绍兴市档案局新接收档案整理及数字化工程招标公告

发布时间:
2016-07-04 16:32:07
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绍兴市档案局新接收档案整理及数字化工程

招标公告

 

绍兴市档案局拟对市档案馆馆藏部分新接收档案进行整理及数字化,根据有关法律、法规、规章、制度,现公开发布招标公告。有关内容如下:

一、项目采购方案

1、采购项目:绍兴市档案馆馆藏部分新接收档案整理及数字化工程;工程地点:绍兴市袍江新区世纪东街278号。

2、采购项目名称、数量及要求:详见公告第二部分。

3、招标方式:公开招标。

4、投标报名资格要求: 符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定,具有独立享有民事权利并承担民事责任的企业。注册资金在人民币50万元(含)以上,具备本招标项目专业制作能力的企业。

5、报名及资料要求:本工程在绍兴市档案局(绍兴市袍江新区世纪东街278号)保管利用处报名,并向工作人员提交(原件备查):企业营业执照(副本)原件;报名人身份证和企业授权委托书;项目负责人执行相关项目证明材料等相关资格条件证明材料。请将以上原件的复印件加盖投标单位公章按顺序装订同时提交。

    6、报名时间:2016年7月4日-2016年7月8日工作时间。7月8日下午3点前截止。

7、投标文件要求:投标人应根据采购项目数量和要求,分别确定档案整理(卷)、条目录入(条)和数字化扫描(页)的单价,并计算总价。制作完成投标文件后密封,于开标会上交市档案局工作人员。

8、本工程开标会定于2016年7月8日(周五)下午3:00在绍兴市档案局七楼会议室召开,请各投标单位提前10分钟到场,会议开始后仍未到会的,做自动放弃处理。若有效标少于3家,本次招标无效,市档案局将重新组织招投标。

9、投标保证金:20000 元( 贰万元整),投标保证金在投标时缴纳。中标投标人的投标保证金即时转为履约质量保证金。未中标投标人的投标保证金, 将在招投标结束后一周内原额退还投标人。

10、评标方法:评分采用总价最低价中标的方式。若符合中标条件的单位在两家以上,将当场组织抽签确定中标单位。中标后应一周内签订合同。

11、投标联系人:严青云,联系电话: 88225076。

二、采购项目名称、数量及要求

1、采购项目内容:按照国家、省市有关档案整理、条目录入和数字化扫描的标准要求,完成部分新接收档案整理、条目录入和数字化扫描加工。最终工作量按照验收结束后的实际数量统计。

档案基本情况及主要工作要求如下:

1、浙江漓铁集团:约1795卷文书和会计档案,需前处理整理和扫描后复检及进馆整理、消毒上架;

2、国资公司移交档案:约4150卷会计档案,需整理、条目录入和部分数字化扫描,如工资册等,并完成进馆整理、消毒上架;

3、浙江化纤联合集团有限公司:约3500卷文书档案、22000卷会计档案,文书档案和会计档案均需整理,会计档案需条目录入和部分数字化扫描,如工资册等,并完成进馆整理、消毒上架。

4、其他新接收进馆档案:约1632卷,需档案扫描后复检及进馆整理、消毒上架。

2、数字化技术要求

(1)扫描、处理标准:

①扫描图像必须与原图页面一一对应,不得出现颠倒、缺页、重页或错页情况。

②分辨率:全文字档案扫描分辨率标准为200dpi黑白二值,含彩色内容的档案、图纸分辨率标准为300dpi 24位真彩色。

③压缩格式:纸质档案形成文件以TIFF LZW方式压缩。

④A4幅面档案扫描形成的PDF文件不得大于100K;其它幅面档案扫描形成文件在保证影像质量的前提下,尽量缩小文件占用空间。

⑤存储格式:纸质档案形成文件以TIF格式存储。

⑥文件命名:扫描形成影像文件命名必须与条目档号一一对应。

⑦图像内容:扫描的页面内容居中显示,不可出现明显偏左或偏右的现象,正文内容、页眉、页脚、反面印章、附件、手写注释等信息完整;图像内容与书本面完全对应,不得出现书页内容残缺或将旁边页面信息扫入本页的现象。

⑧所有扫描留下的黑线、指印、阴影或污点都必须清除干净(在放大50%的情况下)。

⑨图像整体倾斜不得超过1度;不得出现图像的一部分倾斜或扭曲而影响阅读的现象。如果档案页面存在部分倾斜的,以页面中标题纠正为准。

⑩清晰度:扫描图像字迹清晰、颜色恰当,不宜过浅和过深,并且不得出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况,即使原档案存在绣斑变质、颜色过浅或深浅不一致,也应保证扫描图像可读,扫描留下的墨迹宽度不得超过0.5厘米,并且不能覆盖或影响书本正文内容。

(2)档案案卷要求:

①严格执行档案的交接手续,使用双方项目确认的档案交接清单。

②按照扫描量明确交接周期和档案交接量。

③制订完善的管理体系保证在施工过程中档案不损毁、不丢失。

④如果发现破损严重的档案,须立即报知绍兴市档案局。

(3)各工作环节要求:

