刍议馆藏档案的优化

上虞市档案局 李金海

内容提要：目前馆藏档案存在单一性、重复性、利用率低等方面的问题，已不能适应信息社会对档案利用的需求，必须实行馆藏档案的优化。在不可能对馆藏档案重新鉴定整理而只得维持原基础的情况下，当务之急是解决档案馆选择哪些方面档案进馆的问题，以求馆藏内容的优化。为达到馆藏档案的优化，应采取树立新理念，改进传统做法；抓好源头，确保质量；文件中心，过滤选择等方法。

关 键 词：馆藏档案 优化

二十一世纪，人类社会进入了信息时代。传统的滞后的缺少现实价值的馆藏档案信息，与瞬息万变的社会信息需求发生碰撞而显得苍白无力。在信息化的知识经济社会的大环境中，档案馆势必需要重新思考馆藏档案的优化，以适应现代社会对档案利用的需求。

一、目前馆藏档案的现状

多年来，由于各级一直强调丰富馆藏，使致馆藏档案、资料数量骤增，我馆的馆藏量从1979年建馆时的8729卷、册增加到2002年底的92489卷、册。数量大幅度增加了，而质量令人担忧，真正能反映各个历史时期真实面貌和时代特征及地方特点的有历史价值和现行价值的档案缺少，面临库满为患和馆藏信息贫乏的两难境地。主要体现在：

1、单一性。一是门类单一。馆藏基本上都是些从事行政管理机关接收进来的文书档案，而反映知识经济时代的科技档案极少。如1998年至2002年底接收文书档案18604卷，而科技档案仅20卷。二是层次单一。档案馆大量的是接收县级机关、乡镇机关所谓的一级单位，即党政机关的档案，二级单位档案接收很少，三级单位档案接收更少，档案馆实际上成了机关联合档案室。如到1997年8月底，档案馆接收档案55861卷，其中一级单位46090卷，二级单位943卷，三级单位546卷，其他撤销单位8282卷。三是内容单一。馆藏档案基本上都是反映机关党群工作、行政管理方面内容的文件，反映科技活动、经济建设方面内容甚少。四是载体单一。现存档案几乎都是纸质档案，照片、录音带、录像带、光盘、磁盘、缩微片等新型特种载体档案很少。如1998年至2002年接收档案31148卷（件），其中印模59枚、照片15卷、光盘5件、声像15件、其他实物9件，而纸质档案有31050卷。

2、重复性。目前馆藏档案大量重复的问题相当突出。至2002年底，馆藏档案77615卷，其中永久47554卷，占61%，长期21225卷，占27%，短期8836卷，占11%。在长期和短期卷中多数是重复文件，即使在永久卷中也难免有不少是同级、上级或下级的文件。如市人民政府同一份政策性、法规性文件发往100个机关，因为需要贯彻执行和日后查考，一般都作为长期保管，有的还作为永久保管。要是档案馆既接收永久卷，还接收长期卷，那么后来移交进档案馆，这100份重份文件有可能全部回收。过去由于片面认为上级红头文件重要，按照收文归档一份不少，并定为永久或长期，汇集到档案馆不仅造成大量重复，而且有不少文件本来就没有多大保存价值。

3、利用率低。从馆藏档案利用情况分析看，现有馆藏档案已不能满足现代社会的利用需求。随着改革开放的深入和各项政策的落实，人们对政治斗争、行政管理方面档案利用将越来越少，而涉及到国计民生和千家万户切身利益关系的档案利用越来越多。据2002年底统计，档案馆档案利用全宗95个，仅占全宗总数240个的39%。利用接待1020人次，利用档案资料1847卷次。其中家庭和个人查阅852人次，占83%，1303卷次，占70%。单位因工作查考168人次，占16%，544卷次，占29%。在家庭和个人查阅中，利用婚姻档案549人次，486卷次；房产档案155人次，171卷次；户籍档案28人次，30卷次。以上可见人们对宏观方面的红头文件的利用率呈下降的趋势。

