绍兴市档案局关于开展2016年度档案年检和登记备份工作的通知

发布时间:
2017-06-12 16:42:40
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市级各部门、有关企事业单位:

现将市直机关、企事业单位开展2016年度档案年检和登记备份工作有关事项通知如下:

    一、档案年检和登记备份对象

市级各部门、有关企事业单位(包括参加市直档案工作协作组的各成员单位)。

二、工作标准

1.年检工作标准:《绍兴市市直单位档案网上年检办法》。

2.登记备份工作标准:按照市“两办”《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》(绍市委办发[2010]100号)要求,做好本单位室藏各类档案的登记工作,并按要求做好2016年度新增重要档案数据的备份工作,内容包括数字化成果、电子公文、电子业务系统数据。2016年度登记备份工作将根据各单位按期报送情况、登记表质量、备份数据质量等具体量化评分,详见《绍兴市档案局2016年度档案登记备份工作评分细则》(附件5)。

3.年检等级分为优秀、良好、合格、不合格四档。完成上年度档案数字化工作为年检优秀的必备条件;按要求完成上年度各种门类、载体档案收集、整理、归档工作和档案登记工作为年检合格的必备条件;不按规定时间参加年检和不报送年检材料的单位为不合格。年检工作结束后市档案局将对年检情况和结果进行通报。

三、工作安排

(一)年检工作安排

1. 业务培训。市档案局将于6月27日、28日(均为上午9:00—11:30)在绍兴市档案局二楼报告厅举办两期年检工作培训班,有需要的单位可派员任选一期参加,并于6月20日前向市档案局监督指导处报名,报名电话:88225065、88225075。

2.材料报送。8月15日前,各单位按要求向市档案局监督指导处报送年检材料:年检审批表(附件1)、年检评分表(附件2)、全宗卷相关材料(包括全宗介绍、组织沿革、档案分类方案、文件材料归档范围和保管期限表、2016年度单位大事记)、档案数量统计表(附件3)、2016年度各类档案电子目录(会计档案为2015年度)。

3.实地检查。8-9月,市档案局监督指导处对各单位报送的年检材料进行审核,并视情对部分单位实地检查。

4.情况通报。11月,市档案局发文通报年检情况和结果。

(二)登记备份工作安排

1.登记材料报送。8月15日前,各单位按要求向市档案局登记备份中心报送《档案管理情况登记表》(附件4),需加盖单位公章,以纸质文件报送。

2.确定备份单位。市档案局登记备份中心将于5个工作日内对收到的《档案管理情况登记表》进行审核,并作出相应的备份处置决定。

3.完成档案备份。10月31日前,相关单位按登记备份中心处置决定要求完成年度备份工作。

四、材料报送

(一)年检材料的报送方法

1.开通政务网的单位在http://172.23.0.42/das/“数字档案室管理系统”内填写年检材料,网上报送至市档案局。

2.不通政务网的单位通过电子邮箱进行网上年检。可在绍兴市档案信息网(http://www.sxda.gov.cn)公告栏下载年检材料的电子版并填写相关内容后,报送档案年检专用邮箱,年检专用邮箱以协作组为单位进行分配,如第一协作组单位年检材料发sxnj001@126.com,第二协作组单位年检材料发sxnj002@126.com,以此类推。

邮件主题请注明单位名称,如:“绍兴市××单位2016年度年检材料”,年检材料打包压缩成一个zip或rar文件。

3. 少数垂直管理部门、数据不宜网上传输的单位采用纸质或移动存储进行报送。

4.不能采用以上方法报送年检材料的单位,及时与市档案局监督指导处联系。

(二)登记备份材料的报送

纸质报送市档案局登记备份中心。

档案年检联系人:徐晓晴,联系电话:88225065;

档案登记备份联系人:王丽,联系电话:88177857;

档案工作QQ群:77678922。

 

附件:1.市级机关、企事业单位档案工作年检审批表

      2.市级机关、企事业单位档案工作年检评分表

      3.档案数量统计表、档案电子目录数量统计表

      4.档案管理情况登记表

      5. 绍兴市档案局2016年度档案登记备份工作评分细则

 

                            绍兴市档案局

                           2017年6月6日