与时俱进,做好档案收集工作

绍兴县鲁迅中学 张向远

内容摘要：随着社会信息化的实现，档案工作者要增强收集工作的敏锐性和主动性，拓展收集空间、完善网络管理、营造创新机制，做好档案收集工作。

关 键 词：档案 收集

随着知识经济时代社会信息化的实现，档案载体将由传统的"白纸黑字"转变成"电子数字"，会形成大量新型的文件材料，同时社会各界对档案工作会提出新的要求。面对不断出现的新问题和新要求，传统的档案管理理论已很难适应新形势下的档案管理工作。因而，档案部门要树立与时俱进的观念，克服因循守旧的思想，以改革的精神，研究新形势下档案工作的新规律、新特点和社会对档案工作的新需求，实现档案工作的观念创新、机制创新和服务创新。

档案工作要适应社会发展的需求，拓展为党和国家工作大局服务的深度和广度，就必须以充足的档案信息资源为前提。因此，档案工作者要增强收集工作的敏锐性和主动性，准确把握各个时期的重点任务，紧紧围绕党和国家工作的大局和本地区、本部门的工作重点，创新收集思路，拓展收集渠道，在实践中探索新的档案工作理论，从而改变目前馆（室）藏档案内容单一、门类不全、馆（室）藏实力弱化的被动局面，不断丰富档案内容，优化馆（室）藏结构，使档案工作更好地为社会服务。

一、拓展收集空间，加强馆（室）藏建设

加强馆（室）藏资源建设是提高档案工作质量的重要条件。不同的社会发展阶段，会出现不同的工作重点。档案收集工作更是如此，它要紧紧围绕当今社会的形势，以社会需求为导向，以利用为目的，不断拓展收集空间，及时把握收集工作的重点和方向，将档案馆（室）资源建设工作向前延伸，使档案资源结构在时空上实现合理布局，使档案信息资源取之不尽、用之不竭，最终达到档案信息资源永久共享的目的。

档案的收集工作要着眼于经济建设。在当今时代，经济实力的不断提升是一个地区综合实力不断提高的有效证据。绍兴市已在四届一次党代会上明确提出,到2005年逐步把绍兴建设成为历史文化与现代文明融为一体的经济强市、文化名市、旅游大市。为加快我市经济的跨越式发展，市政府已出台了一系列卓有成效的举措。2000年7月组建了袍江工业区，2002年市委、市政府又明确了"工业立市、开放兴市、合力建市"的工作目标，并把今年确定为"招商引资年"，目标确定以后，我市各地、各部门扎扎实实地开展招商引资工作，许多外商连斥巨资投向绍兴，引进国际尖端技术，不少合资企业已落户 绍兴。地方档案部门要以此为契机，自觉投身市委、市府中心工作，依法建立对合资企业档案监督的工作程序，以政府的名义和企业法人签定档案工作责任状，提高监督力度。同时，可抽调一部分档案技术人才直接参与和服务于重点企业的档案管理工作，帮助企业收集从立项到审批，从奠基仪式、地质勘察、工程建设到生产工艺、产品开发等一整套文件材料。在此基础上，还要帮助督促企业建立信用档案，档案部门还可在这些外资企业中收集一部门信誉好的企业信用档案作为一个全宗，以丰富馆（室）藏，并及时向社会开放，以提高我市的信誉程度，以此吸收更多的外商来绍投资，加速我国产业化进程，提升产业结构，实现经济的跨越发展。

档案的收集工作要着眼于先进文化建设。档案部门要参与绍兴的文化名市建设，成为弘扬先进文化的主阵地。就必须把收集工作的触角延伸到社会各个领域，把着眼点落实在先进文化建设上，拓展收集空间，拓宽收集范围和收集形式，而对一些代表主流文化发展的领域则要重点关注，如新闻出版、教育艺术、城建园林等部门。因为这些部门所产生的档案资料，往往具有浓厚的地方特色文化，是当地先进文化的重要载体。 例如，市政府最近向市民公布的鲁迅故里历史街区保护规划，是延续我市历史文脉，体味鲁迅青少年时期生活意境、解读鲁迅作品的真实场所。地方档案部门要在工程建设前，主动参与其中，及时掌握工程进度，了解档案文件形成的规律，依法收集这些宝贵的信息资源和重要财富，并及时提供利用，以赢得社会各界的信任和支持。

绍兴经济的快速发展，离不开先进文化的引导，离不开科学文化事业的推动。档案工作为绍兴的文化名市、旅游大市建设服务任重而道远，地方行政档案部门不但要将工作的重点落实在文化事业机构的一级单位上，而且要将其直属机构形成的文件材料收集进馆（室）。在网络技术飞速发展的今天，档案工作人员还应及时下载一些具有保存价值的电子信息，如本地的历史、党和政府的方针政策，以及党和政府当前的中心工作和重大决策。同时还要注意收集载体的多样化，收集一些照片、图片、录音录像、光盘、各种荣誉证书、杯牌等不同载体的档案，以满足不断发展的社会文化需求。

二、完善网络管理，实现收集工作的社会化

如上所述，绍兴的档案资源是相当丰富的，其中政治、经济、科技、文化等领域尤为突出。而档案信息资源广泛分散的特点，极易造成档案流失，给收集带来一定的困难，仅仅依靠档案部门寥寥几人，很难将档案收集工作开展起来。为此在档案收集工作的总体思路上，档案部门要解放思想，站在时代的前列，从现代化建设的全局中来谋划，创造性地开展档案信息资源的收集工作。在档案收集工作的具体方法上要做到：

