城建档案收集工作的问题及对策

绍兴市城市建设档案馆 屠慧婴

内容摘要：城建档案收集工作是工程竣工文件材料转化为档案的重要环节，是城建档案工作的起点和基础，它是丰富馆藏的重要手段，但是档案收集过于粗放、过于被动一直是城建档案工作中存在的突出问题，笔者就如何做好档案收集工作，提高档案质量进行了一些思考，并提出相应的对策与措施。

关 键 词：城建档案 档案收集 问题及对策

城建档案收集工作与其他各个环节的工作相比，它处于一种特殊地位。城建档案的收集是立卷归档的基础，是档案齐全、完整的保证，是城建档案管理工作的起始环节，特别是在简化档案整理工作、强化档案利用工作、突出馆藏特色的今天，档案的收集工作已变得越来越重要。但随着城建档案馆馆藏量的日益增多，城建档案的收集也存在了不少的问题。笔者就目前城建档案接收工作存在的问题以及解决的对策谈一点粗浅的看法。

就城建档案本身来说，档案的收集工作存在一系列的问题

1、城建档案进馆由于一味追求馆藏量，而使接受范围划分过于粗放。进馆范围划分过粗在一定程度上表现为对工程建设项目重要性区分工作没有很好的开展起来。大量小项目、次要项目重复的接收进馆，如一个工业建筑的配套用房，大至配电间，小至门卫统统全收。一个小区，其中许多楼的施工单位都是一家，房屋设计套型也完全一致，但档案资料却每幢楼都接收。使得档案资料的审核复核人员疲于应付。这一切有否必要，实在也是一个值得商榷的问题。这不但使城建档案馆接收资料更加爆满，档案的整理、归档、入库等工作都显得滞后，而且就现实来讲，城建档案的鉴定、销毁工作没有进行配套进行，这给利用带来了不便，更使保管工作陷入无法开展的困境。这样使大量利用价值不大的城建资料接收进馆，给档案管理阶段的整理利用带来了巨大的压力，造成了人手不够，档案堆放场地不够，档案库房不够等诸多问题，使城建档案馆在这一块浪费大量的人力、物力和财力。更重要的事，由于城建资料的长期堆积，使一部分重要的城建档案资料于此相混，无法使其充分发挥其真正的使用价值。

2、城建档案的收集较为被动，服务不到位，方式又比较单一。

城建档案接收工作特别是工程档案的接收工作，无论是在推行档案保证金制度后还是在实行建设工程备案制度后，都得以较为顺利的开展。但这种单一的手段，也在一定程度上造成了城建档案馆工作人员本身对城建档案接收工作重要性和艰巨性认识的不足。最明显的就是在档案保证金停收到真正实现竣工档案备案制度的这一段时间内有大量工程没有按期进入城建档案馆。这说明，我们城建档案的接收工作还是较为被动的。而且城建档案接收的被动性，导致工程以外的包括城市规划、城市建设管理类档案接收工作开展缓慢。更不用说是跨越城建系统的交通、电力、水利类档案，有些甚至还是空白。

档案管理部门在长期的档案管理中存在着服务指导不够深入，不够到位的现象。特别是现在工程建设多、业务指导人员少的现象，更造成了城建档案部门从等建设单位上门咨询等被动服务的产生。

3、档案管理的法制建设不够到位。

目前，虽然国家出台了相关的管理条例来为档案行政执法加码，但在具体执行过程中，却有待于进一步加强。依法治档、照章行事还要经受方方面面的阻碍，执法的力度更需要进一步的加强。

就整个社会环境来说，城建档案馆档案的完整系统收集还存在一定的困难和阻力

1、建设单位对城建档案的重要性认识还不是特别充分。

社会对城建档案的重要性认识不是特别充分，有关部门对城建档案工作不理解，不支持。城建档案是城市规划建设及其管理活动中真接形成的，对国家和社会具有极大保存价值的文字、图纸、图表、声像等各类载体的文件材料，是城市丰富的历史资源。但有一部分建设单位其从事基建工作的管理、技术类人员，当然也包括一些领导，重建设、轻档案的思想占据了一定的位置，只注重工程的投资、工艺、质量等方面的问题，对建设工程档案在收集过程中是否齐全、完整、真实等重视不够，有的甚至没有把档案管理提到正常的工作范围，更没有建立一套规范的管理机制，来保障建设档案管理的完整和齐全。因此档案接收入城建档案馆后，不是档案档案资料损毁、遗失移交齐全，就是档案资料存在部分复印件等情况。这都是由于建设单位对档案管理不重视造成的直接后果。

2、整个建筑行业的档案管理人员专业水平有待加强。

在整个建筑行业中，许多资料员都是由施工员来兼职，相对专业的档案员、资料员来说，他们对城建档案的建立、整理的水平较低，而且根据新的国标，许多人对工程档案管理的归档案标准、要求等都很难有具体的掌握，使工程档案与建设工程难以同步形成，这就导致许多工程档案在收集的过程中产生了失真、遗漏等现象，最后导致工程档案资料接收时不全、零散、遗漏、丢失等现象时有产生。有些建设部门是第一次搞建设，对城建档案归档的要求更是一头雾水。如果城建档案管理部门不重视主动服务，就容易造成许多资料由于保管不力而丢失的严重后果。

