敢于探索 勇于实践 大力促进档案管理现代化

　　全国档案馆工作会议经验交流材料
　　
　　绍兴是国务院首批公布的二十四个历史文化名城之一，属于典型的江南水乡旅游城市，并以桥乡、酒乡、书乡、名士之乡著称于世。绍兴市档案馆（前身为绍兴地区档案馆）成立于1979年3月。1995年5月定省三级馆到1998年9月晋升省一级馆，四年连升三级，使档案馆面貌发生了翻天覆地的变化。事业发展未有穷期，档案馆晋升省一级后如何进一步发展？我们认为：档案的现代化管理是档案事业的发展方向，在以经济建设为中心的新形势下，谁占领了现代化管理的制高点，谁就能掌握档案事业新发展的主动权。为此，我们几年来在狠抓基础业务建设的同时，坚持以档案现代化管理为突破口，积极探索档案馆现代化管理的新路子，取得了显著的成绩。
　　
　　 一、基本做法
　　
　　 1、统一认识，加强领导
　　
　　 我局（馆）的现代化管理工作起步于1995年。我们在制订全市档案事业发展“九五”计划时，就提出了“八五打基础，九五上水平”的口号，并把档案的现代化管理工作作为上水平的突破口列入“九五”计划的主要内容。1996年制订《绍兴市档案局（馆）现代化管理“九五”计划》，这在全省是第一家。在市档案馆晋升省二级、省一级工作中，有计划、有步骤地实施现代化管理工作，分阶段逐步配备现代化管理设施。在全国、全省档案科教会议以后，特别是1999年2月省档案局确定在我局（馆）开展现代化管理试点以后，我们更加坚定了搞好现代化管理的信心和决心，加快了现代化建设的步伐。为消除局（馆）干部中的一些消极、畏难情绪，局领导班子多次召开会议，从四个方面进一步统一大家的认识，即搞好档案现代化管理是加快建设现代化新绍兴的要求，是绍兴市率先实现现代化目标的内容之一；是转变观念，加强服务，树立档案部门新形象的需要；是营造新优势，促进档案事业新发展的需要；是我们档案干部提高自身业务素质，适应新形势，迎接新挑战的迫切要求。正是在统一认识的基础上，局（馆）领导班子和全体干部对加强档案现代化管理产生了一种时不我待的历史责任感和紧迫感。为了保证档案现代化管理工作的顺利开展，我们成立了局（馆）长任组长的有职能处室负责人和计算机专业技术人员参加的现代化管理领导小组，档案现代化管理工作成为我局（馆）的一项重要工作。
　　
　　 2、软硬件建设双管齐下
　　 一是积极争取资金，解决必需的设备、设施。几年来，我们积极争取市委、市政府的重视和支持，先后投入36.6万元经费用于配置各类现代化管理设备、设施。
　　
　　 二是组织全员培训，以现代化知识武装局（馆）全体干部。1996年，我们招录了一名计算机专业本科毕业生，并逐渐形成了年轻同志为主的计算机骨干力量。同时，陆续组织局（馆）全体干部参加计算机应用能力培训。此外，我们还先后组织去上海、福建、杭州、无锡、萧山等省内外先进地区、单位学习取经。
　　
　　 3、大胆探索，勇于创新
　　 我局（馆）的现代化管理大致经历了三个阶段：第一阶段为起步阶段（1995-1996年），在档案馆晋升省三、二级馆活动中先后配备了七台电脑，并逐步开展数据录入工作。第二阶段为探索阶段（1997-1998年），在档案馆晋升省一级馆工作中，与绍兴文理学院联合研制成功集库房温湿度控制、防火、防盗、电视监控、用电安全检测和电话报警于一体的档案库房自动化管理系统，并作为科研项目通过省级鉴定。计算机录入数据达到10多万条。第三阶段为提高阶段（1999年以后），在承担全省档案现代化管理试点工作中，我们不怕失败，大胆探索，勇于实践，主要做好了以下二方面的工作：一是建网（建立局域网）上网（上政务信息网），初步实现了网络化。我们积极将档案信息资源开发与计算机网络技术有机结合。根据局（馆）工作职能的要求，设置了14个终端，由1台服务器连接两个楼层11间办公室，实现了局长办公室和各职能处室之间的互联，达到实施网上办公和资源共享的目的。同时将本局（馆）的内部局域网与绍兴市政务信息网联网，并设立网点，建立主页，实现与政府各部门网上信息交流与共享。二是设计形成新软件，基本实现了档案数字化、办公自动化和库房管理现代化。我们在北京量子公司的技术协作下，通过反复实践修改，终于设计形成了适合市（地）、县档案局（馆）工作需要的新软件。其总体结构由三方面内容构成：（1）档案数字化。由案卷级档案库、文件级档案库、开放档案库、特种载体档案库、专题目录库、资料目录库及目录中心七个方面内容构成，可对档案实现目录和全文检索。（2）办公自动化。结合各处室工作职责设计了由文档一体化管理、职称管理、财产管理、综合档案室管理、全宗管理、接收管理等21个管理模块构成的一个系统。（3）档案库房综合监控管理。主要有库房温湿度调节、记录、分析的自动化管理，防火、防盗的自动报警、自动记录，安全用电的自动控制。
