企业档案工作要适应新世纪发展战略的需要

　　新昌县档案局 梁樟标
　　
　　企业在改革发展中心以崭新的面貌进入新世纪，企业档案工作作为企业管理的一部分，必须适应企业发展战略的需要，确立新的观念，建立新的体制，实行新的管理模式和管理制度，使企业档案工作也以崭新的面貌进入新世纪。
　　
　　 一、观念更新，使档案工作思路适应市场经济的需要
　　
　　 一是要确立档案是资产的观念。在企业无论是技术档案还是文书档案、声像档案、会计档案，都是全体员工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累，是企业发展历程的真实记录和客观评价。以产品为例，从设计试制到品牌的创立，无不包含着一代甚至几代领导者和职工的聪明才智与辛劳汗水，无不凝聚在以文字、数据、图纸、音像等各种形式的档案载体上，特别是改革开放20年来企业发展经验，是用金钱难以买到的无价之宝。档案财富是一种非常重要的资产，它除了具有企业无形财产的属性外，还具有专有性、地域性和可复制性等公共属性。企业法人认识到档案是资产以后，就会千方百计去管理、保护、利用好这些资产，就会下决心做好档案工作。
　　
　　 二是确立档案是企业独有的信息和知识的观念。在知识经济即将到来之际，企业各自的档案是独有的原始记录，记录着未公开的、未申请专利的知识和技术，如各种设计资料、图纸数据等。占有这方面的档案就是占有企业的技术秘密和独有知识。如果企业的档案材料不收集、整理、保管好，在市场竞争和信息流通的今天，很可能使企业独有的知识和信息无偿流失，给企业造成无法挽回的损失。
　　
　　 三是确立档案实用效益的观念。档案资产是固定资产和一些无形资产的伴生物，它在各种生产要素的配合下产生、共存并发展完善。档案资产的实用效益是在档案利用中发挥出来的，因此，档案资产既要管理好，更要利用好，使之产生更好的经济效益和社会效益。
　　
　　 二、体制革新，使档案工作适应现代企业制度
　　
　　 现代企业制度的基本特征是产权清晰，权责明确，政企分开，管理科学。企业档案工作要适应现代企业制度，就必须对企业档案管理体制实行机构创新、机制创新和制度创新。
　　
　　 机构创新的核心是精干。随着社会主义市场经济不断深入发展，企业管理机构的精干高效是一个必然趋势，企业档案工作要适应企业转制的需要，档案管理机构也必须创新。创新的内容就是要扩大档案工作的外延，深化档案工作的内涵，把过去只是单一管理档案的档案室扩大为集档案、图书、情报、经营、统计等为一体的“档案信息中心”，建立起新型的企业档案管理机构，以尽快适应企业面临的激烈竞争和企业信息量的需求。
　　
　　 机制创新的关键是高效。企业进行改组改造的目的是适应市场经济体制的需要，转换机制，获得高效运行，创造最大的经济效益和社会效益。企业档案工作管理机制也应随着企业管理机制的转换而创新。从单一的行政权力机制向依法治档的机制转换；从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、信息一体化管理机制转换；充分发挥人的主观能动性和聪明才智，促使企业档案工作从低效率、高投入向高效率、高产出转化，建立起企业档案工作充满生机活力的复合型管理新体制。
　　
　　 制度创新的实质是实用。要从实际出发，适应不同类型企业的需要。尽管我国经过几十年企业档案工作的实践，企业档案法规体系比较健全，但仍然是国有、集体企业的单一管理模式和制度。能够适应各类性质、各类体制的档案管理制度还不够健全。需要根据不同企业的实际来制定切实有效的档案工作制度。当前要着重探讨股份制企业、“三资”企业和个体、私营企业的档案管理模式和档案工作制度，促使各种不同所有制结构的企业都有本企业切实可行的档案工作制度。
　　
　　 三、管理创新，把档案工作渗透到现代企业的各个环节中去
　　
　　 世纪之交的新技术革命，将推进企业管理现代化和办公自动化。档案形成的规范性和档案利用的广泛性，将使档案和档案工作走出档案室，走向企业管理的每个角落，走向社会，使档案事业成为企业干部职工的共同事业。
　　
　　 档案的规范化形成和广泛参与，要求提高企业全员的档案意识和档案业务知识。办公自动化以后，将出现无纸文件，企业每个工作岗位都能形成文件，这就要求每个工作人员懂得文书处理和归档的一整套程序，了解纸质文件归档和电脑软盘归档的关系，明确各类文件材料形成、积累、归档在各个管理岗位上应负的责任。
　　
　　 档案利用的广泛性主要表现在计算机在企业内部联网以后，本企业各部门对档案信息实现了共享。档案部门要发挥信息中心和中枢神经的作用，对档案信息的利用与保密等问题，通过新的管理制度和管理方法来解决。