二、优化馆藏档案内容

优化馆藏，如果是对现有馆藏档案重新鉴定，划分保管期限，剔除本来就没有保存价值和期限已满失去保存价值的档案，其难度可想而知。因为目前既无具体的操作性的、经过批准确认的馆藏鉴定通用标准，也无进行馆藏鉴定工作过程中的方法步骤的规定程序，因此上级并没有特别强调馆藏的重新鉴定，档案馆实际上也不可能开展馆藏全面系统的鉴定工作，不可能全部拆卷重新整理，谁也不敢承担这个责任，也就只好维持原基础。现在当务之急要做的就是从馆藏档案的源头抓起，解决档案馆应选择哪些方面档案收藏进馆的问题，以求馆藏内容的优化。笔者认为，档案馆除做好正常档案接收工作外，在确保馆藏价值长久性的前提下，实现馆藏来源的多元性，达到以"优"应"需"，以"质"胜"量"。

1、征集散失在社会上的珍贵档案

征集珍贵档案，主要是征集历史档案。历史档案形成于1949年10月1日中华人民共和国成立之前，因年代久远而稀少，因稀少而珍贵。当然，有些建国初期和"文革"期间的档案也十分珍贵。收集散存在社会上的历史档案，既是抢救历史文化财富的需要，又是党和国家当前与长远利用的需要，也是提高档案馆在社会上品位的需要。如我馆被入选中国档案文献遗产工程名录的《共产党宣言》中文首译本和入选浙江省档案文献遗产工程名录的《康熙皇帝给顾宗孟夫妇的敕书》等极为珍贵的档案文献都是花费很多周折征集所得的，成为上虞档案馆的镇馆之宝。目前，档案馆一方面继续广泛征集散存在社会上的历史档案及其他珍贵档案，提高馆藏的含金量，一方面对现有馆藏档案进行发掘，沙里掏金，编印《馆藏珍品集萃》，将有价值的档案资料集中系统地为全社会提供利用。

2、收集重大活动、重要事件、重点建设项目档案

近些年来，浙江省和绍兴市、上虞市人民政府及有关主管部门相继发布了重大活动档案和重点建设项目档案管理办法，要求各级档案部门加大力度，收集本地区各个历史时期开展的各项重大活动，发生的重大事件，建设的重点工程项目，涌现的重大科技成果等形成的各种档案材料。这些档案影响重大而深远，其查考价值具有长久性，是我们档案馆收集的重点，需要档案馆同志积极参与跟踪，一方面现场摄像、拍照，一方面收集积累文件材料，以对历史负责、对子孙后代负责的高度责任感，将反映重大活动、事件、工程和科技项目全过程的档案完整、系统、准确地收藏进馆。

3、收集涉及千家万户长远利益关系的档案

县级档案馆是最基层的一级综合性档案馆，直接面向广大人民群众。一切从人民的利益出发，积极主动地为人民群众提供档案服务，是落实"三个代表"重要思想的具体体现。为此，应着力接收和收集能够满足广大人民群众利用需求的档案材料，如婚姻档案、户籍档案、建房和房产登记档案、破产企业的人事档案，能够证明年龄、工龄、学历、任职、晋升等方面的依据性档案等等。另外，还应收集能够反映"人本"和"人文"现象的档案资料，如宗谱、家谱、世谱、家乘、铭文、墓志、传记、回忆录、村志等，是社会变迁的历史缩影，同时所记载的人生家世的血缘关系和社会关系，又往往是后代子孙寻根问祖的史料，满足人类世代利用的需求。如上海交通大学校长谢绳武要求帮助查清他是谢安的几代世孙及与著名导演谢晋的辈份关系，档案馆经查证，给了他一个圆满的答复。还有一次，日本九州大学人文科学研究院中岛乐章助教专程来上虞，查考明代万历47年被倭寇掠去日本的徐之遴在老家上虞下管徐氏家族的情况。徐之遴到了日本后成为当地著名医生，他的后代成为名望一族，后人为他立碑纪念。中岛乐章助教查阅了档案馆保存的《管溪徐氏宗谱》，并由档案馆同志陪同到下管徐氏聚居地进行了详细的考察，对档案馆的大力协助十分感激。我们档案馆只有将这些涉及千家万户切身利益关系的档案材料完整系统地收藏进馆，才能做到人民群众需要利用什么档案，我们就能提供什么档案。

