绍兴市档案局、绍兴市监察局关于全市重点建设项目档案执法检查情况的通报

　　各县（市、区）档案局、监察局，市级有关部门、各重点建设项目单位：
　　为加强重点建设项目档案工作，确保重点工程档案的收集、管理和有效利用，同时为加强基建领域内反腐败工作的力度和开展行政监察提供重要依据。今年5月，市档案局、市监察局印发《关于对重点建设项目档案工作进行执法检查的通知》（绍市档[2003]22号），6-7月，市档案局、市监察局联合组成执法检查组，对全市2000年以来 已经竣工或在建的150个（其中市直142个，县<市、区>8个）省、市级重点建设项目档案工作进行了一次执法检查。现将情况通报如下：
　　一、基本情况
　　（一）成绩明显
　　 1、重点建设项目档案工作已初步纳入依法管理轨道。大多数建设项目单位领导有较强的档案意识，在认真抓好工程投资、质量进度和安全的同时，把档案工作纳入项目管理工作中，建立健全档案管理制度，明确分管领导，落实档案人员，确保档案工作与建设项目同步进行。
　　 2、各建设项目单位在按规定向当地城建档案馆（室）移交一套工程档案的同时，能够根据国家有关部门发布的基本建设项目文件材料归档范围，认真收集并管理好包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件（含竣工图）等反映基本建设项目各个阶段的档案资料，包括工程招投标文件和工程财务档案等与廉政建设密切相关的档案资料。检查中，不少建设单位在汇报档案工作的同时，还能结合汇报廉政建设情况。
　　 3、各级档案行政管理部门和项目主管部门依法加强了对重点建设项目档案工作的监督、检查、指导。交通、文化、卫生、水利、震元集团等一些系统的重点建设项目档案工作取得明显的成效。不少主管部门接到执法检查通知后，认真部署所属建设单位进行自查，检查中自始至终陪同参与检查，虚心听取意见，积极进行整改。
　　（二）问题不少
　　 1、部分建设单位档案意识和档案法制意识仍然淡薄。重建设，轻管理，对项目档案工作没有给予应有的重视，没有建立应有的档案管理制度，没有把档案工作纳入项目有关领导、人员的岗位职责，纳入工程建设的各个阶段和环节。
　　 2、建设单位自身保管的一套档案收集不齐全，整理不规范。一些单位向城建档案馆（室）移交一套工程档案后自己就没有任何档案了，既不符合国家规定，也不利于建设项目日常的管理与维修。
　　 3、建设项目档案人员业务素质有待提高。由于缺乏工程档案管理基本的专业知识，以致难以开展档案的收集、整理工作，更难以对项目建设勘察、设计、施工、监理等单位工程文件形成、积累、整理、归档的情况加以监督、检查与指导。
　　 4、档案专项验收制度和档案登记制度没有依法严格执行。
　　 5、发展不够平衡。不同地区、不同系统对重点建设项目档案工作重要性认识程度不同，档案工作水平参差不齐。部分县（市、区）和部分系统之间差距较大。
　　二、今后要求
　　建设工程事关百年大计，工程档案与工程质量密不可分，与廉政建设也密不可分。抓好重点建设项目档案工作，不仅是国家的规定和要求，是对建设项目开展行政监察的需要，更是日后工程维修、改建、扩建、管理和维护建设单位合法权益的需要，为此，提出如下要求：
　　 1、有关主管部门、各项目建设单位要进一步认识重点建设项目档案工作的重要性，依法加强对项目档案工作的领导，把它纳入项目管理工作之中，落实人员，落实职责，确保档案工作与建设项目同步进行，确保在向城建档案馆（室）移交档案的同时，按照国家规定要求收集保管好自身需要的一套完整档案。
　　 2、市级以上重点建设项目单位要依法严格执行档案专项验收制度和档案登记制度。要严格按照《浙江省实施中华人民共和国档案法办法》等法律法规的规定，在工程竣工验收前依法向当地档案局申报档案专项验收，并及时通知档案局参加工程竣工验收。凡新建项目，应在项目开工后6个月内，在建项目，每年12月底前报送一次《省（或市）重点建设项目档案管理登记表》。
　　 3、各项目建设单位要督促项目勘察、设计、施工、监理单位在工程建设中严格按照国家有关规定形成文件数量。工程档案至少形成3套，其中至少向建设单位归档2套，一套由建设单位保存，一套用于移交当地城建档案馆（室）。各勘察、设计、施工、监理单位应当按照国家规定，及时做好工程建设文件材料的形成、积累、整理和归档工作，向建设单位移交档案时应当编制移交清单，办理移交手续。
　　 4、各县（市、区）档案局、监察局要依法进一步加强监督、管理，把重点建设项目档案工作作为今后一个时期执法检查的重点。对于违反档案法律法规的单位，要依法进行处理。
　　
　　绍 兴 市 档 案 局
　　绍 兴 市 监 察 局
　　
　　 二00三年八月八日