资料的流失。另外，整理档案是一项业务性强，技术要求高，细微求实的工作，请来帮忙的人员不可能都熟悉工作业务，整理档案的差错会较多，一经检查，常常需要返工。所以，学校档案工作，无论是收集，还是整理等各个环节，都要坚持平常抓好抓实。

嵊州市教体局，负责全市教体系统档案工作的监督和指导，检查和监管起着十分重要的意义。近10年来，我们始终坚持常抓不懈，抓实抓细，使学校档案工作取得了很大的成效。我们的做法主要是：

一、加强领导，健全机构网络

抓好档案工作，必须要有强有力的组织领导。2001年以来，我局确定一名副局长具体分管档案工作，年年把档案工作列入局里的工作日程。几年来教体局会同市档案局就学校档案工作专门下发了13个文件，并于2003年3月召开了学校档案工作专题会议。定时开展档案法规宣传，发放档案学习资料，组织档案知识竞赛等等，加大档案工作管理的力度。至2008年，教体局直接管理的学校（单位）都成立了档案工作领导小组，落实了分管领导，建立了由校长室、党支部、工会、政教处、教务处、教科室、总务处等参加的档案管理人员网络，使网络辐射到学校各个层面，并落实了相应的资料收集、整理、归档的职责，使责任到处室，责任到人员，形成一种全员参与档案工作的良好局面。许多学校还加大了对档案工作的硬件投入，档案的保管条件得到很大的改善。

二、建章立制，促进规范管理

没有规矩，不成方圆。我们十分重视制度建设，先后建立了"档案管理细则"、"归档制度"、"档案室工作制度"、"借阅制度"、"保密制度"、"鉴定和销毁制度"、"检查制度"等一系列制度。将档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等各个环节均纳入制度管理，使档案管理有章可循，有据可依。如档案资料的收集，哪些资料应该收集，在什么时候收集，由谁负责收集，都纳入制度，纳入考评，保障了第一手资料收集的完整性和齐全性，为档案工作打下有了坚实的基础。同时，根据学校工作的共性，我们还统一了档案的分类方案和文件材料保管期限。工作中，我们还根据新的情况，适时作出新的规定。如近些年来，随着教育现代化进程的加快，学校布局调整力度加大，撤并学校数量较多。对此，我局及时立即于2002年发出了《关于在教育机构改革中档案处置暂行办法的通知》，对撤并学校档案处置作了明确规定，避免了学校撤并了，档案也无处可找了的状况出现。

三、培训学习，加强队伍建设

加强队伍建设，是做好学校档案工作的关键。经调查发现，我市学校（单位）档案工作存在两大问题，一是管理人员不稳定性较大。因学校教育工作需要，档案管理人员工作调动、岗位调整经常变动，直接影响档案工作的连续性。二是所有档案人员都没有受过专门的业务培训，业务不熟悉，致使工作起来困难多多，经常出现差错。

面对现状，我们首先要求各学校落实好专兼职档案人员，并在此基础上，努力稳定队伍。在选配档案人员时，选有事业性、责任性，年纪稍轻的人员担任，不准轻易调动岗位，使其有利于连续工作，积累经验。其次是组织专题培训，开展兄弟学校间的相互学习，请档案局业务科的老师指导等办法，以提高档案人员的业务素质。我局于2002年、2004年、2005年、2007年举办了四期业务培训班，就学校"教学、文书、会计、科技、特种载体、教师档案"的收集与整理，"归档文件整理规则"，"档案信息开发利用"，"全宗卷管理"等专题作了业务辅导，并于2002年、2004年、2009年分别在市职技校、嵊州中学、甘霖镇中心小学召开了档案工作现场会，就"档案室建设"、"新规则整理档案"、"农村学校档案工作"为重点内容，由档案工作做得好的学校作业务经验介绍，互相交流学习。档案人员在平时工作过程中，如遇到疑难问题，经常请档案局的老师给予指导。针对近年来学校（单位）基本建设规模较大，基建项目较多的情况，我们又注重对基建项目档案的收集整理工作，专门对一些档案人员进行基建档案整理业务的指导。目前，全市101位专兼职档案人员，已有77人受训，占总数的76.2%，部分档案人员还参加了省档案局举办的培训班学习，档案人员的业务素质逐年提高。

四、检查指导，开展达标活动

重过程管理，抓督促检查，是做好档案工作的重要途径。根据局年度工作的安排，我们每年都组织开展对学校档案工作的检查，每次检查都列入局学期工作行事历，检查前两周局以文件形式通知各校（单位）做好自查整改工作，然后会同市档案局组织抽查，每次抽查三十多所学校（单位），并将检查结果进行通报。2001年我局下发了《关于开展学校档案工作目标管理达标活动的通知》，明确达标条件，对全市学校（单位）分层次提出了"达标"期限。活动开展中，对当年要求达标的学校，我们都请档案局的老师去学校现场指导，在检查指导中，如发现有的学校（单位）领导和教职工档案意识不够强，即向他们宣传做好档案工作政策法规，以及做好档案工作的重要意义，使之引起高度重视。如发现有的业务上差错较多，即手把手地给予辅导，有效地帮助学校档案人员掌握档案知识、技能；如发现有的学校（单位）档案工作离标准差距较大，即明确地给予指出存在问题，具体地提出整改意见，限期整改。待时重新考评。每年一次的检查过程和达标考评过程，已经成了一次促进提高学校档案工作管理水平的过程，有效地促进了档案室的规范化建设。据统计，目前，全市中心小学以上101所学校（单位）都建立了综合档案室，现有档案室面积231415平方米，校均面积22.9平方米；档案数量67848卷（盒）（不包括已向市档案馆移交的6所学校的档案），2005年以来按件整理的归档文件108195件。各学校（单位）档案门类不断齐全，整理工作不断规范，档案数量不断增加，目前，全市中心小学以上学校（单位）已全部达到了嵊州市一级标准。在嵊州市级达标基础上，又有8所学校达到了绍兴市一级标准， 12所学校（单位）达到省二级标准，全市学校档案工作迈进了一大步。

五、利用资源，积极服务教育

建立档案的目的是为了利用。所以我们始终把做好档案工作的落脚点放在开发利用上。几年来，许多学校（单位）档案室开发档案资源，形成了"数字汇编"、" 专题汇编"、"年鉴"等许多编研成果，为"文明单位"、"示范学校"、"教育现代化乡镇"、"省级重点中学"、"教育强市"等的创建验收提供了真实依据；为学校领导教育工作决策、教育事业发展规划等提供了翔实的参考资料；为学生升学、就业，教师职评等提供了所需原始凭证，充分地发挥了档案的应有作用。

二○○九年二月十九日