4、收集地方特色档案

地方特色档案的特色，就是具有浓厚的地方味，它既是一个地区独一无二的，又是别的地区所没有的得天独厚的财富。笔者认为的上虞地方特色，主要有地方文化，如"虞舜文化"、"东山文化"、"梁祝文化"、"白马湖文化"、"孝文化"等。还有上虞的名胜美景，如白马春晓、兰芎烟雨、东山揽胜、凤鸣观瀑、双笋插云、珠镶江南、舜水映塔、玉水蝶舞、娥眉初月、舜井踏雪、峰山灵迹、康湖金秋、龙山春早、长虹卧波、卧龙思净、品茗论衡、盖山望海、虞港烟波、碧园消夏、东溪访梅、青瓷探源、龙巅英魂、顾坪远眺等。地方科技，如"建筑之乡"、"葡萄之乡"、"伞件之乡"以及二都杨梅、下管板栗、覆卮白毛茶、后山青梅、盖北葡萄、谢塘黄花梨、长塘角笋、崧厦霉千张、谢塘五香干、梁湖水年糕、章镇乳黄瓜、越泉女儿红等在国内外享有声誉的名、优、土、特产品。地方人物，如东汉唯物主义者和启蒙思想家王充、与王充同一时代的炼丹术家及气功大师魏伯阳、东汉中叶为官一任富民一方的孟尝、孝感动天的曹娥、东山再起的谢安、宋代名臣李光、清代史学家章学诚。在现代，有名士经元善、实业家陈春澜、科普编译家杜亚泉、一代师表经亨颐、民主文化战线老战士夏丐尊、一代国学大师马一浮、著名科学家、教育家、近代中国地理学、气象学的奠基人竺可桢、儿童教育家陈鹤琴、当代中国茶圣吴觉农、忠诚的共产主义战士、全国人大常委会副委员长胡愈之、现代著名文学家徐懋庸等。在大革命时期，有出任中央军委秘书长、湖南省委书记王一飞和"宁愿立着死、不愿跪着生"的叶天底两位革命先烈。在当今，有被誉为中国商界"第一公关"的全国政协副主席、全国工商联主席经叔平、全世界最有影响力的十大体育领导人之一，现任中国奥委会名誉主席何振梁、中国文联执行副主席、一代名导谢晋、上海交通大学校长谢绳武等一大批虞籍乡亲。只要我们不断地、全面系统地将反映上虞主要特点的档案收集进馆，并编印各种专辑的小册子，图文并茂，开展对外发布和宣传，在全市经贸洽谈、招揽客商、引进外资等各项经济活动中，参与"文化搭台、经济唱戏"，打出特色档案的"王牌"，才能在服务经济建设中占有一席之地。

5、收集可作为档案补充的资料

优化馆藏，还应收藏与档案有关的、可补充档案不足的、在一定情况下可以印证档案的资料。上虞市档案馆收藏资料，应侧重于收集上虞范围内公开或内部出版物，以及外地出版的但涉及上虞的人和事的图书资料。这些资料，与档案之间有许多相同或相似之处，它们都是客观存在着的一种信息载体，记载了人们的实践活动，具有相同的知识和信息的属性，都是人们工作、生产、学习、科研和宣传教育等活动不可缺少的依据。特别是档案与资料在一定条件下可以转换，关系密切，在提供利用中起到互为补充的效果。而且有的资料比档案还珍贵，如我馆收藏的1920年8月出版的《共产党宣言》中文首译本，虽然也是资料，但非常珍贵，被入选中国档案文献遗产工程名录。因此，档案馆切不可忽视对具有价值的资料收集。

