档案馆现行文件查阅中心管理模式探讨

上虞市档案局（馆） 李金海

内容摘要：档案馆现行文件查阅中心，是新形势下出现的一件新生事物，需要有一个完善的发展过程，目前难免存在档案部门力度不足，有关部门支持够，广大群众了解不多的问题。因此，建议建立和完善科学的管理体制，建立的健全规范的操作程序，采用各种必要的便民服务手段，使档案馆现行文件中心朝着健康、有序、高效的方向发展。

关 键 词：档案馆 文件中心 管理模式

近几年来，各级国家综合档案馆纷纷建立现行文件查阅中心，开展已公开现行文件利用工作，取得明显成效，受到群众的普遍欢迎。但作为一个新生事物，都需要有一个完善和发展过程。为此，本文就档案馆现行文件查阅中心的管理模式进行一些探讨，请各位同行赐教。

一、现行文件查阅中心工作初见成效

自从2000年4月深圳市档案局试办全国首家文件档案资料服务中心开始，全国各地档案部门，经当地党委、政府批准，相继建立现行文件查阅中心，开展已公开的现行文件对社会提供利用工作。我国国家综合档案馆3000多个，已有1000多个建立了现行文件查阅中心。浙江省首家党政文件查阅中心于2002年2月在绍兴市档案局（馆）挂牌服务。2003年6月，经上虞市委、市政府同意，上虞市档案馆开设了党政文件查阅中心，收集了93家党政机关自2000年以来形成的与人民群众关系密切的政策性、法规性、服务性、公益性非涉密的近6000份现行文件和资料，并于同年10月正式对外服务。

通过这一服务模式，为广大人民群众了解党和国家方针政策开设了一个新的窗口，为密切党和政府与人民群众的联系架设了一座新的桥梁，为维护广大人民群众的合法权益提供了一个新的渠道，对推进政务信息公开搭建了一个新的平台。并且将原本分散在各机关还未到档案馆接收时间的有关现行文件送一份集中到档案馆文件查阅中心统一利用，免除了利用者多头查找来回跑的不便。上虞市针织厂两位退休职工，一直为退休养老金发放的事所疑惑，专程到档案馆党政文件查阅中心询问退休养老金发放的政策依据，中心接待人员很快查到了这方面的文件，两位老人非常高兴，复印了10多份满意而归。还有汤浦镇政府机关毛某到查阅中心要求查找行政机关工作人员双向选择的文件，结果如愿以偿，把查到的文件作为双向选择的依据。随着城市化建设的不断推进，大批的房屋和地块被动拆迁改造，有关动拆迁的补偿成为热点问题。由于很多人不清楚这方面的政策依据，使一些"钉子户"有机可乘，引发一部分人的上访苗头和干群关系的紧张。而党政文件查阅中心收集了完整系统的有关动拆迁补偿方面政策性文件，不少人查阅这些文件后，认为政策合情合理，符合民心民意，从而促进了城市化建设进程的加快和社会的稳定。

二、目前存在的一些问题

建立现行文件查阅中心，这是档案部门在新形势下创新服务机制的一个创举。由于开展这项工作时间不长，难免会存在一些问题，需要在实践中不断完善和深化。

1、档案部门力度不足。

我国的现行文件查阅中心普遍建立起来了，但笔者发现，到目前为止，中央办公厅、国务院办公厅或国家档案局对现行文件查阅中心这个管理模式还没有出台一个规范性文件，各地在开展这项工作中缺乏有力的法制保障机制，这就不太容易引起各级领导的重视，现行文件查阅中心的机构、编制、人员、职责、经费等方面的问题往往难以落实。虽然不具备这些条件也能开展这项工作，但对本来就困难重重的档案部门来说，要做好这项工作，力度明显不足。再就是现行文件查阅中心的文件收集、审查、归类、编目、利用等一系列工作程序，上级还没有出台一个统一的业务标准，操作起来难以把握。因而，档案馆只好把现行文件查阅中心的工作看作是额外的附带，今后开展下去会怎么样心里没个底。

2、有关部门支持不够。

现行文件查阅中心的文件来源于党政机关各部门形成的文件，要是党政机关不能及时如数送交的话，现行文件查阅中心将是无水之源，无本之木，失去存在的意义。而目前，无论在法律上还是在政府规章上，对各级党政机关都还没有作出必须向同级档案馆现行文件查阅中心送交现行文件的明确规定，造成有关部门对文件查阅中心的文件资料收集工作支持配合不够，送交文件资料往往不及时、不完整、不齐全。

