建县级数字化档案馆的思考

新昌县档案馆 吴岳婉

内容摘要：本文阐述了县级综合档案馆如何开展数字化档案馆建设工作。从目前县级综合档案馆的认识、基础、方向、影响诸多方面提出、认同、建议的思考。

关 键 词： 数字化 档案馆

国家档案局在"十五"期间，给全国档案信息化建设定的目标和主要任务是："着重统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，......。"可见，档案数字化是档案工作"十五"期间的主要内容，数字化档案必将成为档案的主要存在形式，数字化档案馆将成为档案馆发展的新方向，最终实现档案信息资源的数字化、管理信息化、开发利用网络化，而所有的一切，都是以档案信息资源的数字化为前提----就是建好一个数字化的档案馆。

说建数字化档案馆，我认为首先要明确几个概念、及其数字化档案馆的形态特征、数字化档案馆的建设、档案数据化对档案工作的影响等等。

一、什么是数字化档案与数字化档案馆

所谓"数字化档案"，是以比特形式存在的档案，它既可以是传统载体形式的档案经数字化处理后的档案，也可以是计算机应用系统在其运行过程中直接形成的档案。档案数字化的目标是对各种档案介质的信息进行数字化，将其转化为计算机可识别的0和1，而且要尽可能地保持档案的原始面貌，并能方便使用者检索、查询和利用。

所谓"数字化档案馆"，就是以数字资源为主要采集对象，实施档案的数字化存储、管理与维护，提供数字档案信息的网络传输、利用服务，并架构于一个完整的标准化体系基础之上的档案馆。通俗一点说就是指将传统的各种原始档案（如纸张、照片、录音、录像、磁带、电子文件等）通过扫描、转换、转化、压缩等各种手段形成便于计算机识别和利用的数字文件（如图像文件、声音文件、录像文件等），进而对这些文件进行识别、压缩、加密，存放于各种海量存储介质上（如硬盘、磁盘阵列、光盘库、光盘塔、磁带等），并通过局域网、广域网、企业内部网、国际互联网向档案利用者提供查询信息。数字化档案馆，是在标准化、规范化基础下现代高新技术所支持的数字档案信息系统，是一种档案信息组织模式，代表的是一种信息环境和基础设施构建，是超大规模的、便于使用的、没有时空限制的知识信息中心。

数字化档案与数字化档案馆不同。数字化档案馆主要强调馆藏档案的数字化，将数字化的档案信息上网以供利用。数字化档案是建设数字档案馆的基础及必不可少的前期准备，是构成数字化档案馆的一部分。它不仅收集、整理、存储信息，成为提供一、二次档案文献和各种信息的资源库，而且更重要的是它能根据数字化的档案信息产生新的档案信息。数字化档案馆的建设归根到底是在标准化基础上的一个资源数据库的建设问题，一方面将现有馆藏档案进行数字化处理，另一方面收集整理大量建设过程中形成的与建设相关的电子文件档案，这种收集形式可是文本、图形图像、动态图像、声音信息、超媒体信息等。

二、数字化档案馆的形态特征

目前，数字化档案馆在我国理论研究上仍处在"百家争鸣"的时期，它属于不成熟阶段；在使用上处于磨合期。建设数字化档案馆是一个复杂、持久的系统工程，需要多方面的支持，财力的支持和技术的支撑。具体到档案馆的工作就是进行馆藏档案的数字化，包括总体设计、设备选型、软件开发或选购、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等。

当前，县级档案馆的发展水平也不相同，一些档案馆根据自身的特点、实际情况，或自行开发，或购买档案管理软件系统，再按上级档案部门的一些业务标准，进行档案的数字化存贮管理工作，都在摸索着过河，各有千秋。如新昌县档案馆通过多年的努力，自行开发了档案管理软件，在当时使用后反映也不错，并对馆藏档案进行数字化，完成了160多万条文书档案目录的录入工作，其他档案的一并录入工作，并有了一定的设备和管理人才。从目前的实际工作情况衡量，成为数字化档案馆有一定的差距。因为，这一工作由于缺乏统一的操作系统，协调性、共容性、标准性，馆室形成的数据格式差异较大，缺乏兼容性、流通性，形成共享趋势有一定差距，只仅仅停留在各自内部工作的自动化管理方面。

笔者认为一个真正的数字化档案馆就应该具备下列几个基本形态特征：

1、要有丰富的数字化档案信息资源。数字化档案馆是以计算机技术为基础，方便迅速地为用户提供详实的有价值的数字化信息。它首先利用存贮量大的信息存贮技术把各种门类的馆藏档案信息加工成计算机可识别的数字化档案信息资源，从而利用高效的信息检索及浏览技术把信息资源提供给使用者。随着网络技术的发展，馆际间的交流不断深化，馆室之间、室室之间、多馆联合的、跨区域的数字化档案馆将会在Internet上、政府网上、局域网上实现共享。