资料收集的范围十分广泛，包括一切公开或内部的出版物。图书方面主要有马列经典著作、党和国家主要领导人著作及其各种学习辅导材料，公开出版或内部发行的各种政策、法规性文件汇编，历史书籍和有关史料，档案史料汇编和利用档案撰写的著作等。报刊方面主要有党和国家机关出版的公开或内部的各种期刊，建国前出版的各种报刊杂志，"文革"中各种油印小报、传单，具有本地区特点的地方报纸、刊物，涉及本地区风情、乡土面貌的报刊、杂志和有关本地区、本单位工作情况报道的各种报纸和刊物，本地区编印的史志、大事记、回忆录、谱牒、墓志、统计资料、文件汇集、资料汇编、调查报告、信息通报等，还有本地区的地方谚语、民间传说、民间俗语、风土人情、宗教信仰、文物古迹等，全国性主要报纸合订本和报刊索引。工具书方面，有字典、词典、辞海、词源、手册、指南、百科全书、年鉴、年表、组织沿革、基础数字汇集、档案馆指南、全宗指南和专题指南等。另外，在接收各单位档案时，同时接收和收集有助于了解档案内容及其立档单位历史面貌的各种资料。

三、应采取的措施

1、树立新理念，改进传统做法

随着改革开放的不断深入，人们的思想从许多禁锢中解放出来，档案部门同样面临解放思想，转变观念，一切从实际出发，冲破那些不切现实的框框束缚，改进已过时的一些传统做法。在档案接收问题上，应当更新三个观念：

一是在档案接收时间上，《档案馆工作通则》规定县级档案馆接收立档单位保管十年左右的档案。但事实上，不可能什么档案都要等十年后再移交进馆，不然时过境迁，档案信息的滞后性，就很难担负起为现实服务的重任。因此，笔者认为有些档案可以打破时间和全宗界限，提前接收或随时接收。如反映全局性的重大活动、重大事件、重点工程项目，档案部门应及时跟踪全过程，将其档案完整系统收集进馆。反映重大科研成果，包括农技成果，也应尽早收集进馆。正在贯彻执行的政策、法规性文件，档案馆也应及时收集，汇编成册，提供利用。在现阶段，婚姻档案利用率相当高，为了满足利用者的需要，我馆已将2000年前的婚姻档案全部接收进馆。

为了解决档案接收的滞后性与人们利用现行文件的矛盾，各级综合档案馆纷纷成立了现行党政文件查阅中心。目前上虞市现行党政文件中心收集了93家党政机关自2000年以来形成的现行政策性、法规性、公益性、服务性等非保密性文件及印发的政策法规汇编、书籍报刊、政务公开等文件资料4800余件，并开通了电话和网上查阅服务，实行党委、政府现行文件全方位公开提供利用。

二是在接收档案的保管期限上，《档案馆工作通则》规定，县级档案馆不仅接收所属单位具有永久保存价值的档案，同时接收长期保存的档案。而造成馆藏档案大量重复的原因就出在这个接收长期保管档案的问题上。因为档案人员根据1987年12月4日国家档案局发布的《文书档案保管期限表》关于"上级机关召开的重要会议文件材料，直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料，下级机关报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料，列为长期保管"的规定，往往把上级机关颁发的需要贯彻执行的政策性、法规性文件作为长期保存，重要的作为永久保存。要是把这些长期保存的档案接收进馆，势必会造成馆藏档案的大量重复。

为避免重复，上虞市档案馆作了一些尝试，如接收乡镇机关档案，考虑到乡镇机关的直属上级一般是指县委、县府及县级机关部门，因此，档案馆只接收永久保管的档案，不接收长期保管的档案。而对县级机关，除接收永久保管的档案外，考虑到县级机关的上级业务主管部门一般是指绍兴市、浙江省直至中央的党委、政府部门，因此，同时还应接收这些上级业务主管部门重要的需要贯彻执行或日后查考的长期保管的那部分档案，但并不接收所有长期保管的档案。