①数字化前处理:中标方要检查案卷质量、填写备考表、确定扫描范围、按照绍兴市档案局馆藏体系纳入全宗管理,编制档号,以保证数字档案与实体档案相对应。

②目录著录: 条目著录按照《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》、《绍兴市档案馆条目著录标准》以及相关的行业标准与规范进行。条目与对应影像文件挂接正确率要求达到100%。最终能以指定格式EXCEL输出。

③拆卷整理:扫描之前,应在保护档案不受损害的前提下,拆除装订物,并对折皱不平影响扫描质量的原件先进行相应处理(压平或熨平等),确保较薄纸张(如信纸、便笺纸)、破损纸张、底灰较深(如草浆纸、油印纸)、字迹较浅(如铅笔字迹)等纸张质地状况较差的档案扫描图像清晰;扫描完成后,保持每页档案原有的排列顺序不变,重新装订。做到案卷不掉页、右边和底边整齐。

④档案扫描: 为保护档案原件,一律使用平板扫描仪扫描。

⑤图像处理:应对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁边处理和排列顺序调整。图像偏度不得大于1度,图像拼接处信息要完整,不能缺少任何信息。

⑥档案的装订:档案扫描完成后,遵循尽可能保持档案原貌的原则,对扫描后的档案进行装订。档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行,不可更换装订的位置。档案装订必须采用专业装订线进行装订,不可使用金属装订物。

⑦质量自检:加工单位必须建立严格的质量检测体系,对加工的数据进行自检,自检达到验收质量标准的,才能递交绍兴市档案局验收。

3、工期要求:要求投标商中标并签订合同后,在15天内,将有关计算机、扫描设备、强弱电布置、工作场地、人力配置等总体配备完毕。

4、验收方式

(1)档案整理、条目录入及原文扫描质量应符合国家、省市有关标准要求,每月提交加工成果,由招标方组织验收组进行质量验收。

(2)档案整理验收采取档案实体逐卷逐页清点,按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查,如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任;顺序错误、装订不符要求、卷内文件颠倒等作为差错。合格率达到99%以上(含99%)予以验收通过。

(3)条目录入和原文扫描质量验收以抽检方式进行,抽检比率为30%,要求正确率达到99%以上(含99%)。如抽检正确率低于99%,提交验收的数据全部发回加工单位全面自检并进行修正(不告之错误位置及情况),直至达到验收要求。在退回自检期间,绍兴市档案局将不再向加工单位提供档案。

5、付款方式:按实际验收通过的工作量每月结算。每月按照应付款项的85%支付,财务决算完成后支付剩余部分,并退回履约质量保证金。

6、安全要求:本项目建设内容中包含部分涉密信息及敏感信息,要求中标方在项目建设过程中要加强安全监管,严格遵守相关的保密规章和制度,执行数字化加工工作制度。中标方应对工作人员加强管理,开展保密教育,签订保密协议。未经招标方授权许可,中标方不以任何方式泄露档案信息,如有违反相关规定而造成后果,由中标方承担相关责任。

7、其它说明:招标方仅提供场地,其它所需的计算机、扫描仪、耗件等完成本项目所需的一切设备及材料均由中标方提供。工程全部完工后,相关电脑的硬盘应全部拆除,归市档案局所有。中标方在市档案局(馆)场地工作时,应遵守卫生、消防、安全等相关的规章、制度。

 

 

三、投标文件及其附件格式

 

附件1:投标函(格式)

 

致:                                  

根据贵方招标文件的要求,正式授权下述签字人                     (姓名、单位、职务)代表投标人                     (单位、地址)提交以下文件正本一份、副本一份。

我方已完全明白招标文件的所有条款要求,兹宣布同意如下:

1、根据招标文件的规定,承诺按标书和合同的规定执行责任和义务。

2、我单位经研究本项目招标文件、招标文件补充、修改通知、投标答疑纪要等所有内容后,决定参加本项目投标。投标报价以开标一览表为准。 

3、我方已详细审核全部招标文件,包括修改文件(如果有的话)及有关附件,我方完全知道必须放弃提出含糊不清或误解而对招标文件提出质疑的权力。

4、同意向绍兴市档案局提供可能另外要求的与投标有关的任何数据或资料;

5、我单位保证所供货物质量符合国家强制性规范和标准,达到招标文件规定的要求;

6.标:市档案馆馆藏部分新接收档案整理及数字化工程 ,投标单价为:档案整理:       元/卷,条目录入:      元/条;数字化扫描:       元/页 ,项目总价:        元。总价按实际工作量结算。

7、我方承诺完全遵守和满足招标文件供货日期(完工日期)和所投产品(服务)的质保期(免费保修期)要求。

地址:               邮政编码:

电话:                              传真:

开户银行:                          帐号:

授权代表或法定代表人(签字或签章):

投标人(盖章):                    日期:    

 

 

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