2、要有相应健全的信息资源管理。数字化档案馆与传统的档案馆一样，也具有对保管范围内的各类档案信息的收集、整理、编目、保管、利用等基本功能，对信息资源的管理应有一定的系统性、完整性、成套性、动态性等具体要求，成为服务社会档案信息集合的中心。

3、要有完整的信息提供系统。建数字化档案馆的目的就是为档案利用者提供档案信息服务，必须具备完整、快速、简便的大众化信息提供系统。不仅要提供简单的编目信息和二次档案信息，还应提供完整的档案内容。数字化档案馆的信息提供系统应包括两个部分：一是以提供检索服务为目的档案信息检索技术系统；二是全文档案（包括文字、照片等）的信息资源保障供给系统。

4、要有保障信息化开展的专业队伍，明确档案信息用户至上为根本的服务宗旨。这就要求专业人员的业务素质，在考虑和处理问题时，要处处以档案用户的使用方便为基础，这与我们以前传统的档案自动化不同。数字化档案馆面向档案信息用户实现数字化，而不是单纯面向档案馆工作人员的自动化。

5、要有开放友好的共享接口。数字化档案已经逐步溶入互联网中，必定要突破单一的系统结构，与社会其它信息服务系统融合，走向开放的网络化大系统。因此单一的数字化档案馆必须具有开放友好的共享接口，能随时随地与任何系统相互交互，实现无限的信息交流与共享。

6、要有安全可靠的档案信息管理系统。一是保障档案馆数据库和信息传递中的安全：二是数字化档案馆要确保档案信息的真实性、可靠性，要与一般的信息提供者相区别，能够给档案用户足够的可信度与安全感，使用户把档案馆当作信息服务的权威机构。

因此，一个数字化档案馆只有完全具备了上述的几项基本形态特征，才能称得上是真正的数化的档案馆。

三、数字化档案馆的建设

建设数字化档案馆是档案工作发展的必由之路，也是今后发展的目标。这需要从以下三方面入手：

首先，上下联动，全面推进档案馆数字化建设。

一是档案馆现存档案的数字化建设。主要是将馆藏档案进行普遍、全面的数字化处理，把档案馆的所有档案数据通过著录、扫描等形式，将档案信息由各种物理载体形式体现出来的信息，全部以数字记录方式存储到光盘、磁盘等计算机的各类存储器中，完成档案馆的馆藏档案信息向数字化转化的过程，这是数字化资源建设的重要基础工作。这也是传统档案馆向数字化档案馆过渡较为稳妥的办法之一。一抓加快著录进度。把馆藏档案各种信息，按照标准的著录格式录入计算机。如案卷目录、卷内文件目录、资料目录；照片、数码照片在进行刻录光盘，并编制了目录，实现了机读；建国以前的地方报纸和重要的资料缩微并刻成了光盘，可全文阅读和打印。二抓建立目录专题库。根据实际需要，建立了婚姻档案、建房档案、干部任免档案等专题目录库，方便了查阅利用。

二是数字化档案室工作。数字化档案馆建设是一项系统工程，尤其是依赖于基层的数字化档案室建设。近年来，努力抓了基层数字化档案室的建设工作，为实现档案现代化打下了基础。首先是在自愿的前提下统一了一些单位的软件，有了一定地数字化档案室的基础。其次，为确保数据衔接，下发了《***县级机关、企事业单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》，对基层档案室软件使用环境、录入对象、具体格式和要求都作了统一的规范。

其次，从现有的档案工作体系逐步向数字化工作体系转化，逐步建立和健全一套完善的数字化档案工作体系。数字化档案工作体系的主要内容包括：数字化档案的收集、保管、利用等档案工作的基本环节以及各项新规章制度的制定。

1、数字化档案的收集。它不同于以往的纸质档案收集，对纸质文件生成阶段的管理，档案工作者很少直接参与，一般是文件材料使用后，只要把好归档接收环节就行，对于数字化文件如果也简单照般这种管理方式，发现了问题可能无法挽救。数字化档案的收集工作体系，要求采用以前所说的文档一体化管理方式，只有这样才可以保证数字化文件的内容（包括文本、图形、影像、声音等）、背景（包括文件产生的原因，形成过程、各阶段的责任者等）、元数据（包括文件数据字典、逻辑结构、系统环境、软件平台、应用程序等）等信息的完整性，使它不至于时过境迁后将文件形成的背景、运行环境等信息被丢失或破坏掉。数字化文件和档案的一体化管理是数字化档案归档管理的根本方式。

