试论城建工程档案的利用与信息开发

嵊州市规划管理处（城建档案室）邢宝荣

内容摘要：在强调城建工程档案利用与信息开发的重要性和迫切性的同时，指出了城建工程档案利用与信息开发中存在的主要问题，并有针对性地提出了加强城建工程档案利用与信息开发的对策。

关 键 词：城建工程档案利用；信息开发

随着城市建设的高速发展，进馆的城市建设工程档案日益增多。如何提高进馆的城市工程档案的利用率，使之发挥更大的作用，进而成为一种不可或缺的有效资源，这就要求我们必须加大城市建设工程档案的信息开发的力度。笔者就这个问题谈谈自己的一些看法。

一、城建工程档案利用与信息开发的重要性和迫切性

１、是时代进步的必然要求。随着信息社会的到来和知识经济的发展，各种信息的快速传递与开发利用，已经成为一种趋势。城建工程档案的利用与信息开发也要跟上这种趋势，才能与时代前进的步伐相吻合。在现代城市建设中，特别是在园区建设、旧城拆迁改造等重大城建工程项目中，对城建工程档案的利用与信息开发就显得尤为重要。

２、是社会大众的客观需求。随着城市化建设步伐的加快，城建工程越来越多，进馆的城建工程档案也越来越多。社会大众对城建工程档案的利用次数更加频繁。如办理房产证、对工程进行维修、改造等等，都要用到城建工程档案。人们已经不能满足于以前的那种要自己跑到城建档案馆，才能查阅城建工程档案的做法，要求我们城建档案管理机构加强信息开发与利用的力度，以满足他们的需求。

３、是城建档案事业自身发展的需要。城建档案事业要前进、要发展，就必须增添新的活力。加强城建档案的利用与信息开发，是给城建档案事业增添活力的重要方面。丰富馆藏，多渠道地进行信息流通，方便快速地进行服务，以创造更好的社会价值和经济价值，是城建档案事业自身发展的迫切需要。

二、城建工程档案利用与信息开发中存在的主要问题

１、封闭式管理。长期以来，由于我国实行的是计划经济，城建工程档案管理也一直受计划经济的影响，管理形式比较死板。城建档案管理长期处于自我保护状态，缺乏活力，信息流通渠道不畅，利用率不高，其城建工程档案信息资源的公开程度低，许多城建工程档案处于封闭、闲置或半封闭、半闲置状态。在以往的城建工程档案的利用中，主要是等着别人找上门来查阅，不找上门来，一般不给服务。这与现行的市场经济是格格不入的。市场经济是开放的经济，是主动上门服务的经济。只有把城建工程档案的管理纳入市场经济的轨道，才能提高城建工程档案的利用率。

２、服务形式落后。当今社会已经是信息化时代的社会，如果只采用以前的几种老方法的服务形式，是远远不能适应形势发展的需要的。以前的服务形式主要是采用人工收集、人工整理、人工编目、人工归档和人工查阅，不仅费工费时，而且其效果也不甚理想。只有积极采用现代化的服务形式，才能跟上形势发展的需要，才能满足社会大众的需求。因此，只要在资金允许的情况下，就要尽量购买一些现代化的服务设备，如电脑、摄像机等等。并且要充分利用这些设备来进行有效的服务。能上网的要尽量上网，能电脑储存、整理、归档和查阅的要尽量采用电脑储存、整理、归档和查阅。这样才能省时省力，方便快捷，才能更有效地服务社会和大众。

３、馆藏结构单一。从以往收集城建工程档案的情况看，主要是以收集城建工程档案的文字资料和图纸资料为主，很少收集城建工程档案的录像和照片等声像信息资料，馆藏虽多，但比较单一，不利于进行多种形式的城建工程档案的信息开发和利用。馆藏的城建工程档案结构不合理的矛盾相当突出，与建立一个门类齐全、结构合理、管理科学、服务有效的城建工程档案资源体系尚有相当大的差距。

４、上级主管部门档案意识不强。一直以来，上级主管部门总以为城建工程档案资料能收进来，管理好，放到库房里就行了，至于如何想办法对城建工程档案进行更有效地利用，就不那么关心和重视了。因此，该配备的一些必要的现代化设备总是不给配备，该充实的一些懂现代化管理设备的人员也不给充实。试想，没有现代化的管理设备和管理人员，即使原来的城建档案管理机构的工作人员最努力，也只能在原来的人工利用服务的老路上踏步，要想有更大的作为是不可能的。

