照片档案管理规范GB/T11821—89

　　照片档案管理规范GB/T11821—89
　　 (1989年10月25日国家技术监督局批准， 1990年7月10日实施)
　　为加强照片档案管理，建立和健全照片档案管理制度，更好地开发利用照片档案信息资源，服务社会主义现代化建设，特制定本规范。
　　 1主题内容和适用范围
　　本规范规定了照片档案的收集工作，整理程序和保管条件。
　　本规范适用于常规照片档案的管理。不适用于专门保管照片的档案馆。
　　 2引用标准
　　 GB3792.5档案著录规则
　　 GB9705文书档案案卷格式
　　 JGJ25档案馆建筑设计规范
　　 3名词术语
　　 3.1照片档案
　　国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。
　　 3.1.1常规照片档案
　　用一般照相机和普通胶片，采用可见光使胶片感光的照片档案。常规照片档案包括底片、照片和说明三部分。
　　 3.2芯页
　　固定照片和底片，以及标注说明的纸质载体，是组成照片档案案卷的材料。
　　 3.3大照片
　　凡是不宜用芯页固定的照片，统称为大照片。
　　 3.4大底片
　　凡是不宜用插袋式芯页保存的底片，统称为大底片。
　　 4照片档案的收藏
　　 4.1收藏范围
　　 4.1.1反映某单位主要职能活动和工作成果的照片档案。
　　 4.1.2领导人和著名人物参加与某单位、某地区有关的重大公务活动的照片档案。
　　 4.1.3某单位组织或参加的重要外事活动的照片档案。
　　 4.1.4记录某单位、某地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片档案。
　　 4.1.5反映某地区地理、古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案。
　　 4.1.6与其他载体档案有密切联系的照片档案。
　　 4.1.7其他具有保存价值的照片档案。
　　 4.2收集时间
　　 4.2.1归档时间
　　照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并编写说明，及时向档案室归档，或随其他载体档案一起归档。
　　 4.2.2档案馆接收时间
　　 4.2.2.1依照《档案馆工作通则》的规定，照片档案应随立档单位其他载体形态的档案
　　同时接收。
　　 4.2.2.2在特殊情况下，经协商档案馆可以提前或延迟接收。
　　 4.2.3档案馆(室)应随时收集、征集零散的具有保存价值的历史照片。
　　 4.3收集要求
　　 4.3.1底片、照片、说明齐全。
　　 4.3.2底片与照片的影像相符。
　　 5照片档案的整理
　　应以有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于为利用者提供服务为整理原则。照片档案的底片应单独整理和存放，照片和说明一同整理和存放。
　　 5.1底片整理方法
　　 5.1.1底片分类将一个全宗内的底片分成负片和反转片两种，并单独整理和存放。
　　 5.1.2底片的编号
　　 5.1.2.1在全宗内编流水号。格式如下：
　　全宗号—底片号
　　例：13-535
　　 5.1.2.2底片号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边处。
　　 5.1.3底片放入底片袋内保管，底片袋的右上方应标明底片号。大底片应在药膜面垫衬柔软的中性纸张后，缠在卷筒纸芯上，外面用衬纸包装并注明底片号。
　　 5.1.4按底片号顺序将底片插入底片册。
　　 5.2说明的编写方法和要求
　　 5.2.1符号说明的项目有：
　　照片号、底片号和参见号。
　　 5.2.1.1照片号：案卷内照片的顺序号。
　　 5.2.1.2底片号：按5.1.2条要求赋予的编号。
　　 5.2.1.3参见号：与本张(组)照片有联系的其他档案的档号。格式如下：
　　 (类别)档号；(类别)档号
　　例：(文书档案)12-2-58；
　　 (科技档案)G-J-28
　　 5.2.2文字说明的成分和编写要求
　　 5.2.2.1文字说明的成分包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。
　　 a.事由：照片影像所反映事件、事物的情由；
　　 b.时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；
　　 c.地点：被摄物所在的具体地点；
　　 d.人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；
　　 e.背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；
　　 f.摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。
　　 5.2.2.2文字说明的编写要求
　　 a.综合运用5.2.2.1条中的六个要素，概括地揭示照片影像反映的全部信息。
　　 b.文字简洁、语言通顺。一般不超过200字；
　　 c.用阿拉伯数字表示时间。年、月、日用“.”表示。
　　例：1953年3月22日写作1953.3.22.
