论民营企业档案管理创新

卧龙控股集团有限公司 任燕

内容摘要：民营企业档案工作作为民营企业管理的一部分，必须适应现代企业发展的需要。本文通过对当前民营企业档案管理的现状及存在问题的分析，从管理学的角度提出企业档案管理的必要性和迫切性，针对民营企业档案管理滞后的问题，提出档案管理创新的基本思路：从更新档案理念入手，推进档案管理的组织形式创新、管理制度创新、管理方式创新及管理模式创新。

关 键 词：组织形式创新 管理制度创新 管理方式创新 管理模式创新

民营企业从创立之日起，企业档案便应运而生，逐步成为企业基础管理的重要组成部分；民营企业随着经营规模的扩大和产业的升级，企业档案管理愈来愈发挥着企业基础管理、信息资源和无形资产的重要作用。进入二十一世纪以来，随着市场经济体制趋向完善，知识经济和信息经济的快速发展，民营企业迫切需要按照现代企业科学管理要求，亟需在加强企业档案管理规范化建设的基础上，推进企业档案管理创新。但是，目前大多数民营企业的档案管理工作滞后，还停留在"传统型"或"初创型"阶段，制约了现代企业管理水平的提高。因此，笔者认为很有必要专题探讨关于民营企业档案管理的创新。

一 民营企业档案管理工作现状及存在问题

笔者凭借在民营企业多年专职从事档案管理工作了解到，目前，民营企业档案管理工作总体现状处于"创新型"、"传统型"、"初创型"三种状态。目前，处于"创新型"状态只是上规模民营企业中大多数和中型民营企业中少数单位。这些企业领导十分重视档案管理工作，把它列入企业基础管理工作的重要位置，加强档案管理的设施建设，配备较强档案管理专业人员，并在各子、分公司和各部门建立档案管理兼职人员管理网络，强化统一归档、分级管理的制度，促使档案管理工作规范、完整、有序、高效，涵盖面广，开发利用率高，并着力推进管理模式、管理制度、管理手段的创新，重视探索应用信息化管理手段。当然，这些企业也有待进一步推进管理模式和管理手段的创新。

但是，目前大多数民营企业的档案管理工作还停留在"传统型"或"初创型"阶段，档案管理现状明显滞后于现代企业管理要求，主要存在四个方面问题：

（一）管理理念滞后，没有把档案管理工作摆到应有位置上。有不少民营企业领导对档案工作的认识仍停留在陈旧的观念上，认为档案管理工作，只不过是文件资料的搜集、整理、保存和查阅，是一项简单的管理业务辅助性工作，并认为不创造经济价值，忽视档案管理在生产经济活动中的重要地位和作用，更没有把它上升到现代企业科学管理和信息化管理的要求来认识，因此，没有把它摆到重要的管理位置上。

（二）管理人员薄弱，综合业务知识跟不上。许多民营企业没有配备专职档案工作人员，由其他管理人员兼职，对于规模很小的企业为精简人员，兼职不是不可以，但问题在于专职也好、兼职也好，其文化程度和专业知识跟不上，有的未经专业培训，有的只接受过传统的"五门课"岗位培训，缺乏档案管理专业知识，更缺乏对计算机、图像、情报、法律等复合型知识及运用能力。并有相当一部分档案工作人员不热忱于本职工作。

（三）管理模式滞后，管理制度不够健全。有不少民营企业的档案管理体系跟不上企业发展的需要，没有随着企业规模的扩张、经营层面的增加而相应建立档案管理网络，仅仅依靠档案工作人员"孤军作战"。并且档案管理制度不健全，没有落实及时统一归档制度，致使有些部门（单位）为了方便使用，分散保存各类档案资料，甚至有的职工把有关图书资料、文件资料、技术设计图纸等私自保管，从而造成企业档案不全，档案资料散失的现象，严重影响了档案的完整、安全及档案信息资源的利用作用。

（四）档案设施建设滞后，不注重档案管理的科学规范和开发利用。有不少民营企业由于对档案管理意识不强，舍不得在档
案管理建设上的投入，档案室陈旧简陋，没有配备必要的设备，包括电脑等信息化设施，很难推进档案管理规范化、科学化、信息化进程。

二 民营企业档案管理创新的必要性和迫切性

创新是企业生存发展的灵魂和源泉。许多民营企业之所以持续快速地发展，主要得益于企业机制、技术和管理的不断创新。但是，大多数民营企业的档案管理滞后于企业管理创新，成为企业规范化、科学化管理中的一条"短腿"，迫切需要加快推进档案管理的创新步伐。

首先，科技革命、管理革命需要民营企业档案管理创新。未来的民营企业竞争既是科技的竞争，也是管理的竞争，产品技术需要不断创新，管理也须不断创新，旧的管理模式被淘汰，新的管理模式被确立，如果民营企业的档案管理不能有效地适应科技革命和管理革命，那将成为民营企业发展与管理中的一个"瓶颈"。企业的管理创新应该是全方位的、系列化的，只有推进档案管理创新，创造出全新的民营企业档案管理模式，才能打实整体管理创新的基础，才能更好地促进企业的快速发展。如上虞市的浙江阳光股份有限公司、浙江上风高科股份有限公司、浙江卧龙科技股份有限公司、浙江龙盛股份有限公司等之所以成为民营企业的佼佼者，成功实现股票发行上市，档案管理规范创新功不可没，利用档案管理规范并创新的信息资源平台，及时准确的提供各方面的信息资源和佐证材料，确保历年档案资料的综合利用。这就足以说明规范和创新档案管理的重要作用。