三、加强城建工程档案利用与信息开发的对策

１、变封闭式管理为开放式管理。信息作为最有价值的社会资源，其价值在于流动性和可共享性。信息公开是社会发展和时代进步的需要。城建工程档案作为最有价值的科技档案之一，其价值也在于流动性和可共享性。要是长期放在库房里不用，其价值就会自然消失。为此，就要加强全方位的信息交流和发布，使城建工程档案的利用信息渠道更加畅通。我们既可采用电视、广播、宣传专栏、广告牌和横幅等形式进行信息宣传和发布，也可采用召开专门的学术研讨会、信息交流会和现场发布会等形式进行信息交流和发布。如果有条件的城建档案管理机构，还可成立专门的城建工程档案信息发布中心，通过中心进行展示和发布。从而让全社会都来关心、了解、重视和利用城建工程档案。

２、服务形式现代化。电子政务的发展要求我们城建档案管理机构由过去的"管理型"为主转到"管理服务型"为主上来，由被动服务转到主动服务上来，由落后的服务转到现代化的服务上来。而从经济学的角度看，扩大档案的利用价值，其保存的成本才会下降，才能形成档案信息管理系统的良性循环。因此，城建档案管理机构应摆脱"重藏轻用"的旧观念，高度重视城建工程档案的利用与信息开发，加强信息服务意识，积极采用多种形式进行信息服务。特别是要加强网上查阅利用力度。各级城建档案管理机构，如有条件上网的一定要尽快上网，没有条件上网的也要创造条件上网。所有城建工程档案资料都要按上网的要求进行整理归档，以方便上网查阅。除了必须保密的城建工程档案资料暂不上网外，其他所有的城建工程档案资料都应上网，以方便社会各界人士在网上查阅。

３、全方位加强城建工程档案的收集力度，使馆藏更加丰富、齐全。不断拓展城建工程档案收集的视野，逐步改变城建档案馆原有的档案收集模式，优化馆藏。朱荣基先生对于如何优化馆藏的问题，曾有过深入的研究，提出了"馆藏价值的长久性，馆藏来源的多元性"这一质量优化的原则，认为馆藏来源的多元化，记载历史的多途径，才能更好地满足人类世代利用的需求。因此要对每一只城建工程档案都要积极采用多种形式进行收集，不但要收集原始的文字和图纸等纸质资料，而且要收集照片和录像等声像资料。同时，还要对一些重点建设的城建工程，采用全程跟踪录像的方式进行重点建设工程现场的资料收集，以丰富档案的原始积累，为子孙后代留下一份难得的历史记录。

４、努力提高上级主管部门的档案意识。首先，城建档案管理机构要积极做好本职工作，力争创造出优异的成绩来获得上级主管部门的重视和支持。其次，是要向上级主管部门积极宣传做好城建档案工作的重要意义，使上级主管部门的档案意识不断提高。再次，是要靠制定相关的法律法规和规章制度。通过法律法规和规章制度，把城建档案工作纳入上级主管部门的职责范围和岗位责任制考核目标之中，使城建工程档案的利用与信息开发，作为城建管理部门和城建档案管理机构的一项重要任务，从而保证所需资金、人员和设备的落实，为城建工程档案的利用和信息开发打下扎实的基础。

总之，城建工程档案的利用与信息开发是密切相关的，并且是由多种因素影响和制约的。不过，要想把城建工程档案的利用提高到新的水平，就必须加强信息开发。为此，各级城建档案管理机构及其工作人员，要加强责任意识，要多动脑筋，多想办法，不但要自己努力学习、钻研和开发城建工程档案的信息技术与信息产品，而且要把这种信息技术和信息产品全面地推向社会和大众，让更多的人们来关心、了解和使用这种信息技术和信息产品，从而使城建工程档案得到更加广泛的利用，以收到更好的社会效益和经济效益。

（本文荣获绍兴市档案学会2005年年会档案学术论文交流三等奖）

参考文选

薛匡勇：《论档案资源建设》，《浙江档案》2002年第12期。