　　
　　 二、 主要成绩
　　
　　 1.实施了档案利用手段上的变革，促进了馆藏档案信息资源的开发利用，树立了档案馆对外服务的新形象。
　　
　　 通过抓档案现代化管理工作，局（馆）干部树立了依靠科技发展档案事业的新思想，对封闭、保守的思想观念，坐等上门、被动服务的方式以及注重形式、满足于老套路的做法进行了挑战，敢于用现代化管理技术替代传统落后的做法。实现了档案数字化后可开展全方位、多角度检索，大大提高了查全率、查准率以及检索速度，特别是对查阅档案要素掌握不多的利用者，更是增加了希望和满意度。我们还应用网络技术开展了档案信息的上网服务，在市政务信息网上制作主页，依法实施了开放档案目录的公布，还为政府工作需要提供了法律规范、档案馆编研成果和专门为党委、政府中心工作需要而提供的档案服务专题栏目，使档案馆的开发利用由被动转为主动。现在，市领导及市级机关上网单位都能看到市档案馆提供的服务信息，市政府《政务信息》专门登载了档案信息上网服务的消息，市委办领导为我们进一步搞好档案信息资源利用提出很好的建议，市级机关党工委组织100多个单位领导到我局现场参观，使档案馆工作融入了党委政府中心工作之中，使人们进一步了解了档案馆的作用，也使档案馆树立起了开放与优质服务的新形象。
　　
　　 2.以库房温湿度控制为重点的档案保护工作上了一个新水平，确保了馆藏档案的完整与安全。
　　 在抓现代化管理中，我们将库房的安全管理纳入了现代化管理计划，并与绍兴文理学院联合研制开发成功库房自动化管理系统，较好地解决了手工和机械管理上存在的人为因素多、灵敏度不高及不能及时形象直观分析变化原因等不足，使档案馆库房温湿度得到有效控制，较好地解决了江南水乡高温高湿天气库房温湿度控制难的问题。自库房自动化管理系统投入使用以来，即使室外连续高温长达1-2个月，库内温湿度仍能达到设定的国家标准。另外，我们还采用红外线杀菌方法，严把进馆档案杀菌关，开展了照片档案的扫描和病档修复等现代化保护工作，确保了馆藏档案的完整与安全。
　　
　　 3.信息资源的共享，使档案馆工作人员增强了全局意识，提高了办事效率。
　　 联网后，档案局（馆）每个终端每天都能获得来自内部各职能处室的信息，来自外部党委、政府、人大、政协及有关部门的信息，使局（馆）工作人员进入了信息的世界，开阔了眼界，了解了全局，增强了为全局工作服务的针对性、时效性。通过资源共享，为局（馆）内部处室之间、岗位之间相互利用积累的数据资料，了解工作进度情况等方面创造了便捷的条件。现在局（馆）领导要了解工作情况，即使处室负责人外出也没有关系，只要通过服务区上的共享区，便能了解所需情况，还可以方便地复制和打印。若需要了解外部情况，比如重点工程项目情况，只要通过市计委主页，就能及时把握情况，并做好重点工程项目档案的监管；比如地方政策法规性文件，可在市政府主页、法制局主页中复制，非常方便，大大提高了局（馆）的工作效率。
　　
　　 4.起到了示范引路作用，使全市档案馆出现了抓现代化管理的热潮。
　　 我馆的现代化管理工作得到全省档案系统的认可，尤其是本市所辖五个县（市）综合档案馆，争上游、奔一流的雄心壮志促使他们认定市馆做法，开展数字化、网络化建设。目前，五个县（市）档案馆都实现了计算机操作技术的全员培训，四个档案馆争取了资金，添置了设备，建立了局域网，加快了档案数字化建设和办公自动化工作，促使档案馆工作由传统管理向现代化管理迈进。全市档案馆已配备各类现代化管理设施100多台（件），其中电脑73台，服务器6台，扫描仪6台，刻录机5台，建立计算机终端32个，有60多万条馆藏档案数据录入了计算机，接待利用窗口基本上都已开展了计算机检索服务。档案馆的优质、高效服务受到了众多利用者的感谢和好评。在建设现代化社会主义新绍兴中，全市档案馆正在以提高现代化管理水平的实际行动而努力，档案馆正在发挥其越来越重要的作用。
　　
　　 以上是我们在开展档案现代化管理工作中的一些浅显做法，虽然作了一些探索，但离社会经济各项事业发展对档案工作的要求，与兄弟市（地）档案局（馆）相比还存在不小的差距，我们决心以全国档案馆工作会议为动力，继续探索档案管理现代化，研究和制订“十五”现代化管理的新目标、新措施，为再创绍兴档案工作新局面而努力奋斗。
　　
　　
　　
　　 二OOO年八月十八日