3、有关部门对城建档案工作还不是特别重视，不能提供严谨的职能管理作用。城建档案的收集、保管工作需要建设行政管理部门和有关部门的大力协作，密切配合，不是光靠城建档案部门就能成其大事的。而且如果有关部门对城建档案的产生、收集等阶段不重视，不衔接，就有可能导致工程备案和档案进馆的脱节，造成档案收集工作的散漏。而现在也确实存在行政主管部门对城建档案不重视，有的只是走过场，形式一下。虽然，国家有相关法规明确规定：建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集整理建设项目各环节的文件资料，建立健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，及时向建设行政主管或其他相关部门移交建设项目档案。但在具体实施过程中，除了建设一般的建设工程由于要工程备案而必须取得建设工程档案合格证这一环节把关较严外，其他的档案门类，由于其行业的跨度、其行业的法规的制约，特别是对城市安全息自己相关的电力、通信、地下管线等重要工程项目都不能及时接收进馆。

针对以上困难，城建档案管理部门应积极行动起来，加强对城建档案的宣传，增强全社会的城建档案意识。通过相关媒体，尽可能的宣传城建档案的价值、作用，扩大城建档案的社会影响，形成城建档案是城市建设活动的真实记录，是城市建设的历史，它既有政治的价值，更有经济和科技价值的共识。并通过修练内功，以显著的工作业绩、规划的工作机制，引起社会对城建档案工作的密切关注，确保城建档案工作的健康有序开展。

争取建设行政相关职能部门的支持，使其愿意与城建档案馆通力合作，为建设工程档案提供相应的监督和制约的保障。如通过在与质监部门移交档案时，严格按手续办事，做到责任明确。实行建设工程档案合格证制度，并请审批中心协作，使建设单位在工程立项审批时就签订责任书等手段，加强与有关职能部门的沟通，争取他们的支持和配合，加强与各部门之间的信息交流，特别是请规划、建管等部门共同参与管理和监督城建档案的收集工作。

还可针对城建档案的产生单位对城建档案的归档要求不是特别熟悉的情况，采取主动"请进来"、"走出去"的多种形式，加强业务指导工作。根据工程在建单位的需要，不定期进行业务指导，每次指导结束后，请建设单位填写业务指导反馈单，以便业务指导人员根据反馈信息，及时调整业务指导的内容和方法，使业务指导取得最佳效果。同时可以每周定期到离市区较远的经济开发区、工业区等地现场办公、现场指导。定期举办城建档案管理培训班，让许多新开工的建设单位、施工单位和监理单位的工作人员能及时了解城建档案的编制、收集、报送等环节的要求和国家规范，有效解决建设档案资料管理人员由于整体业务水平不高、人员流动性大等原因造成的档案收集的脱节和不完整。同时，推出了一系列优质高效的服务措施。如针对工程档案审核期限较长的问题，作出了"在十个工作日内出具工程档案审核意见，为建设单位提供最方便快捷服务"的公开承诺，同时在城建档案信息网站上设置效能建设栏目，将本馆开展效能建设的实施方案和措施在网上公布，公开接受社会各界的监督。总之，就是以优质的服务、敬业的精神，去争取建设单位的支持和理解，档案工作的特点要求城建档案管理部门要转变观念，树立服务第一的意识，以默默无闻、乐于奉献的职业准则，用热情的服务态度、扎实的工作作风，对城建档案的执着精神去赢得建设单位对城建档案部门的信任和理解，让他们移交档案心甘情愿，使用档案时方便快捷。这样，就能使建设工程档案的收集工作做到良性循环。

最后更需要加强执法力度，理直气壮收集档案。

随着城建档案事业的发展，档案工作越来越得到加强，档案管理的法律法规也相继颁布实施。城建档案管理部门应严格按照《建设工程质量管理条例》和《浙江省城市建设档案管理办法》等法规、规章的规定，对属于城市建设档案馆接收范围的档案，在建设工程开工前即与建设单位签订《建设工程竣工档案移交承诺书》，并在整个建设过程中进行跟踪指导，直至将档案接收进馆。并重点接收城市建设工程档案、建设系统各专业管理部门的业务管理技术档案、有关城市规划建设等政策法规等方面的档案。如规划管理档案、工程备案档案等。对于档案接收过程中个别建设单位存在的不愿移交、拖延移交档案等问题，档案管理部门在做好宣传解释工作的同时，应严格依法办事，理直气壮地接收档案，从而保存了城市建设真实的历史记录，为今后城市建设的管理和维护收集了原始性、依据性材料。为了保证工程档案与工程建设同步进行，保证工程档案的真实性、及时性、完整性，在行业主管部门的带领下，还应对在建工程项目档案进行执法检查。对不按规定收集档案的建设单位，在工程竣工验收后，在规定时间内不移交档案，或档案遗失、伪造等现象及时提出中头和书面的整改意见，并对拒不移交档案的单位，在上报建设行政主管部门后，依照相关法规进行处罚。真正做到有法必依，违法必究，做到依法治档，使城建档案工作步入法制化建设的轨道。

（本文荣获绍兴市档案学会2006年年会档案学术论文交流三等奖）