　　 5.2.3总说明和分说明
　　 5.2.3.1一般应以照片的自然张为单元编写说明，一组(若干张 )联系密切的照片应加总说明。
　　 5.2.3.2凡已加总说明的照片分别编写简要的分说明，并注*号。
　　 5.2.4说明的格式
　　 5.2.4.1说明采用横写格式。宽度可根据情况灵活掌握，最窄不得小于50mm。
　　 5.2.4.2说明应分段书写，格式如下：
　　照片号/底片号拍摄时间
　　文字说明
　　参见号摄影者
　　 5.2.4.3单张照片的说明在照片正下方书写，也可在照片右侧或左侧书写。总说明在第一张照片的上方书写。
　　 5.2.4.4大照片的说明可另纸书写，一同保存。
　　 5.2.4.5反转底片的说明应在插袋式芯页上书写。
　　 5.3照片的整理方法
　　 5.3.1照片的分类一般应在全宗内按年代——问题进行分类。分类应保持前后一致，不
　　能随意变动。
　　 5.3.2根据分类情况，将照片与说明一起固定在芯页上，并组成案卷。芯页的规格为297mm
　　 ×210mm。
　　 5.3.3根据照片的规格、画面和说明的字数确定照片固定位置。
　　 5.3.4照片必须固定在芯页正面(装订线右侧)。
　　 5.3.5案卷内的芯页以30页左右为宜。
　　 5.3.6卷内目录：
　　以照片的自然张或有总说明的若干张为单元填写卷内目录(见图1)。
　　 a.照片号：参见5.2.1.1；
　　 b.照片题名：在尽量保证基本要素内容完整的前提下，将文字说明改写成照片名称。照片名称不应超过50字；
　　 c.参见号：参见5.2.1.3。
　　 5.3.7卷内备考表可采用GB9705中的卷内备考表。卷内备考表应放在案卷的最后一页。
　　 5.3.8卷皮格式可采用文书档案的卷皮或专用卷皮。
　　 5.3.9按照全宗号、目录号、案卷号的顺序排列案卷，上架保存。
　　 5.3.10大张照片、反转片应与其他照片一同组卷，单独存放，并在卷内目录的备考栏内注明“大张”，“反转片”。
　　 5.4编目
　　 5.4.1案卷目录格式(见图2)(规格参见《机关档案工作业务建设规范》3.4条)。
　　 5.4.2案卷目录、备考表可采用GB9705中的297mm×210mm规格的案卷目录、备考表。 5.4.3照片档案著录
　　 依照GB3792.5进行。
　　 5.5照片的整理要求
　　 5.5.1照片要组成案卷(保管单位)。
　　 5.5.2案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题。
　　 5.5.3档号规范、准确、清晰，不得出现重编、漏编及空号现象。
　　 5.5.4说明格式正确，项目齐全，能准确揭示照片内容，反映整理情况。
　　 5.5.5案卷装订美观，要有卷内目录和卷内备考表。
　　 5.5.6有完整的、符合标准格式的案卷目录。
　　 6保管
　　 6.1保管条件
　　 6.1.1保存底片的适宜温湿度为：温度13～15℃，相对湿度35%～45%。
　　 6.1.2保存照片的适宜温湿度为：温度14～24℃，相对湿度40%～60%。
　　 6.1.3库房门窗应密封良好，采用机械通风时应加防尘罩。
　　 6.2底片应立放
　　 6.3保管装具
　　 6.3.1底片袋
　　 用半透明的中性纸和中性胶粘剂制成的80mm×100mm或相应规格的纸袋。
　　 6.3.2底片册
　　 由297mm×210mm的插袋式芯页组成，用于贮存单张底片。
　　 6.3.3底片盒
　　 95mm×95mm的纸盒，用于贮存大张底片。
　　 6.3.4卷筒纸芯
　　 用于保存大张底片、照片的装具。其推荐内径为76.4+20mm，壁厚2～3mm。
　　 6.4保管要求
　　 6.4.1照片档案入库前要进行检查，防止受污染的照片入库。
　　 a.黑白底片入库前要进行水洗处理；
　　 b.照片水洗后要上光；
　　 c.对受污染的照片、底片要进行必要的技术处理。
　　 6.4.2接触底片的人员应带洁净的手套操作，防止汗渍污染底片。
　　 6.4.3库房内昼夜温度变化不应大于±3℃，湿度变化不能大于±5%。
　　 6.4.4对本馆(室)收藏的照片档案要根据具体情况定期检查。
　　附加说明：
　　本标准由档案工作标准化领导小组提出。
　　本标准由《照片档案管理规范》课题组起草。
　　本标准委托国家档案局负责解释。
　　
　　中华人民共和国国家标准