其次，随着经济全球化和知识经济、信息经济的快速发展，企业更加需要注重市场信息、知识信息的积累与应用，这就迫切需要通过档案管理的规范与创新，更好地发挥信息资源的集聚和开发利用作用。如卧龙科技股份有限公司与日本松下洽谈合资项目，要求提供前三年包括客户资源、销售价格、财务成本、产品技术等方面的完整档案资料，由于凭借完整的档案资料和信息网络平台，完整、快速地提供了上述资料，给日方留下良好印象，促成合营项目成功，从中充分说明了只有推进档案管理创新，才能充分发挥、才能完整、快速提供档案信息资源。

再次，民营企业随着规模的扩展和产业的提升，企业组织机构和管理层面发生明显变化，加上现代企业制度要求企业运作更加规范、高效，更加讲究法律程序化，势必要求只有推进档案管理创新，才能更好地适应企业内部与外部环境的变化，才能更好地适应现代企业规范化、法制化、高效化的管理。

三 如何推进民营企业管理创新

民营企业推进档案管理创新：其目标是围绕现代企业科学管理要求，对企业档案技术经济资源进行科学整合和优化配置，建设成为企业的信息资源中心，实现管理理念、组织形式、管理制度、管理方式及管理模式的创新，但须实行规范与创新相结合。

（一）管理理念创新

要推进档案管理创新，关键取决于更新理念，充分认识在市场经济体制更趋完善、知识经济和信息经济快速发展的新形势下企业档案工作的重要地位和作用。促使企业领导把企业档案工作纳入现代企业管理创新的重在内容来抓，并加强企业档案工作人员、各级经营管理人员对档案管理重要性的教育，使之形成共识，摆正位置，领导重视，广泛参与，落实责任，齐抓共管，充分利用和发挥档案信息资源的实用价值作用，更好地为企业发展和提高经营管理水平服务。

（二）组织形式创新

推进档案管理的组织形式创新，使之适应企业发展的需要。应根据企业的规模大小、产业特点，调整、创新管理组织形式。一是要本着精干、高效的原则设置管理机构人员，中大型企业应实行专职与兼职人员相结合，建立档案管理网络，小型企业亦可兼职为主。二是要提高档案工作人员的综合业务素质，无论是专职和兼职人员，都必须加强培训，具备专业知识技能。四是要明确责、权、利关系，健全业务流程。民营企业是自主经营的法人主体，企业可以根据自身情况决定档案管理组织形式机构，但无论组织机构如何设置，都必须遵循统一管理与分级管理相结全的基本原则；都必须推进由单一的行政管理的组织向依法治档的组织转换；从单纯的档案资料管理组织向集档案、情报、信息一体化管理组织转换，促使民营企业档案工作从低效率、低产出向高效率、高产出转化，建立起充满生机活动的复合型档案管理新组织。

（三）管理制度创新

推进档案管理制度创新，就是要从加强企业档案管理规范化建设入手，按照现代企业管理制度创新和依法治档的要求，从档案资料的源头抓起，扩展档案管理的涵盖面和幅射面作用，推进档案管理体系和管理制度的完善与创新，健全行之有效、广泛参与的档案管理制度，使档案管理更趋规范化、制度化、科学化。

（四）管理方式创新

现代化的档案管理设施特别是随着信息化、网络化的发展，为推进档案管理方式创新提供了先决条件。管理方式创新主要应从两个方面入手：首先要推广应用现代化档案设备和技术，实行档案实体和档案信息的分离，要把传统纸质档案和手工操作管理方式与现代电子档案、声像档案的管理紧密结合起来，充分应用计算机技术、声像技术、网络技术的现代化管理手段，尽可能实现档案保管条件现代化，载体材料现代化，复印、彩色扫描、装订手段的机械化，检索手段自动化，信息交流网络化，咨询业务智能化，管理工程程序化。其次，要推进服务方式创新。要改变传统的档案利用服务方式，逐步建立起上门服务、电话咨询、计算机联网等企业档案利用服务体系，实现多途径、多渠道、全方位的服务体系，更主动地为企业领导决策、规划、总结、研究和生产经营等各项工作服务，充分开发利用档案信息资源，更好地发挥信息资源共享作用。

（五）管理模式创新

管理模式创新是管理方式创新的载体。要把档案室建设成为企业信息中心，成为企业发展服务的资料库、智力库、情报库，实行虚拟和实物相结合，历史和现实相结合，主动和被动相结合的管理模式。而且，应当借鉴卧龙控股集团的做法，建立档案管理网络平台，给各级管理、技术人员配备电脑，改变原来以手工整理、用书面资料存档的单一手段，通过电脑操作，实现硬盘存档、软盘共享，即时存档，提高效率，并节省库房空间，更有助通过网络实现异地资源共享，提高了档案资料的利用率。

总之，笔者认为推进民营企业档案管理创新，已经势在必行，既具有充分的必要性和迫切性，又具有很强的可行性和可操作性。只要广大民营企业经营者引起高度重视，积极推进档案管理的规范与创新，并充分借鉴企业档案管理创新成果显著的先进经验，就一定能全面推进民营企业档案管理创新。

（本文原载《中国档案报》，荣获绍兴市档案学会2006年年会档案学术论文交流三等奖）