三是在接收档案的成份上，《档案馆工作通则》虽然没有作出具体规定，但在1986年2月7日国家档案局颁布的《各级国家档案馆收集档案范围的规定》的第六条作了强调：档案馆在接收有关单位的档案时，为保证进馆档案的完整和减少重复，除按照《档案馆工作通则》规定接收有关保管期限的档案外，还应协助机关档案室做好案卷进馆前审核、调整保管期限的工作，并注意以下几点：（1）凡列入本馆收集范围的单位，其自己制成的反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的各种形态的档案，原则上一律进馆。（2）凡列入本馆收集范围的单位之间相互发送的重要文件，除请示、批复外，一般只由发文单位归档进馆，收文单位的上述档案不予进馆。（3）上级党政领导机关、专业主管部门发给本级的文件，分别由本级党政领导机关和专业主管部门归档进馆，其它机关保存的上述档案，原则上不予进馆。

以上三点非常明确而且十分重要，但档案馆往往没有很好地把握。笔者认为，这三点的核心就是档案馆原则上只接收列入本馆收集范围单位自己形成的反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的档案，当然包括重要发文，而不接收来自外单位的收文，但不包括绍兴市级以上党政领导机关、专业主管部门发给本级党政领导机关和专业主管部门的重要收文。

2、抓好源头，确保质量

优化馆藏，必须从源头抓起。

一是加强对立档单位档案工作监督指导。市档案局要切实履行档案行政管理职能，采取业务培训、面对面辅导、达标检查、行政执法等手段，抓好业务监督指导工作，全面提高档案质量，为档案接收进馆打好基础。

二是严格把好接收进馆档案质量检查验收关。档案馆要对档案接收时间、范围、标准等作出明确规定，特别是接收标准，要十分具体详尽，可操作性。在档案接收进馆前，应按接收标准对移交单位档案逐个验收，合格者接收，不合格者限期达到要求，至合格方可接收。

三是着力收集社会上珍贵档案。按正常的档案接收，是很难获得珍贵档案的，尤其是历史档案。因此，必须下大功夫，采取各种积极有效措施，加强珍贵档案的收集和征集。按照上虞市档案馆的做法，通常是向全社会发布征集通告；有针对性向社会名流和历史名人的亲属发征集信函；建立征集员网络，召开征集员会议，请征集员提供线索；同地方志办公室、党史研究室、政协文史办公室、文联、乡贤研究会等也有征集任务的单位保持密切接触和联系，共同配合做好征集工作，将原件收藏档案馆。在征集过程中，采取以精神鼓励为主，适当给予物质奖励，代为保管，或有偿征购，或提供复印品等灵活方法，只要一经发现，盯紧不放，不收集进馆不罢休。因此，上虞市档案馆的珍贵档案征集工作卓有成效，但今后还需作出进一步努力。

3、文件中心，过滤选择根据现实需要，各级综合档案馆普遍成立了现行党政文件查阅中心，简称文件中心。这一新生事物，随着改革开放的深入和信息时代的到来应运而生。文件中心，实际上就是所谓的"中间性档案馆"。文件中心的文件，是各党政机关送来的还未到档案移交进馆时间的，而目前人们需要利用的文件。这些文件经过若干年的利用和鉴定，选择少量具有永久保管价值的文件正式移交档案馆归档，这对于保证馆藏价值的长久性，能够起到十分有效的过滤和选择作用。但是，按照档案馆接收档案的范围和标准，仅接收党政机关各立档单位在文件中心的那部分文件还是远远不够的，因为各立档单位形成的文件，不仅有打印的，发文的，送交文件中心的文件，还有大量未经发文登记的，未送交文件中心的"帐外"文件，而这些"帐外"文件，有许多往往是非常重要的，应当作为永久保存的，到了接收时间，也需要移交进馆的。

（本文荣获绍兴市档案学会2003年年会档案学术论文交流一等奖、2003年-2004年浙江省档案学术论文优秀成果三等奖，载《浙江档案》2004年第5期）