数字化档案的收集手段主要通过计算机网络管理来完成。数字化文件归档将是一种很便捷的方式。只需各单位文书处理人员在完成本单位形成的电子文件后，通过网络再转发一份到档案馆即可。在目前，一般应在完成逻辑归档（即电子文件的原存储位置不变）后，把需要归档的电子文件集中下载到档案馆可脱机保存的存储介质上，完成物理归档。由于县政府网络不成熟，各部门各做各的，系统接口很复杂，这一工作的实施要做很多工作，馆室间的连接将逐步实现。

2、数字化档案的保管。由于数字档案载体的特殊性，它不同于传统纸质载体档案保管条件，即所谓库房要"八防"等条件进行保管，档案存放方式由档案柜架变为用数字存储器以及光、磁盘存储，极小空间可存放大量的数字文件。它主要包括数字档案设备安全和信息安全两方面。设备安全应当在设备制造、系统安装和应用软件配置时考虑，主要是抵御自然灾害、突发事件等。而信息安全则需要有一系列措施给予保证。保证数字档案的可读性和可利用性，对设备更新情况进行跟踪，在出现不兼容或不可读取等问题之前就应将旧载体上的数字文件转换到新载体上。同时，防止信息丢失、被非法更改等，尤其是在网络环境中，更应注意共享与保密、逻辑性处理与物理存储管理等问题。

降低数字档案对设备的依赖性。由于技术发展太快及设备的依赖性过强，给电子文件和电子档案的管理带来了很多难以解决的问题，所以应以一种超脱于各种设备的方式存储数字档案，以统一而且简单的格式存储，使数字档案不再依赖于原来的数据库，降低设备和软件频繁更新带来的不利影响，这样才能有利于长久保管。现阶段数字化档案的保管以原格式保存记录；应用现有技术克服技术过时；将记录转换到标准格式等。

3、数字化档案的利用。现档案馆局域网趋向成熟，在Internet网上站点在档案的使用上空间不大，有于受多方面条件的限制，利用不很广泛。总之网络为数字化档案馆提供了极好的网络环境，也为开展档案信息服务工作提供了良好的条件。文件制作与编制检索工具基本上同步，文件制作与档案管理采用同一系统软件，在文件制作的工作平台上，将文件内容已包含的检索字节，如文号、题名、密级、作者、时间等用一定的格式固定下来再加上档案管理的部分编号如档号等，在编制检索时随机调出，组成各种不同类型信息检索工具。通过网络开展电子检索服务：在各馆之间互传、互换信息。

4、数字化档案馆各种规章制度的建立。建设数字化档案馆，就不能再照搬套用原有的制度，要根据工作的发展以及数字档案特点，制定特定地完善、符合实际需要的管理规章制度；如文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、数字档案备份制度、网上利用者身份确认制度、网络安全管理制度等等，保障数字化档案建设安全、有序地开展。

5、档案工作者的素质是数字化档案馆建设较为关键的一个环节。由于档案信息数字化的发展，档案信息呈爆炸式地增长，档案利用的骤增，使档案信息分析成为一项非常重要的工作。档案分析一方面要对文件进行准确分类，尤其对一些专业性强的档案要做到精确把握；另一方面根据利用者要求，提供大量的数据库内所需的档案信息。没有高素质、高技能的现代化信息管理人才，不可能实现档案信息网络化管理和服务。档案工作者不仅要掌握传统档案管理知识，更要努力学习掌握计算机操作、数据录入、数据库管理、网络管理等基本技能。

其三，随着计算机网络进一步的发展，信息高速公路进一步拓宽，数字化的数据、信息将渗透到人们生活的各领域，到那时实体的档案馆也许变成其他的存在形式，激光光盘技术己可以把一个档案馆几十年、甚至几百年的全部馆藏信息，通过数字化的存储技术，储存在几张小小的光盘里，任何个人和机构只要通过计算机网络，均可以拥有和使用，数字化档案馆、虚拟档案馆将会随之而产生。档案已经全部变成计算机和网络中的一组数字，人们在充分利用档案信息时，已完全忘记它是档案信息，仅仅认为它是信息高速公路一条有用或无用的信息或数据，仅此而已，这也许就是档案信息的未来。

目前，已实现了互联网技术在数字化档案馆开发中的应用。

一是档案馆可发布信息。档案馆迈入互联网首先应选在档案馆信息的发布上。目前国内已上网的绝大多数档案馆，其网页内容主要都是馆内情况介绍、机构编制、业务职能、法制宣传、工作简讯、馆藏介绍和全宗目录等。都是借互联网的传媒优势进行档案馆信息的发布，通过宣传手段来提高其社会知名度和影响力。