3、广大群众了解不多。

由于宣传不够，目前还有不少老百姓对档案馆能够查阅他们所需要的文件、档案、资料的情况了解甚少，有的甚至连有没有档案馆或档案馆在哪里都不知道，更不知道现行文件查阅中心了，造成目前查阅中心的文件利用率还比较低。因此，老百姓在碰到问题时，本来只要到档案馆查文件依据便可迎刃而解，却因不懂得到档案馆查阅，使致有些问题得不到解决。

三、几点建议

2004年6月12日，中共中央政治局候补委员、中央书记处书记、中央办公厅主任王刚对国家档案局、中央档案馆关于档案部门开展已公开现行文件利用工作情况的报告做出重要批示。他从党和国家工作大局的高度，对已公开现行文件提供利用的意义作了精辟的概括，对档案部门勇于探索，开拓创新的精神给予充分肯定，并对今后一个时期做好这项工作提出了具体的希望和要求。6月22日，国家档案局、中央档案馆召开了已公开现行文件利用工作座谈会，国家档案局局长、中央档案馆馆长毛福民在会上作了重要讲话，提出了"认真领会王刚同志重要批示精神，深刻认识已公开现行文件利用工作的重要意义；全面落实王刚同志重要批示精神，把已公开现行文件工作做深、做细、做实；以对人民对历史高度负责的精神，积极推进档案工作全面、协调、可持续发展"的三点意见，为进一步做好已公开现行文件的利用工作指明了方向。绍兴市档案局也在2002年7月全国档案工作服务机制创新座谈会上，介绍了绍兴市建立党政文件查阅中心的做法及建议，经验是成功的，做法和建议是可行的。笔者着重就现行文件查阅中心在实际运行过程中，需要进一步强化的几个方面提出如下建议：

1、建立和完善科学的管理体制。

现行文件查阅中心工作是一个系统工程，是档案局（馆）职能的拓展和延伸。为保障现行文件查阅中心建设的持续健康发展，应建立和完善科学的管理体制。为此，建议中央办公厅、国务院办公厅或国家档案局及各级党委、政府出台建立现行文件查阅中心，开展现行文件利用工作方面的规范性文件，或作为政府的规章发布，以提供法制保障。有了政策依据，一方面，档案局（馆）可以理直气壮地向党委、政府及有关部门进行积极争取，把现行文件查阅中心作为档案局（馆）的内部机构，规范名称，也就是统一目前全国叫法不一的称谓，界定职能，确定编制，配备人员。在组织上给予保证的同时，争取资金上给予一定的投入，改善必要的条件。另一方面，可以强化行政规范性文件的收集工作，对现行文件送交单位职责作出明确规定，落实责任部门和人员，畅通联系渠道，健全送交机制，完善收集范围，定期通报送交情况，以确保行政规范性文件及时收集到位。

2、建立和健全规范的操作程序。

现行文件查阅中心的工作，既是档案馆工作的一个组成部分，又具相对的独立性，有其自身的一套操作程序。因此，应逐步建立健全现行文件收集、审查、归类、编目、统计、保护、利用、编研等一系列业务规范和技术标准。如制定现行文件收集范围、现行文件可公开知晓的审定标准、计算机技术和网络技术等先进技术应用程序等，使现行文件查阅中心的文件收集、管理、利用走上制度化、规范化的轨道。

3、采用各种必要的便民服务手段。

随着现行文件查阅中心工作的深化及社会对现行文件利用需求的增长，档案馆的现行文件查阅中心应在做好现行文件查阅服务的基础上，认真研究社会对现行文件需求的特点、规律和趋势，积极开展现行文件的专题汇编工作，主动为社会提供系统的现行文件信息服务；配备政策素养好、业务水平高的同志，全面系统地研究现行文件的内容，准确把握各项方针政策、法律法规，通过现场咨询、电话咨询、网络咨询等形式为社会提供现行咨询服务；对现行文件进行数字化处理，通过计算机网络为社会各方面查询利用现行文件提供更为方便快捷的途径和渠道；在档案信息网开设现行文件查阅窗口，在查阅中心设立触摸查询一体机，在档案馆内实行文件、档案、资料一条龙服务，实现文件、档案、资料三种资源互补，发挥整体服务效能；采取发布查阅信息，印发服务指南，提供导查服务及新闻媒介的宣传等措施，扩大现行文件查阅中心在社会上的影响，使之广大群众遇到问题需要利用政策依据时，自然而然到档案馆查阅文件，用来维护自己的合法权益。

（本文原载《浙江档案》2005年第3期）