以宣传为先导。长期以来，由于人们对档案的作用认识不足，不同层度地存在着档案工作可有可无的思想。因而，档案部门要通过各种媒体，如广播、电视、刊物等方式，宣传档案工作的效益，将收集工作的目的、作用和意义渗透到各个部门，强化社会的档案意识，引导有关领导重视档案工作。另一方面，档案工作人员也要适应社会发展的需要，从封闭半封闭的状态中走出去，主动上门进行走访活动，宣传、解释档案工作，赢得有关领导的支持；同时还要深入有关单位，及时与他们进行沟通和交流，明确收集工作计划，研究收集工作中所遇到的难题，求得有关部门的信任和理解，从而使档案的收集工作经常化、制度化。

建立档案收集网络。档案部门要跳出机关部门的小圈子，把视线投向社会各个阶层，调动社会各方力量为档案收集工作出谋划策，尽快建立并逐步完善档案收（征）集纵横网络。纵向可由省、市、县各级档案主管部门确定几名责任心较强的专业人员负责督促、指导此项工作，横向可在机关、企事业单位、个私集团等社会各界选择一些具有代表性的基层单位，并在这些单位中设立高效精干的档案收（征）集人员，形成严密的档案收（征）集网络，架设档案局（馆）与社会相沟通的桥梁，畅通收集渠道。充分利用和依靠这些网络人员，系统地、完整地收集反映当时社会历史变迁，当代重大社会事件的档案资料，广泛接收征集具有浓厚地方特色的档案，如族谱、家谱、地方志、市志、文化遗址、风俗民情、名特优产品等档案资料。政府和地方档案部门更要加大宣传的力度，组织社会人员参与收集这部分档案，并对收集工作作出突出贡献的人员实施奖励，把档案的收集工作转变成一种面向全社会开放的机制，从而提高档案收集工作的社会参与率，实现档案收集工作的社会化。

三、营造创新机制，树立精品意识

创新是一个民族的灵魂，是国家兴旺、事业发展的不竭动力。建立和完善一整套新颖的档案管理机制，是档案收集工作创新的前提和保证。

必须制订能使人才脱颖而出的管理制度。开展创新的档案收集工作，关键要靠人。具有创新精神的高素质的档案管理人员是档案事业发展的动力。因而，档案部门要树立人才第一的观念，营造一种良好的选人、用人的环境和人才公开竞争的环境，形成岗位能上能下，人员能进能出的现代用人机制，以实现减员增效的目的。同时，还可以制定各种政策措施，努力拓宽吸引人才的视野，既可向社会公开招聘具有一定专业资质的档案管理人员，充入到地方各级档案部门，又可直接去高校招兵买马，以提高档案人员的总体素质。总之要按照任人为贤、唯才是举的用人原则，优化配置档案人才资源，建立健全档案人才流动管理的法规和制度，促使档案人才始终保持积极进取的状态。

必须建立档案收集成果的评估体系。要创新档案收集工作，拓宽档案收集范围，并不是收集对象和收集内容的任意扩大，而是以社会需求为导向，以档案法规为准绳，并经过无数的实践探索，证实能在目前和今后社会发展中产生巨大的社会效益和经济效益的档案信息资源。绍兴这座千年古城，历来以人杰地灵、名胜古迹繁多而闻名中外，档案部门既要保藏历史文化史料，更要把现代文化名市建设中取得业绩的各种载体的档案资料列为收集工作的重点，并建立档案收集成果的评估机制。各级档案主管部门可以结合本地的特点，在本单位及企事业单位确定一部分档案业务骨干，成立档案收集成果评估小组，对所收集的档案资料进行真伪、价值和效益的鉴定和评估，一方面把具有长远保存价值、合乎社会利用需求的档案收集进馆，另一方面又剔除一些没有多大保存价值的档案。这对丰富馆（室）藏内容、优化档案信息资源，调动档案人才的积极性，提升档案工作的品位，都具有十分重要的意义。

必须制订切实可行的档案收集工作制度。建立并逐步完善一整套档案收集的工作制度，也是一项具有开创性的工作。我们应不断探索，大胆创新，制订切实可行的档案收集工作制度。如建立特色文化档案收集和珍贵史料的征集、征购的奖励制；建立社会各界知名籍人士私人档案的征购制，并实行明码标价，从而使档案收集工作有章可循，逐步走向规范化、制度化的轨道。在此基础上，档案工作人员还应树立精品意识，注重抓特色、抓精品，去粗取精，努力开拓特色品牌档案，提高收集工作质量，以精益求精的工作态度，对馆藏档案实现精品化管理。这不仅对服务和促进家乡的经济建设，而且对档案管理部门自身更好地生存和发展，都具有重要的意义和作用。

总之，只要我们以奋发有为的创新精神，坚持与时俱进，就一定能够在围绕中心、服务大局、服务百姓的工作中推动档案收集工作的不断创新，促进档案事业的新发展。

（本文荣获绍兴市档案学会2002年年会档案学术论文交流二等奖,载《浙江档案》2004年第9期）