二是档案馆信息交流和资源共享。县档案馆在做好信息发布的基础上，可以进一步开展档案馆信息交流和资源共享。在未实现馆藏档案信息全面数据化的情况下，可以把一些有代表性的馆藏档案珍品搬到网上，实现部分档案信息的共享。档案馆利用这一应用形式，产生了很好的社会反响。

三是馆藏档案的数字化管理互联网为实现馆藏档案的数字化管理提供了完整的解决方案。互联网技术最核心的技术是WWW技术。它解决了如何对信息进行组织和管理才能最有效利用这一关键问题。采用WWW技术制作的信息集合称为Web网页，简称网页，它是网状结构的。在网页上，人们要进行信息的检索、浏览，变得和普通生活一样，十分自然、方便。只是数字化过程，资金投入大，周期也长，是一个较为漫长的过程。

四是要加强人才培养，互联网技术应用不能仅仅意味着一、两个项目或成果，它更代表了一种生存方式。档案馆要注意引进和培养自己的专业人才，是因为采用联合开发进行网络建设是一条快捷的路子，但如果日常维护管理、升级开发都依赖于外界力量，势必影响本单位的发展。档案工作人员应认识到互联网技术的应用既是一种机遇，也是一种挑战，是对自身素质的一种更新更高要求。

五是要注意网络信息的安全性。目前，通过互联网传播计算机病毒、窃取机密信息、破坏数据库、计算机系统或网络的行为日益增多。计算机犯罪已引起社会的普遍关注。在档案馆信息开发工作中，要特别注意对数字化信息的安全防护。具体是：（1）作好备份工作；（2）使用正版软件，强化预防病毒和查杀病毒的措施；（3）对机要档案在数字化过程中进行加密；（4）在网络建设的同时，开展防火墙建设；（5）健全安全管理制度，包括机房管理、软件管理、操作管理、数据管理和监督管理等。

六是处理好档案的上网和保密关系。数字化档案馆的建成对档案的保密工作是个挑战。档案信息具有一定的机密性，在网上档案资源的开发利用中必须有必要的限制。根据《中华人民共和国档案法》的规定，年满三十年的档案经鉴定后可向公民开放，逐步上网。对与国家安全和利益、或与集体、个人隐私有关的档案限制使用，不直接向社会开放。

四、档案数字化后对档案工作产生的影响

数字化档案信息可凭借信息高速公路作为传输途径，任何人通过信息高速公路中任何一点、任一终端即查阅到自己所需的档案信息。基于这一点，档案信息向数字化的转化无疑会对馆室档案工作的现在、将来产生深远的影响。

首先，对档案利用方式的影响，数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制，在任一地点任一时间只需有一台联网的电脑，即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息，这样许多的利用者可以不到档案馆就能查到自己所需，上门利用档案人员相对减少，查阅工作任务减轻；另外，利用者直接在网络上选择一专题，对档案人员开发档案资源信息，为方便档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研材料利用率减少。数据库的整理、网络建设任务加重，才能适应利用者的需求。

其次，对档案业务工作的影响。1、与基层档案室联系更加紧密，要求更高、更直接。文件随时产生，随后保管转化为档案，这一过程在电脑里完成，要使档案能及时归档，尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中，各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案馆移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案馆减少了档案数据录入工作。在诸多档案中，许多档案在形成时已由计算机处理，就是说在文书处理的过程中，各单位的文书和基层档案室已经完成了，档案馆的工作只剩下编制相应的档号，整理上架，提供利用。2、档案馆的工作重心转移，工作人员的知识结构要优化。必须从传统的管理模式走出来，把计算机管理工作作为馆里工作的重中之重，对数据进行处理，检查交换格式，提供正确、快速的服务。建立各类数据库，使各类数据"数出一门"，能使各类归档的数据非常及时、准确反映计算机管理的数字化档案和能随时准确反映当前的情况。

再次，对档案馆职能的影响。随着计算机技术广泛深入地应用于各个领域，今后档案的鉴定、整理、编目工作的关注焦点不再是文件实体，而是文件背后的活动和意图。要更好地了解形成文件的整个过程，通过发现鉴定文件形成者的职能、计划和活动鉴定文件价值，重视信息系统与文件形成者的相关文献之间的有机联系，档案部门通过直接参与文件的形成，从保管机构变为审计机构。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为"无墙界档案"，档案馆从档案实体的保管基地变成了提供利用方便的信息控制中心。

数字化档案馆建设，是一项长期的工作，都是今后发展的方向。它是信息技术标准化是实现信息交换和资源共享的根本保证。在数字化建设中，必须建立好相应的技术标准、管理标准和工作标准，最终建立起一个标准化数字化利用平台，实现档案馆（室）的数字化。

（本文荣获绍兴市档案学会2005年年会档案学术论文交流一等奖，并入选浙江省档案学会档案信息科学技术委员会第一次学术讨论会交流）